Měli jste mě na Ahoj: Správná telefonní etiketa

Pravdou je, že i když to není raketová věda, řádná telefonní etiketa v pracovním prostředí zahrnuje o něco více než schopnost vyslovit pozdrav. Protože to může být váš počáteční kontakt s klientem, zákazníkem nebo dokonce se svým zaměstnavatelem, je to vaše příležitost udělat dobrý první dojem, nebo špatný. Zde je několik tipů, které byste měli při práci s telefonem dodržovat:

Nejdřív polkněte

Jinými slovy, ústa by měla být neobsazená při telefonování nebo telefonování. Chcete být schopni mluvit jasně a to je nemožné, pokud jste žvýkání nebo polykání.

Jméno a hodnost Prosím

Pokud obdržíte hovor v práci, měli byste identifikovat sebe a svou společnost a oddělení, pokud je to vhodné. Pokud vám byl volající převeden z hlavní linky společnosti, můžete uvést pouze své jméno a oddělení. Osoba, která původně odpověděla na výzvu, s největší pravděpodobností uvedla název společnosti. Když jste volající, identifikujte se stejným způsobem, než se zeptáte na osobu, kterou se snažíte dosáhnout.

Způsoby Záležitosti

Vždy být zdvořilý bez ohledu na to, kdo je na druhém konci řádku. Ať už mluvíte s recepční nebo prezidentem společnosti, nezapomeňte říct a děkujeme. Kromě toho, že si každý zaslouží respekt, může osoba, která odpoví na vaši výzvu, zajistit, že se s ní bude správně zacházet.

Soustředit se

Zatímco my všichni rádi multitask (nebo pokus) se zdržet inklinování k jiným věcem, zatímco jste na volání. Měli byste dát osobě, se kterou mluvíte, k vaší nedělené pozornosti. Váš e-mail, sociální média a hry mohou počkat.

Nyní se držte

Především byste se měli vyhnout všem ostatním konverzacím, když jste na telefonu. Realita se někdy dostává do cesty. Možná budete muset mluvit s někým, kdo přijde do vaší kanceláře nebo do boxu nebo vyzvedne další hovor. Omluvte se a poté omezte svou druhou konverzaci na několik sekund. Nenechávejte někoho, kdo čeká na přidržení, na neurčito. Pokud se nemůžete postarat o ostatní věci rychle, ale je třeba se s nimi ihned vypořádat, místo toho, aby se osoba, se kterou jste mluvili, drželi, zeptejte se, zda můžete zavolat v době, která je pro ni vhodná.

Nenechte své volajícího ztratit v systému

Tam jsou chvíle, kdy nebudete schopni pomoci osobě na druhém konci linky a bude muset převést ho na někoho, kdo může. Když to uděláte, ujistěte se, že ví, komu přenášíte hovor a proč. Dejte mu vědět, co dělat v případě, že hovor neprochází, nebo pokud osoba, kterou mu posíláte, tam není nebo nemůže pomoci.

Mějte zprávy krátké a sladké

Když necháte zprávu pro hlasovou schránku pro někoho, mluvte pomalu a jasně, zvláště když uvedete své jméno a telefonní číslo. Příliš mnoho lidí zanechává velmi dlouhé a roztrpčené zprávy pouze proto, aby rychle mumlovali svá jména a čísla na konci, což ponechá příjemce, aby hovor nemohl vrátit.

Jednou stačilo

Pokud zanecháte vzkaz a osoba, pro kterou jste to nechali, se vám okamžitě nevrátí, může to být proto, že v tuto chvíli nemůže. Není třeba znovu a znovu volat. Pokud se jedná o naléhavou záležitost, můžete zkusit volání znovu na druhý den nebo následovat e-mail s uvedením, že jste také zanechali hlasovou schránku.

Poslouchejte první

Před vrácením telefonního hovoru si poslechněte hlasovou zprávu, kterou jste přijali v plném rozsahu. Můžete se dozvědět, že není ani nutné zavolat zpět (wow, co šetří čas), nebo že se musíte o něco starat. Volající může například potřebovat informace, které můžete mít připravené, když se k ní vrátíte.