Základní manažerské dovednosti pro začátečníky

Úroveň 1 pyramidy manažerských dovedností ukazuje základní dovednosti, které musí zvládnout každý začínající manažer. Je základem pyramidy manažerských dovedností, která ukazuje dovednosti, které musí manažer zvládnout, aby byl úspěšný, a ukazuje, jak tyto manažerské dovednosti staví na sobě k úspěchu.

Základní manažerské dovednosti

Existují čtyři základní manažerské dovednosti, které musí každý zvládnout, aby měl nějaký úspěch v manažerské práci. Tyto čtyři základní dovednosti majíplánovat, organizovat, řídit a kontrolovat a jsou podrobně popsány níže.

Plán

Plánování je prvním a nejdůležitějším krokem v každém úkolu řízení. Je to také nejčastěji přehlížený nebo záměrně vynechaný krok. Zatímco množství plánování a požadované detaily se budou lišit od úkolu k úkolu, přeskočit tuto úlohu je pozvat jistou katastrofu kromě slepého štěstí. To je to, co nám dává 6 P plánování (nebo 7 P v závislosti na tom, jak se počítáte).

Ačkoli většina lidí spojuje termín plánování s obecným obchodním plánováním, existují také různé úrovně plánování:

• Strategické plánování
• Taktické plánování
• Operační plánování

A existují různé druhy plánování:

• Plánování katastrof
• Plánování nástupnictví
• Krizové plánování
• Kompenzační plánování

Organizovat

Manažer musí být schopen organizovat týmy, úkoly a projekty tak, aby práce týmu byla co nejefektivnější a nejúčinnější. Jako začínající manažer můžete organizovat malý pracovní tým nebo projektový tým. Tyto stejné dovednosti budou vyžadovány později ve vaší kariéře, když budete muset organizovat oddělení nebo novou divizi společnosti.

Je jasné, že mezi plánováním práce a jejím organizováním je mnoho překrývání. Tam, kde se plánování zaměřuje na to, co je třeba udělat, je organizace operativnější a zaměřuje se více na to, jak co nejlépe udělat práci.

Když organizujete práci, musíte:

• určení potřebných rolí
• přiřazení úkolů rolím
• určit nejlepší zdroj (osoby nebo zařízení) pro danou roli
• získat zdroje a přidělit je rolím
• přidělovat zdroje rolím a delegovat na ně pravomoci a odpovědnost.

Ať už jste byli pověřeni malým týmem nebo projektem pro správu, začínající manažeři musí být také schopni organizovat kanceláře a datové systémy.

Nemusíte být schopni fyzicky přemísťovat lidi, abyste se dostali k sobě, ale měli byste to zvážit. Na druhou stranu, možná budete muset přesunout několik lidí do malého prostoru a budete muset organizovat věci tak, aby tým mohl efektivně pracovat v tomto prostoru. Později ve vaší kariéře možná budete muset zřídit kancelář, která bude sloužit týmům z několika různých oddělení a jejich specifickým potřebám.

Budete také muset být schopni organizovat všechny systémy, které budou zpracovávat data, která váš tým potřebuje ke sběru nebo distribuci. V těchto dnech jsou to pravděpodobně počítačové systémy. Musíte se rozhodnout, zda potřebujete například nastavit sdílené webové stránky na intranetu společnosti nebo na sdílené složce na souborovém serveru. Jak budete systém organizovat, aby k němu měl přístup každý, kdo potřebuje informace (a aby nebyl k dispozici těm, kteří by to neviděli, stejně jako vaši konkurenti)? Pokud váš tým potřebuje nebo vyrábí něco jiného než informace, musíte se zorganizovat tak, aby váš tým získal to, co potřebuje, kdy to potřebuje, a může se dostat k ostatním, co váš tým vyrábí ve správný čas.

Nezapomeňte se organizovat sami. Půjdeme do toho na vyšší úrovni v úrovni 3 pyramidy manažerských dovedností, ale i jako začínající manažer musíte být schopni organizovat sebe, svůj čas a svůj prostor, abyste mohli být nejefektivnější.

Konečně, pamatujte, že je to zřídka dost na to, abyste věci organizovali jednou. S neustálými změnami ve zdrojích, cílech a externích faktorech budete obvykle muset reorganizovat, aby se pro ně přizpůsobily.

Přímo

Režie je krokem akce. Plánovali jste a organizovali práci. Nyní musíte svůj tým nasměrovat, abyste práci udělali. Začněte tím, že se ujistíte, že cíl je každému v týmu jasný. Všichni vědí, co je cílem? Všichni vědí, jaká je jejich role v tom, aby se tým dostal k cíli? Mají vše, co potřebují (zdroje, autorita, čas, atd.), Aby se mohli podílet?

Vytáhněte, Don't Push

Budete efektivnější při nasměrování týmu směrem k vašemu cíli, pokud budete tahat (vést) spíše než tlačit (sedět a dávat rozkazy). Chcete motivovat lidi ve svém týmu a pomáhat a inspirovat je k cílům týmu.

Řízení

Někteří spisovatelé se snaží "změkčit" tuto dovednost tím, že ji nazývají "koordinovat" nebo podobné termíny.Dávám přednost silnějšímu termínu, kontrole, protože je nezbytné, aby manažer mohl kontrolovat činnost týmu.

Ve výše uvedených krocích jste plánovali práci, organizovali zdroje, aby se to stalo co nejefektivnějším, a nařídili týmu, aby začal pracovat. V kontrolním kroku sledujete prováděnou práci. Porovnáte skutečný pokrok s plánem. Ověřte, že organizace pracuje, jak jste ji navrhli.

Pokud se vše daří dobře, nemusíte dělat nic jiného než monitor. To se však zřídka stane. Někdo onemocní, databáze trvá déle, než se předpokládá, klíčový konkurent klesá ceny, oheň ničí budovu vedle a budete muset evakuovat několik dní, nebo nějaký jiný faktor ovlivní váš plán. Kontrolní krok nyní určuje, že musíte podniknout kroky k minimalizaci dopadu a co nejrychleji přivést věci zpět k požadovanému cíli.

Často to znamená návrat do fáze plánování a úpravy plánů. Někdy to může vyžadovat změnu organizace. a budete muset znovu nasměrovat všechny k novým cílům a inspirovat je. Pak samozřejmě nový plán ovládáte a v případě potřeby upravíte. Tento cyklus pokračuje, dokud úkol neprovedete.

Nástroje pro správu manažerů

V kontrolním kroku nastavujete standardy pro výkon a kvalitu a pak sledujete, zda jsou splněny. K dispozici je tolik nástrojů, kolik je potřeba sledovat.

• Nástroje pro plánování - řada softwarových nástrojů umožňuje zadávat plán a pravidelně aktualizovat průběh. Program zvýrazní změny v rozvrhu, abyste mohli identifikovat nápravná opatření, která je třeba provést.
• Finanční kontroly - jako manažer budete mít obvykle rozpočet. Zprávy finančního oddělení vám oznámí, jak vaše výdaje (na lidi a další zdroje) odpovídají plánu.
• Lidé ovládají - musíte se ujistit, že všichni lidé ve vašem týmu pracují podle plánu. Pokud tomu tak není, musíte najít a opravit příčinu. Nechápou cíl? Nemají nějaký zdroj nebo dovednosti, které potřebují? Je pro ně úkol příliš velký a musí být upraven nebo přiřazen jinému zdroji? Vaše práce jako manažer znamená dát svým členům zpětnou vazbu, jak jejich výkon splňuje plán. Když tomu tak není, musíte podniknout nápravná opatření.