Použití organizačních diagramů jako nástroje pro správu

Organizační diagramy, nebo Org Charts pro krátký, být používán ukázat lidem zamýšlenou strukturu organizace. Tato „formální“ organizace má odrážet strukturu moci společnosti. Někdy Org Charts slouží pouze k zaměňování lidí, co je to struktura. To obvykle není úmyslné, ale spíše REFLECTS zmatku zúčastněných lidí.

Je však také možné použít Org Chart jako nástroj pro správu, aby bylo dosaženo cílů vaší organizace. Budeme zkoumat typické příklady "standardních" Org Chartů. Podíváme se na matoucí Org Charts. Nakonec budeme diskutovat o použití Org Chartu jako nástroje pro správu.

"Standardní" organizační diagramy

Standardní Org Charty se obvykle používají k tomu, aby ukázaly lidem zamýšlenou strukturu organizace. Tato „formální“ organizace má odrážet strukturu moci společnosti. Často odráží pouze strukturu odpovědnosti. Skutečná moc v organizaci často následuje linie komunikace namísto řádků v Org Chartu.

Grafy jsou obvykle pyramidálního tvaru. Ukazují osobě, která je na čele. Níže jsou seskupení podřízení, obvykle v postupně menších boxech. Obvykle jsou jednotlivci na stejné horizontální úrovni v Org Chartu vnímáni jako „vrstevníci“ uvnitř organizace.

Tento Org Chart of Imperial College Department of Computing (DOC) je typický pro pyramidový graf. Vedoucí oddělení má pět ředitelů, kteří mu přímo podávají zprávy, dále zástupce ředitele a vyhledávací komisi. Každý z ředitelů má své přímé zprávy uvedené v zelených oválech pod jejich výbory.

Matoucí organizační diagramy

Někdy Org Charts mohou zmást lidi, co je to struktura. Obvykle to není úmyslné, ale spíše odráží zmatek zúčastněných lidí. Pokud si nejste jisti funkčními vztahy skupiny, nebo pokud se často mění, je prakticky nemožné je přesně zobrazit.

Snad nejběžnějším místem, kde lze najít matoucí Org Charts, je americká federální vláda. Org Chart pro oddělení počítačové vědy a matematiky v Oak Ridge National Laboratory nevede rychle k pochopení struktury organizace. Zdá se, že navrhuje, aby jedenáct funkcí bylo přímo podřízeno řediteli.

Zatímco rozsah kontroly (počet přímých zpráv, které může manažer efektivně dohlížet) se značně liší, je těžké uvěřit, že se jedná o optimálně fungující organizaci. Někteří z vedoucích funkcí jsou pravděpodobně „rovnocennější“. Kdybychom měli zmapovat komunikační tok v rámci této organizace a množství času, který každý podřízený strávil s ředitelem, některé z přímých zpráv by pravděpodobně musely být reklasifikovány jako podřízené jiné funkce.

Organizační diagramy jako nástroj pro správu

Org Charts jsou obvykle reaktivní, spíše než proaktivní zařízení. Vytvořili jsme organizaci nebo jsme se nechali vyvíjet, a to se rozrostlo. Lidem v organizaci ani lidem, s nimiž komunikují, již není jasné, kdo je za co zodpovědný. Tak jsme se sestavit spoustu krabic a linek ukázat všem, kdo dělá co. Pak přidáme čárkované čáry a podobná umělá zařízení, abychom ukázali, že to, co jsme nejdříve nakreslili, není opravdu vždy.

Lepší možností je však vytvořit graf, který odráží místo, kde chcete, aby organizace šla, než aby odrážela, jak je nyní. Chcete-li rovnou, horizontální organizaci, nakreslete takto Org Chart. Ukažte, že šest nebo osm (nebo dokonce jedenáct, jak jsme viděli výše) manažerům oznámili VP. Zobrazte, že všech deset programátorů hlásí přímo projektovému manažerovi.

Pokud se vaše organizace spoléhá na kvalitní kruhy nebo výrobní týmy, aby splnila své poslání, měli byste to ukázat ve svém Org Chartu. Necítíte se nuceni držet se horizontálních seskupení a svislých čar. Pokud vaši zaměstnanci tím lépe pochopí své role, můžete použít kruhy, obrácené trojúhelníky nebo cokoli jiného, ​​co potřebujete.

Existuje mnoho softwarových produktů na trhu, které vám pomohou ukázat, jak chcete, aby vaše organizace fungovala. OrgPlus je příkladem druhů nástrojů, které lze použít k objasnění mnoha aspektů podnikání, včetně Org Charts.

Způsob, jakým by mělo být provedeno

Níže uvedený příklad představuje reprezentaci Org Chartu, která mě velmi zaujala. To bylo propuštěno do ohlašování nové éry pro společnost, která požadovala kreativní, nové akce od všech svých zaměstnanců.

Jasně ukazuje rovnou horizontální strukturu určenou k podpoře komunikace a inovací. Jasně ukazuje tým tvořený dvěma vrcholovými důstojníky, což svědčí o tom, co mají zaměstnanci dělat. Přesto si zachovává jednoznačné linie konečné odpovědnosti. Prezident je jednoznačně vedoucí společností, ale všichni ostatní vědí, že se musí podílet na úspěchu.

Cesta organizačního diagramu by měla být

Je ještě příliš brzy na to, abych zjistil, zda tento Org Chart bude mít požadovaný efekt. Je na místě jen pár týdnů. Firemní ředitelé jej však jasně použili jako účinný nástroj řízení, který jim pomůže řídit jejich organizaci směrem k novým cílům.