Plán řízení zúčastněných stran v řízení projektů

V řízení projektů je plán řízení zúčastněných stran formálním dokumentem, který popisuje, jak budou do projektu zapojeny zúčastněné strany. Zúčastněným subjektem je osoba nebo skupina, která má na projektu zvláštní zájem. Tím, že projektový tým přemýšlí, kdy a jak budou zainteresované strany zapojeny, může maximalizovat pozitivní dopad zúčastněných stran na projekt.

Co jsou zúčastněné strany?

Zúčastněné strany mohou být interní a externí vůči organizaci. Příklady interních zainteresovaných stran zahrnují vedoucí pracovníky a obchodní jednotky, jako jsou účetní a informační technologie.Obchodní jednotky mají obvykle zástupce v projektovém týmu. Externími zainteresovanými stranami mohou být zájmové skupiny, podniky a občanské organizace. Externí zainteresované strany jsou v projektovém týmu vzácné. Pro agentury s regulační autoritou jsou průmyslová odvětví, která regulují, obvykle nejdůležitější externí skupinou zúčastněných stran pro jakýkoli projekt.

Pokud projektový tým identifikuje zúčastněnou stranu, měl by být tento zainteresovaný subjekt zohledněn v plánu řízení zúčastněných stran.

Je nepraktické, aby se projektový tým skládal z členů zastupujících každou skupinu zúčastněných stran. V mnoha případech je to nemožné. Projektový tým však od zúčastněných stran potřebuje vstupy a vstupy, aby projekt uspěl. Například vládní organizace chce zcela přepracovat a modernizovat svůj nejpoužívanější proprietární softwarový program. Téměř každý v organizaci tento program nějakým způsobem využívá. Každý typ uživatele nemůže být přímo zastoupen v projektovém týmu, takže tým vymýšlí způsoby získávání informací od zúčastněných stran a rozhoduje o způsobech informování zúčastněných stran o stavu projektu.

Tyto metody shromažďování vstupních a komunikačních strategií jsou dokumentovány v plánu řízení zúčastněných stran.

Plán zainteresovaných stran vs. komunikační plán

Mezi plánem managementu zúčastněných stran v projektu a komunikačním plánem může být značné množství krvácení. Jejich funkce jsou velmi podobné. Plán řízení zúčastněných stran je širší v tom, že usnadňuje vstup do projektu i výstupy výstupů. Plán řízení zúčastněných stran je užší v tom, že se týká pouze těch, kteří mají vlastní zájmy, zatímco komunikační plán by mohl zahrnovat širší publikum.

Vývoj

Plán řízení zúčastněných stran je obvykle veden vedoucím projektu. Jak projekt pokračuje, projektový manažer přezkoumává plán řízení zúčastněných stran a pravidelně ho předkládá projektovému týmu, aby zvážil aktualizace. Projekt může vypadat velmi odlišně ve středu své časové osy než ve fázích plánování, takže je důležité zajistit, aby se v případě nutnosti změn řídících dokumentů projektu.

Příklad

Zde je příklad, jak se může plán řízení zúčastněných stran měnit v průběhu projektu. Státní agentura se vydává na projekt tvorby pravidel. Začíná sponzor projektu a projektový manažer se seznamem zúčastněných stran, které mají být zařazeny do plánu řízení zúčastněných stran. Jedním z prvních úkolů projektového týmu je doplnit plán. Po několika měsících identifikuje člen projektového týmu zúčastněnou osobu, na kterou by se na začátku projektu nikdo nezamyslel. Projektový manažer přidá do plánu nového účastníka a vyzve schůzku projektového týmu, aby projednala, jak zapojit nového účastníka.

Jakmile se tým rozhodne, co má dělat, projektový manažer informuje sponzora projektu.

Plán řízení zúčastněných stran je živým dokumentem. Vzhledem k tomu, že se projekt mění, může se plán řízení zúčastněných stran měnit, aby lépe sloužil potřebám projektu. Projektový tým může díky svižnému plánu řízení zúčastněných stran vhodným způsobem shromáždit informace a zpětnou vazbu od zúčastněných stran a informovat tyto zúčastněné strany.