Jaké informace jsou uloženy v lékařských záznamech zaměstnanců?

Zdravotnický soubor zaměstnanců je úložištěm všeho, co má co do činění se zdravotním stavem, zdravotními přínosy, zaměstnaneckým dovolením a výběrem výhod a pokrytím pro zaměstnance. Zaměstnavatel uchovává lékařskou dokumentaci zvlášť pro každého zaměstnance. Obsah těchto souborů se nikdy nepromíchá s žádným jiným zaměstnaneckým souborem, například s osobním souborem.

Vzhledem k tomu, že lékařský spis obsahuje citlivé a důvěrné informace, musí být umístěn na bezpečném, uzamčeném, nepřístupném místě. Souborová skříňka, ve které jsou umístěny zdravotnické soubory zaměstnanců, by měla také zamknout a personální personál by měl mít pouze klíče. Přístup k zdravotnickým souborům zaměstnanců je omezen pouze na personál.

Zákon o zdravotním pojištění přenositelnosti a odpovědnosti z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zaměstnavatelé chránili zdravotní záznamy zaměstnanců jako důvěrné; zdravotnické záznamy by měly být uchovávány odděleně a odděleně od ostatních obchodních záznamů. Nikdy neuchovávejte zdravotnické záznamy zaměstnanců ve všeobecném personálním souboru zaměstnance.

Kvůli důvěrnosti informací musí být záznamy izolovány od souborů, ke kterým mají přístup zaměstnanci, jako jsou například nadřízení nebo manažeři. (Ve skutečnosti je to doporučeno i pro osobní soubory obecně - přístup pouze personalistům.)

Obsah zdravotnického souboru zaměstnanců

Jedná se o typy položek, které by měly být bezpečně uloženy ve zdravotnickém souboru zaměstnance. Pokud máte pochybnosti, mýlíte se na straně ochrany lékařsky souvisejících informací vašich zaměstnanců.

• Aplikace a formuláře zdravotního pojištění
• Aplikace a formuláře životního pojištění
• Určené informace o příjemci
• Žádosti o jiné zaměstnanecké výhody, které by mohly vyžadovat lékařské informace, jako je pojištění vize
• Žádosti o placené nebo neplacené lékařské listy nepřítomnosti
• Zprávy o rodinném lékařském a pracovním právu (FMLA) a související aplikace a papírování
• Papírování FMLA podepsané lékařem
• Dokumentace o nemoci člena rodiny nebo dítěte, pro kterého žádáte o poskytnutí FMLA, aby poskytovala průběžnou péči

• Léčebně volná dokumentace pro zaměstnance, kteří nemají nárok na volno z FMLA
• Lékařské vyšetření, poznámky, korespondence a doporučení
• Lékařsky související výmluvy pro nepřítomnost nebo otravu od lékaře
• Zdravotní omezení práce s dokumentací od doporučujícího lékaře
• Zprávy o nehodách a úrazech, včetně dokumentů vyžadovaných OSHA
• Zprávy o odškodnění pracovníků při úrazech nebo nemocech
• Jakýkoli jiný formulář nebo dokument, který obsahuje soukromé lékařské informace o zaměstnanci

Pokud tyto soubory uchováváte důvěrné, vaši zaměstnanci vám budou důvěřovat a budete dodržovat ducha a význam zákona.

Prohlášení:Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a legalitu.Stránky jsou čteny celosvětovým publikem a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi. Prosíme o právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši lokalitu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.