Jak organizovat své papírování

Jediný čas, kdy se zdá, že přemýšlíte o důležitých dokumentech, je, když je potřebujete. A často je nemůžete najít, když je potřebujete, protože buď nemáte organizovaný a centralizovaný systém pro ukládání důležitých dokumentů a / nebo když jste je naposledy potřebovali, prostě jste je hodili zpět do moře papíry ve vaší domácí kanceláři namísto toho, aby je vrátily tam, kam patřily.

Začínáme

Se všemi vašimi důležitými dokumenty, které se šíří po celém domě, ztrácíte spoustu času a energie při hledání. Jste také v nebezpečí ztráty některých z nich. S několika jednoduchými kroky si však můžete uspořádat důležité papírové dokumenty za hodinu!

Budete potřebovat malou dvoupatrovou kartotéku nebo přenosnou závěsnou krabici se soubory, vícebarevné závěsné soubory (6 různých barev), manilské třetí řezané desky s horními kartami a ohnivzdorný trezor (volitelné). Nebo si můžete zakoupit velké vložky a poutače. Jakmile budete mít zboží, zde je šest kroků, které budete následovat, abyste uspořádali své papíry.

Shromážděte své dokumenty

Než budete moci organizovat všechny důležité dokumenty, musíte je najít. Někdy je snadnější říci, než udělat.

Zkontrolujte domácí kancelář v zásuvkách a papíry naskládané na stole nebo stole. Zkontrolujte, zda hromady papíru nepořádek vaše kuchyňské desky, stejně jako kuchyňské zásuvky a koše. Podívejte se na ložnici a noční stolek (mohli jste je tam nechat v ranním spěchu a zapomněli na ně). Poslední, ale v neposlední řadě, zkontrolujte kabelku nebo kufřík na důležité dokumenty, které jste omylem stále nosili.

Kategorizovat

Nejdůležitější dokumenty spadají do jedné z následujících šesti kategorií. Uspořádejte všechny shromážděné dokumenty následujícím způsobem:

1. Domácí a majetkové záznamy - hypotéky, majetkové listiny, projekty na zlepšení domova a příjmy, příručky k přístrojům a záruky, informace o dani z nemovitostí, pojistky pro domácnosti a příručky
2. Automatické záznamy - tituly, záznamy o údržbě, pojistné smlouvy a informace, informace o půjčce a platební záznamy
3. Zdravotní záznamy - pojistné smlouvy, manuály dávek zdravotního pojištění, vysvětlení zdravotních výhod, účty za lékařskou péči, seznamy léků na předpis, flexibilní informace o výdajích, lékařské potvrzení, lékařské směrnice, životní pojištění

1. Finanční záznamy - bankovní výpisy, daňová přiznání, záznamy o daňových odpočtech, investiční záznamy, záznamy o úvěrech, výpisy z kreditních karet
2. Elektronické záznamy - smlouvy a manuály pro mobilní telefony; příjmy z prodeje a záruky pro počítače, notebooky a iPady; Kabelové a internetové plány a účty; Potvrzení o prodeji bezdrátového směrovače a manuál
3. Osobní záznamy - rodné listy, oddací listy, rozvodové listy, vazební doklady, informace o sociálním zabezpečení, záznamy o očkování, pasy, záznamy o vojenské službě, křestní a potvrzovací záznamy, závěti, pohřební plán a informace o pohřebišti. Pokud máte domácí zvířata, můžete do této kategorie zahrnout také důležité dokumenty, například informace o veterinárních a vakcínových vakcínách.

Najděte své důležité dokumenty

Většina vašich důležitých dokumentů může být uložena v běžné kartotéce nebo přenosném závěsu. Tam jsou nějací. Nicméně, to by mělo být skutečně uloženo v protipožární bezpečné nebo offsite skladování možnost, jako je bezpečnostní schránka.

Důležité dokumenty jsou dokumenty, které by byly velmi obtížné nebo časově náročné nahradit. Mohou obsahovat citlivé osobní informace, které by mohly být ohroženy v případě přerušení nebo loupeže. V případě, že váš domov byl zničen požárem nebo povodněmi, které chcete, aby tyto důležité dokumenty zůstaly nedotčeny.

Pro většinu lidí by tyto dokumenty byly považovány za nezbytné: informace o sociálním zabezpečení, rodné listy, pojistky spolu s kontaktními informacemi vašeho agenta, závětí, majetkových listů, titulů automobilů, cestovního pasu a jakékoli smlouvy či dohody, která vyžaduje váš původní podpis.

Udělejte si hlavní seznam všech důležitých dokumentů, které umístíte do ohnivzdorného trezoru nebo do úložiště mimo pracoviště.

Duplikujte svou peněženku

Většina z nás nese kritické informace v našich peněženkách každý den. Víte, co je ve vaší peněžence? Co byste dělali, kdyby byla ztracena nebo odcizena peněženka?

Proveďte kopírování řidičského průkazu, dárcovské karty, průkazu zdravotního pojištění, členských karet, jako je tělocvična obchodu s potravinami věrnostní karty, skladové kluby, a co je nejdůležitější, všechny kreditní a debetní karty (kopírování vpředu a vzadu). Tyto kopie uchovávejte s ostatními důležitými papírovými dokumenty:

Krok pět: Vytvořte jednoduchý systém evidence

Čím jednodušší je archivační systém, tím je pravděpodobnější, že jej budete používat konzistentně. Vezměte každou kategorii důležitého dokumentu a přiřaďte jí barvu závěsného souboru:

• Domácí a majetkové záznamy
• Automatické záznamy
• Zdravotní záznamy
• Finanční záznamy
• Elektronické záznamy
• Osobní záznamy

Přidejte odpovídající počet zavěšených souborů do systému archivování pro počet dokumentů, které máte v každé kategorii.

Použijte složky manila a vytvořte složku pro každý jednotlivý dokument v každé kategorii. Složky umístěte do příslušné části barevného závěsu.

Pokud jste si zakoupili velké třívrstvé pořadače a vložky na štítky, označte štítky výše uvedenými názvy záznamů, všechny otvory pro papír a uspořádejte je. Pokud by papíry neměly být děrovány, dírkujte papír a dejte dokumenty do složky.

Teď, když papírování není vaše věc, může to být pro tebe volný okamžik. Mohli byste naskenovat všechny tyto dokumenty, uložit je na pevný disk a pak to všechno rozbít. Ale používejte své vlastní uvážení, protože některé papírování je lépe zachráněno. Použijte svůj nejlepší úsudek.

Probíhající údržba

Nyní, když jsou vaše důležité dokumenty organizovány, udržujte je pořádané. Každý měsíc, když budete platit své účty, podejte všechny nové dokumenty do příslušné části svého systému evidence. Současně hledejte všechny dokumenty, které jste ze systému odebrali v průběhu měsíce, který by mohl být mimo archivační systém. Znovu je uložte. Nejméně dvakrát ročně zkontrolujte dokumenty ve vašem systému evidence, abyste zjistili, zda je možné je vyčistit. Dobrý plán, který je třeba dodržet, je v prvním roce a na konci každého školního roku.

S malým úsilím můžete dlouhodobě těžit z organizování důležitých papírových dokumentů.

Editoval Elizabeth McGrory.