Jak organizovat úspěšnou mediální událost

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak může vaše společnost dostávat bezplatnou mediální expozici (často známou jako „zasloužená média“), je prostřednictvím mediálních událostí.Ať už jste se spojili s několika sponzory, abyste pomohli méně šťastným, nebo jste se zúčastnili na tiskové konferenci, abyste oznámili vydání produktu, existují určité kroky, které byste měli podniknout, abyste zorganizovali úspěšnou mediální akci.

Začněte s tiskovou zprávou

Odeslání vaší tiskové zprávy pomůže médiím rozhodnout, zda je váš příběh dost dobrý na pokrytí. To je důvod, proč pomáhá udržet vaši tiskovou zprávu jednoduchou a nikdy nepoužívat žádný humbuk. Stanice a noviny hledají novinky; nehledají prodejní spiel.

Máte okno pro zaslání tiskové zprávy. Nechcete ho posílat příliš brzy a pak se zapomenete nebo pohřbíte, a nechcete ho posílat příliš pozdě, když již mohly být přiřazeny jiné příběhy, a jednoduše se vám nehodí do vaší události. Obecně platí, že 2 až 3 dny před Vaší akcí je dostatek informací předem.

Také chcete mít jistotu, že v tiskové zprávě naleznete pokyny a speciální pokyny. Pokud je sídlo vaší společnosti na jednom místě, ale vaše akce je ve vašem závodě ve vzdálenosti 30 mil daleko, musíte to ve svém vydání vyjasnit.

Sledujte telefonní hovory

Poté, co jste odeslali svou tiskovou zprávu, můžete zavolat redaktory v novinách nebo producenty v televizních stanicích, abyste si ověřili, že je obdrží. To je vše, co musíte zeptat.

Často se jim otevře rozhovor, aby vám řekli, zda si myslí, že budou moci přijít nebo ne. Ale i když tomu tak není, nechcete se zeptat, jestli přicházejí. Budou tam, pokud mohou, ale nebudou slibovat.

Mějte na paměti, nejnovější zprávy nebo těžké zpravodajské dny jim mohou bránit v tom, aby přišli na poslední chvíli. Nechcete je otravovat, abyste zjistili, zda přicházejí, dokonce i v den, kdy tam stojíte a čekáte, až se objeví novináři.

Také chcete sledovat čas, kdy telefonujete. Volání 10 minut před 17:00. může se zdát jako konec dne pro vás, ale pro výrobce, který je 10 minut až do nočního zpravodajství. Nejlepší časy na volání jsou obvykle kolem 10 hodin a mezi 1 a 2:30 hodin.

Naplánujte si čas své události pečlivě

Všichni pracují na termínech. Noviny si stanovily časy, kdy daly další den do postele. To znamená, že přijdou na vaši akci v 17:00. Ve čtvrtek nemusí být pokrytí do soboty.

Televizní stanice mají obvykle ráno, poledne, 5, 6, 10 a / nebo 11 hodin. v průběhu týdne, v závislosti na vašem televizním trhu. Získání pokrytí v případě, že vaše mediální událost začíná v 16:00. může být velmi složité. Nebudou jen skákat do svého zpravodajského vozu a řídit se jako blázni, aby dostali vaši pásku do vzduchu. Je zde skript, který musí být napsán, a páska, která musí být upravena.

Naplánujte si čas na akci tak, aby nebyl vhodný pouze pro reportéry, ale také zvyšuje vaše šance na získání okamžité expozice.

Nesnažte se dělat všechno

Jako lákavé, jak to může být stát se režisérem, neříkejte reportérovi, fotografům nebo kameramanům, jaké snímky chcete, aby se dostali. Chcete s nimi navázat určitý vztah a začít vztah s novinami nebo televizní stanicí. Nebudete vyhrát žádné přátele tím, že jim řeknete, jak dělat svou práci.

Snadné připojení (a ven)

Pokud pořádáte akci na rostlině o rozloze 50 000 čtverečních stop a oblast, kterou povolujete, je v zadní části budovy, poskytněte jim co nejjednodušší přístup. Nenechte si je zaparkovat v přední části budovy a poté, co mu můžete pomoci, nasaďte své vybavení až na záda. Pokud existuje způsob, jak jet na záda, nechte média znát pokyny pro jízdu ve vaší tiskové zprávě a jasně označit cestu, když dorazí.

Chcete také zvážit, která oblast vašeho zařízení je přísně mimo hranice. Pokud se například nemůžete vyhnout dlouhé procházce, opravdu chcete, aby média procházela celou budovou s kamerami? To neznamená, že začnou střílet, co chtějí. Mnohé společnosti však mají přísné zásady týkající se toho, kde mohou kamery a zaměstnanci, kteří nejsou zaměstnanci, jít z proprietárních důvodů.

Uvažujme o vizuálech

Přemýšlejte o svých vizuálních pečlivě. Dejte médiím co nejvíce praktických zkušeností. Mluvit o produktu za půl hodiny a pak se odkazovat na obrázek v brožuře, je něco, co média ani nemusí ukázat. Nezapomeňte, že předávají vizuály svým potenciálním zákazníkům (jejich divákům nebo čtenářům), takže je důležité mít na paměti své publikum, abyste mohli získat pokrytí, které potřebujete.

Nezapomeňte na Press Kit

Uveďte informace o vaší akci a předejte ji médiím. Tato informace jim pomůže napsat příběh, ale také vám pomůže mít větší kontrolu nad novinkami, protože jim dodáváte důležité informace.

Zkontrolujte, zda je kontakt s médii k dispozici

Nezapomeňte zpřístupnit svůj mediální kontakt pro otázky. Pokud má reportér další dotazy, musí rychle získat kontakt s médii. Nezapomeňte uvést telefonní číslo svého kontaktního média a veškeré další kontaktní informace v rámci tiskové sady.

Používat zaměstnance se zkušenostmi

Nemusíte omezovat mluvčí své akce na svůj vlastní mediální kontakt. Pokud zaměstnanec může dát lepší soundbite, protože má více zkušeností s vývojem a prací s určitým produktem, všemi prostředky, aby byl k dispozici pro otázky.

Připravte si své prohlášení předem

Pokud plánujete mluvit na kameru nebo novinářovi, přemýšlejte o tom, co chcete říct dopředu. To může pomoci mít přítele, který není obeznámen s vaší firmou číst přes vaše tiskové sady a klást otázky, které mají. Z těchto otázek, stejně jako z vlastního brainstormingu, přichází seznam odpovědí. Nechcete, aby to znělo nacvičené, ale nechcete znít nepřipraveně nebo říkat "Umm …" hodně.

Chcete také zvážit různé typy médií. Noviny mají jiné potřeby než televize a naopak. Novinový novinář se vás může zeptat na otázky, které se liší od televizního reportéra. Každé médium má různé způsoby, jak prezentovat své novinky, takže budou potřebovat ten typ, který nejlépe vyhovuje jejich publiku.

Co když se reportér nezobrazí?

Stanice nebo noviny mohou velmi dobře poslat fotografa nebo kameramana místo reportéra. To neznamená, že váš příběh pro ně není důležitý. Nebyli by tam, kdyby neplánovali, že by váš příběh pokryli tak, aby se k němu choval kdokoliv, kdo se objeví velmi dobře.

Pokud se filmový pracovník snaží unést své zařízení, neponechejte mu v té době tiskovou soupravu. Nabídněte, že ho budete nosit, dokud nebude schopen dostat záběry, které potřebuje. Zacházení s ním jako s občanem druhé třídy se vrátí zpět na stanici a mohlo by to poškodit vaše šance na budoucí pokrytí.