Jak si vybrat lidské zdroje Informační technologie

Informační systém o lidských zdrojích (HRIS) je nezbytný pro společnosti, aby mohly spravovat své plány dávek a informace o zaměstnancích. Technologie řízení přínosů již není příjemná, ale nutnost pomoci HR spravovat jak moře informací, tak i peníze vynaložené na plány dávek, protože HR čelí omezeným zdrojům a neustále se měnícím údajům.

Jak ale HR a další manažeři vědí, že vybírají nejlepší informační technologie pro řízení lidských zdrojů, aby zvládli všechny detaily, a že řešení, které zvolí, bude testem času?

Níže jsou uvedeny klíčové otázky, které je třeba klást a odpovídat v procesu výběru informačních technologií o lidských zdrojích.

Jaký je stupeň flexibility a škálovatelnosti, který poskytuje HR informační technologie?

Personalisté by měli určit, zda software může importovat data z více tabulkových procesorů Excelu, databází a papírových dokumentů a na úrovni, s jakou může komunikovat se všemi druhy jiných systémů a potřebných dat.

Software by měl být schopen přijímat a filtrovat informace z více zdrojů. V ideálním případě by tento proces měl být také automatizován. Mnoho řešení online zápisu vyžaduje, aby data byla ručně manipulována dříve, než může přejít na operátora a aktualizovat jejich systémy. Automatizace formátu aktualizace, plánu přenosu a způsobu doručení může pomoci eliminovat problémy s účtováním a způsobilostí.

Bude tento software schopen vyhovět pravidlům HR a firemních dopravců?

Opravdu schopný zapisovací engine vyhodnotí každou aktivitu zápisu a použije všechny potřebné kombinace pravidel, zpráv, výzev a možností speciálně navržených tak, aby splňovaly požadované požadavky na způsobilost. Software by měl vyhovovat všem pravidlům způsobilosti, které má společnost a dopravci.

Bude personální informační technologie schopna růst s organizací?

HR by měl posoudit schopnost technologie růst, protože společnost najímá nové zaměstnance, kanceláře, změny dávek a pravidla. HR by se měl ptát na prahové hodnoty pro každý z těchto prvků.

Je technologický software schopen integrovat se s jinými systémy?

Mzdové a jiné funkce často sdílejí mnoho stejných informací jako správa benefitů. HR mohou získat vyšší efektivitu, pokud jsou údaje a další informace o zaměstnancích zadávané do jednoho systému sdíleny s jiným systémem. Sledování náboru zaměstnanců je další potřebnou funkcí.

Kdo je zodpovědný za implementaci nebo budování řešení?

Jaká úroveň školení je zapojena? Některá řešení vyžadují, aby byl klient velmi zapojen do počáteční implementace, která může být ohromující pro již obsazené personalisty.

HR by měl mít jasnou představu o úrovni školení a technických znalostí, které budou požadovány, ao očekávaném čase. Dotazovaní poskytovatelé řešení na toto téma mohou poskytnout vhled do subtilních oblastí, které by se zpočátku mohly jevit jako jednoduché, přesto zahrnují značné technologické znalosti. HR pak může určit konkrétní úkoly, které mohou být tak těžkopádné, že realisticky znemožňují dokončení, potenciálně snižují hodnotu informačních technologií o lidských zdrojích a návratnost investic.

Existuje poplatek, pokud je školení zapojeno?

Měly by být také vyhodnoceny náklady na školení - včetně času a nákladů na cestování mimo lokalitu. HR si musí uvědomit všechny tvrdé a měkké náklady spojené s přijetím HR informačních technologií.

Kdo bude vlastnit data?

Odpověď na tuto otázku by měla být organizace lidských zdrojů. Společnosti by měly být schopny přenášet svá data do jakéhokoli poskytovatele aplikačních služeb (ASP). Pokud jsou data uložena na vlastním serveru dopravce, může být občas účtována dodatečná poplatky, pokud by přenašeče.

Jaké druhy údržby a údržby jsou nutné? Pokud je software instalován na pracovních stanicích nebo serverech společnosti, je často vyžadována pravidelná aktualizace této technologie, která může být obtížná pro plánování a správu. Aktualizace informačních technologií HR jsou často prováděny automaticky pomocí softwaru, který je k dispozici online prostřednictvím modelu poskytovatele aplikačních služeb (ASP) nebo softwaru jako služby (SaaS).

Jaká bezpečnostní opatření jsou budována do personálních informačních technologií?

Pokud je software dostupný online, prostřednictvím modelu ASP nebo SaaS, poskytovatel by měl nabízet denní zálohy, záložní servery a přidané ochranné vrstvy. Měly by být zavedeny další systémy a postupy pro ochranu informací před ztrátou nebo přístupem neoprávněných osob. HR by po konzultaci s ostatními manažery měl mít výhradní pravomoc rozhodovat o tom, komu bude umožněn přístup k informačním technologiím HR a do jaké míry.

Budou zaměstnanci schopni zapsat se do plánů dávek a provádět změny v reálném čase na své osobní údaje a plánovat volby?

Přístup zaměstnanců by měl být dán vzhledem k širokému obecnému přístupu k počítačům.

Většina zaměstnanců má přístup k internetu doma. Samoobsluha zaměstnanců poskytuje obrovský potenciál pro úsporu času a peněz. Dobrý samoobslužný systém povede zaměstnance hladce zadáváním informací o sobě a jejich závislých osobách.

Systém by měl jasně představit dostupné plány a umožnit zaměstnancům provádět výběr podle jejich potřeb a zjednodušit tyto kroky v průběhu celého procesu s průvodci. Zaměstnanci by také měli mít možnost přidávat závislé osoby a měnit informace podle potřeby, 24 hodin denně, sedm dní v týdnu, po celý rok.

Toto jsou další otázky, na které byste měli odpovědět, když hodnotíte potřeby informačních technologií vaší organizace.

Bude technologie poskytovat lidské zdroje s úřadem rozhodnout, kdo bude umožněn přístup a jaký titul?

Společně s tím, jak poskytovat zaměstnancům přístup, by technologie měla dát HR poslední slovo. HR by měl mít pravomoc schvalovat všechny údaje před tím, než je předán dopravcům, a měl by také určit, do jaké míry mají zaměstnanci a ostatní přístup.

Jaké typy zpravodajských schopností jsou k dispozici z informačních technologií?

Technologie podávání zpráv by měla nabízet více pohledů a formátů (tabulkový procesor, PDF, HTML), hodnocení velkých obrázků a schopnost podrobit se rozhodování. HR by měl být schopen kdykoliv posoudit zápisy do konkrétních plánů, mimořádné akce a změny v demografických informacích zaměstnanců ve vztahu k dávkám a dalším údajům o zaměstnancích.

Nabízí software specifické funkce, které pomáhají HR ušetřit čas?

V závislosti na vlastních potřebách oddělení by se HR mohlo chtít zeptat na schopnost technologie zpracovávat informace v dávkách, spravovat oznámení a fakturaci pro politiky COBRA, poskytovat nástroje pro fakturaci a vyúčtování účtů a specifické zprávy.

Nabízí software specifické funkce, které pomáhají HR lépe komunikovat se zaměstnanci?

Některé programy dávají HR flexibilitu při komunikaci se zaměstnanci na několika úrovních - prostřednictvím hromadných e-mailů, elektronických vývěsek a podle konkrétních kritérií filtru (jako je umístění, oddělení, pojistné plány, stav zápisu, stav odchodu do důchodu a další) prostřednictvím HR informační systém. Mít řadu prostředků pro komunikaci může dále automatizovat procesy a pomoci HR lépe cílit zprávy.

Nabízí software specifické funkce, které pomáhají HR lépe komunikovat se zaměstnanci?

Kromě toho, že HR umožňuje schvalovat transakce, mnoho systémů informačních technologií pro HR také poskytuje HR, aby sloužil jako strážce při auditu faktur dopravce, aby se ujistil, že souhlasí s údaji v systému. To může:

• zajistit přesnost faktur dopravce
• šetří čas a peníze
• pomáhat při včasném poskytování zápisů zaměstnanců a
• posílit potvrzení způsobilosti, když zaměstnanci jdou na péči.

Jak budou informace s dopravci vyměňovány?

A kdo bude zodpovědný za tuto interakci? Integrace systému informačních technologií HR by měla být posuzována nejen počtem dopravců, se kterými má software vztahy, ale také typem připojení, které umožňuje. Zajištění úspěšné interakce s dopravci prostřednictvím softwaru pro správu výhod vyžaduje mnoho kroků, včetně:

• shromažďování počátečního sčítání údajů o provádění;
• zřízení počáteční integrace pro probíhající výměnu informací;
• koordinace denní nebo týdenní interakce, aby bylo zajištěno, že data jsou přijímána a přesně aplikována;
• přezkoumání probíhajících aktualizací;
• zajištění splnění požadavků dopravců na zápis v souladu s regulačními orgány; a
• podpora proaktivního vztahu s každým dopravcem s cílem zlepšit vztah výměny údajů.

Vědět, kdo je zodpovědný za každý úkol, je nezbytné pro pochopení nabídky produktu. Každý poskytovatel softwaru nabídne jinou úroveň integrace při poskytování některých, pro všechny, výše uvedených úkolů. HR by se měl zaměřit na spolupráci s dodavateli, kteří prokazují silné, nepřetržité, bezproblémové vztahy s vybranými dopravci společnosti.

Mnoho poskytovatelů umožňuje přenos obecného souboru ANSI 834, který může nebo nemusí být nositelem akceptován, což je faktor, který je často ovlivněn velikostí skupiny.

Manažeři by měli hledat poskytovatele, kteří nabízejí čisté, ověřené převody (zajištění způsobilosti transakce), přizpůsobené potřebám každého dopravce, aby se vyhnuli problémům. Měly by se také zaměřit na poskytovatele, kteří mají specializované oddělení EDI (Electronic Data Interchange) pro interakci s vlastním specifickým jazykem přenosu.

Jaká úroveň služeb zákazníkům je poskytována?

Existuje poplatek za službu? HR by měl určit úroveň přístupu k poskytované pomoci a to, co představuje zákaznický servis - online pomoc prostřednictvím databáze, online chatu, e-mailové podpory, konverzací s živou osobou nebo jejich kombinací. Vzhledem k citlivosti přínosů a dalších informací o lidských zdrojích by manažeři měli očekávat odpověď na dotazy do 24 hodin od přímého kontaktu, který jim může pomoci.

Jaké jsou náklady na informační systém HR a převyšují přínosy?

HR by měl posoudit celkové náklady na informační systém HR, včetně všech ročních, měsíčních a jednorázových poplatků, spolu s poskytnutými výhodami. O něco dražší systém může více než platit za rozdíl s funkcemi, které zaměstnancům umožňují udržovat si vlastní záznamy a nabízejí větší pohodlí, úsporu času a přesnost. Tyto faktory je třeba zvážit a zvážit při výběru informačního systému HR.

Zvyšuje se potřeba informačních systémů HR. S personálními pracovníky, kteří hledají širokou škálu možností v systémech informačních technologií, je stále důležitější analyzovat a zvážit všechny dostupné možnosti.

Na výběr systému informačních technologií pro HR je třeba pohlížet jako na investici, která poroste s oddělením a potřebami společnosti. Tyto otázky vás zavedou do příslušného systému informačních technologií pro vaši společnost.