Clerical Skills List a příklady

Administrativní práce zajišťuje, že kancelář běží hladce. Zahrnuje každodenní administrativní úkoly v kanceláři, jako jsou telefonování, plánování schůzek, odesílání faxů a archivování dokumentů.

Administrativní a administrativní dovednosti jsou užitečné pro téměř každého, kdo pracuje v kanceláři. Většina zaměstnanců musí dělat alespoň nějakou administrativní práci, takže tyto dovednosti se mohou hodit bez ohledu na to, jaký je váš oficiální pracovní titul. Kancelářské úředníky a sekretářky musí mít zvláště silné administrativní schopnosti. Zaměstnanci v těchto funkcích vykonávají většinu každodenních úkolů úřadu.

Typy administrativních prací

Zatímco někteří lidé používají tyto pracovní názvy zaměnitelně, úředníci a sekretáři se liší od administrativních asistentů. Administrativní asistenti často potřebují vysokoškolský titul a dostávají více odpovědnosti, včetně projektů vedoucích k vedení projektu a někdy i řídících týmů.

Na rozdíl od toho úředníci a sekretáři obvykle nepotřebují rozsáhlé vzdělání nad rámec středoškolského vzdělání (i když existují programy vysokoškolského vzdělávání, které se zaměřují na administrativní a sekretářské práce). Řídí každodenní provoz kanceláře, ale obecně nemají manažerské povinnosti.

Úředníci a tajemníci pracují v různých odvětvích, včetně financí, obchodu, lékařství, vlády, práva a další.Některé z těchto pozic vyžadují specifické dovednosti. Existují však základní dovednosti, které jsou nezbytné pro téměř každou pozici úředního a administrativního asistenta.

Níže je uveden seznam administrativních dovedností, které zaměstnavatelé hledají v uchazečích o zaměstnání. Zahrnutý je podrobný seznam pěti nejdůležitějších administrativních dovedností, stejně jako doplňkové seznamy souvisejících administrativních dovedností.

Jak používat seznamy dovedností

Tyto seznamy dovedností můžete použít během celého procesu hledání zaměstnání. Je důležité použít několik těchto dovednostních slov ve svém životopisu. Zaměstnavatelé stále častěji používají systémy pro sledování žadatelů, aby mohli hodnotit a vyhodnocovat životopisy, které dostávají. Tyto systémy jsou naprogramovány tak, aby vyhledávaly specifická klíčová slova, a tak obnovuje jejich začlenění, s větší pravděpodobností budou vybrány pro další přezkoumání najímáním manažerů během druhého kola posuzování.

Zadruhé můžete tato klíčová slova použít ve svém průvodním dopise. V těle svého dopisu se pokuste zmínit jednu nebo dvě z těchto dovedností a uveďte konkrétní příklad doby, kdy jste je v práci prokázali.

Nakonec můžete tyto dovednosti použít v rozhovoru. Ujistěte se, že máte alespoň jeden příklad na dobu, kdy jste prokázali každou z pěti nejlepších dovedností uvedených zde.

Každá práce bude samozřejmě vyžadovat různé dovednosti a zkušenosti, takže se ujistěte, že jste si pozorně přečetli popis práce a zaměřili se na dovednosti uvedené zaměstnavatelem.

Také si přečtěte naše další seznamy dovedností uvedených podle zaměstnání a podle typu dovednosti.

Top Clerical Skills

Důraz na detail

Klerikální práce zahrnuje věnování pozornosti každodenním detailům kanceláře, věci, které mohou ostatní lidé přehlédnout, jako je zodpovězení a sledování e-mailů, sledování událostí a další. Úředník nebo sekretářka musí být schopna se zaměřit na tyto detaily a nenechat nic sklouznout prasklinami.

• Analytické
• Cestování
• Prioritizace
• Řešení problému
• Uvažování
• Vedení záznamů
• Plánování schůzek
• Psaní na stroji

Sdělení

Administrativní pracovníci musí mít silné písemné a ústní komunikační dovednosti. Obvykle budou odpovídat na telefony, psát poznámky, posílat e-maily a pozdravit klienty a zákazníky.

Proto musí být schopni mluvit a psát jasně a efektivně. Potřebují sdělit informace způsobem, který je snadno pochopitelný.

• Přijímání telefonů
• Sdělení
• Korespondence
• Služby zákazníkům
• E-mailem
• Faxování
• Recepce
• Jazykové znalosti
• Naslouchání
• Ústní komunikace
• Korektura
• Psaní

Počítačové dovednosti

V tomto dni a věku jsou počítačové dovednosti kritické pro jakoukoli administrativní práci. Úředníci a tajemníci musí být rychlí a přesní pisáři. Oni jsou také typicky nutné udělat nějaké zadávání dat, tak oni by měli být obeznámeni s Excelem a jiným softwarem pro zadávání dat. Měly by být také obeznámeni s jinými aplikacemi sady Microsoft Office, například Word a PowerPoint. Jakékoliv další počítačové dovednosti, jako je schopnost navrhovat nebo upravovat webové stránky, by byly považovány za velké plus.

• Vstup dat
• Správa dat
• Plynulost databáze
• Publikování na ploše
• Microsoft Office
• Kancelářské stroje
• Zpracování textu

Číslování

Hodně duchovní práce zahrnuje počítání. Někteří úředníci mají na starosti vedení účetnictví a / nebo účetnictví pro společnost. Vyžaduje dovednosti počítání. Schopnost rychle spočítat částky je pozitivní kvalita v úředníkovi nebo sekretářce.

• Účetnictví
• Přesnost
• Fakturace
• Vedení účetnictví
• Rozpočtování
• Náklady
• Tabulky
• Technologie

Organizace

Musí být organizováni úředníci a tajemníci. Mají na starosti zajištění hladkého fungování kanceláře. Zahrnuje sledování rozvrhu zaměstnavatele, zodpovězení e-mailů a telefonních hovorů a údržbu souborů. To vše vyžaduje spoustu organizačních schopností.

• Rozhodování
• Doručování pošty
• Účinný
• Podání
• Řízení
• Multitasking
• Přehlédnutí
• Kopírování a třídění
• Plánování
• Třídění
• Organizace času

Jemné dovednosti

Kromě těchto pěti nejlepších administrativních dovedností mají nejlepší pracovníci v kanceláři také měkké dovednosti, které jsou často vrozenými rysy osobnosti, spíše než naučenými kompetencemi. Mezi ně patří silné interpersonální dovednosti, týmová práce, flexibilita, spolehlivost, kreativita, přizpůsobivost a kreativita. Jsou to základní charakteristiky pro manažery kanceláří, recepční, osobní asistentky, asistentky a výkonné asistentky.