Office Assistant Skills List S příklady

Kancelářské asistentské pozice lze nalézt ve všech odvětvích, a sdílet poměrně velký soubor dovedností. Kancelářští asistenti jsou někdy známí jako sekretáři nebo administrativní asistenti, ale to, co dělají, je pomoc při fungování kanceláře. Zda kancelář patří k právnické firmě, lékařské praxi, vzdělávací instituci nebo korporaci, jsou potřeby podobné; někdo musí podávat záznamy, udržovat plány a starat se o rutinní komunikaci jménem lidí, kteří kancelář používají.

Že by to mohl být někdo.

Kancelářské asistentky pracovní povinnosti

Zatímco pozice asistentů jsou obecně navzájem podobné, práce je stále variabilní - to se mění ze dne na den, spíše než z kanceláře do kanceláře. Dnes můžete působit jako recepční, zítra může vyžadovat opravu tiskárny a den poté budete muset přinést celou kartotéku do 21. století. Budete potřebovat velmi širokou dovednost, abyste uspěli.

Kancelářští asistenti patří k největším hrdinům podnikatelského světa, protože když děláte svou práci správně, nikdo si nevšimne - kancelář se zdá, že běží sama. Někteří lidé si však užijí rychlou a přitom flexibilní práci, pocit, že je jádrem všeho. A dobrá sekretářka může stále najít práci téměř kdekoli, v jakékoli organizaci.

Jak používat seznamy dovedností

Tyto seznamy dovedností můžete použít během celého procesu hledání zaměstnání. Za prvé, jména těchto dovedností fungují jako klíčová slova, takže při psaní životopisu používejte tolik, kolik můžete. Nespoléhejte se na najímání supervizorů, abyste zjistili, že máte, co chtějí, řekněte jim to přímo.

Za druhé, můžete použít stejná klíčová slova v průvodním dopise. Zaměřte se konkrétně na ty, o které se váš budoucí zaměstnavatel stará nejvíce. Budete muset udělat svůj výzkum, protože zatímco kanceláře jsou často podobné, najímání supervizorů se liší podle jejich priorit. Popis práce bude pravděpodobně obsahovat seznam požadovaných dovedností. Věnujte mu pozornost.

Nakonec můžete tuto diskusi využít k naplánování rozhovoru. Ujistěte se, že máte připravený alespoň jeden příklad na dobu, kdy jste prokázali dovednosti z každé kategorie uvedené zde.

To může také pomoci přezkoumat naše seznamy dovedností uvedených podle zaměstnání a typů dovedností.

Top Office Assistant Skills

Slovní komunikační dovednosti: Komunikace je pro kancelářského asistenta kritickou měkkou dovedností. Budete muset komunikovat se svým nadřízeným, spolupracovníky úřadu, odborníky, kterým pomáháte, a případně klienty nebo lidmi v jiných kancelářích stejné organizace. Všichni pracujete jako tým a vy jste jeho hlavní komunikační uzel. Budete muset být veselý, ochotný, dobře informovaný, artikulovaný a dobrý posluchač každý den.

• Odpovězte na telefony
• Vztahy s klienty
• Sdělení
• Přesměrování telefonních hovorů
• Převzetí zprávy
• Telefonní hovory směrování
• Rozvaděč
• Telefon
• Verbální komunikace

Písemné komunikační dovednosti: Většina kancelářských asistentů hodně napíše. Mohou psát poznámky, vyplňovat formuláře nebo návrhy dopisů nebo e-mailů. Někteří vytvářejí obsah pro webové stránky společnosti nebo upravují text pro ostatní. Musí být jasné, profesionální písemné sdělení.

• Korespondence
• E-mailem
• Pošta
• Pošty
• Psaní na stroji
• Zpracování textu
• Psaná komunikace

Přívětivost: Kancelářský asistent může být první osobou, kterou klient uvidí při vstupu do kanceláře. Pokud se v tuto chvíli ocitne primární osoba v kanceláři, může být asistentka jedinou osobou, s níž se návštěvník setkává. Musíte být připraveni pozdravit každého návštěvníka s úsměvem a laskavým slovem a pomoci jim s tím, co potřebujete. Dobré interpersonální dovednosti jsou tedy nutností.

• Služby zákazníkům
• Návštěvníci
• Flexibilní
• Přátelský
• Pozdravte hosty
• Mezilidské
• Kladný postoj
• Spolehlivost
• Vítejte návštěvníky

Technologické dovednosti: Ve starých časech dělali tajemníci hodně psaní. Časy se změnily, a tak technologie, ale asistenti mohou stále očekávat, že stráví spoustu času před klávesnicí. Místo psacího stroje budete muset znát cestu kolem různých softwarových aplikací. Ani vědět, jak udělat nějakou lehkou technickou podporu a jak opravit odolnou tiskárnu, nebolí.

• Počítač
• Vynikat
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Technologie

Organizace: Kancelářští asistenti musí být velmi organizovaní, aby mohli účinně žonglovat s mnoha svými úkoly.Budete muset pomoci udržet i ostatní organizované osoby, od udržování kalendářů až po pořádek kanceláře.

• Administrativní podpora
• Jmenování
• Fakturace
• Kalendáře
• Clerical
• Vstup dat
• Doručování pošty
• Elektronické podání
• Výkazy výdajů
• Podání
• Operace na recepci
• Manipulace s penězi
• Kancelářské povinnosti
• Kancelářská technika
• Inventář zásobování kanceláří
• Kancelářské potřeby
• Podpora sady Office
• Organizace
• Papírování
• Lodní doprava

Zkušenosti s řešením problému: Řešení problémů, nebo dovednosti kritického myšlení, jsou důležité pro každého asistenta, protože často se jedná o osobu, se kterou se ostatní setkávají s otázkami nebo problémy.

• Činnosti koordinace kanceláří
• Setkání
• Zkušenosti s řešením problému
• Reagovat na dotazy
• Plánování
• Screening a směrování volání
• Tabulky
• Týmová práce
• Organizace času
• Cestovní přípravy