Seznam dovedností a příkladů řízení času

Jaké jsou dovednosti řízení času a proč jsou důležité pro zaměstnavatele? Řízení času znamená pracovat efektivně a zaměstnavatelé ve všech odvětvích hledají zaměstnance, kteří mohou optimálně využít čas, který mají k dispozici. Úspora času šetří organizaci peníze a zvyšuje příjmy.

Zaměstnanci, kteří dobře řídí svůj čas, jsou produktivnější, efektivnější a s větší pravděpodobností dodržují termíny. Zaměřují se na nejdůležitější a časově citlivé úkoly a omezují množství zbytečného času na jiné než podstatné povinnosti.

Efektivní řízení času vyžaduje, aby zaměstnanci analyzovali svou pracovní zátěž, přidělili priority a udrželi zaměření na produktivní úsilí. Zaměstnanci, kteří jsou vynikajícími časovými manažery, mohou eliminovat rozptýlení a získat podporu od kolegů, aby pomohli splnit své cíle.

Během pracovního pohovoru

Požadavky na řízení času, stejně jako jiné měkké dovednosti, jsou v poptávce. Tazatelé budou klást otázky, aby posoudili vaši schopnost řídit svůj čas a čas vašeho týmu, pokud se nacházíte v roli dohledu.

Před těmito pohovory si prostudujte tyto otázky rozhovoru o řízení času, takže jste připraveni reagovat konkrétními příklady toho, jak efektivně zvládnete svou pracovní zátěž.

Nejlepší dovednosti

Upřednostňování

Obvykle je nemožné dělat každý, který potřebujete a chcete dělat vše najednou, ale pokud si dáváte přednost dobře, měli byste být schopni dokončit nejdůležitější úkoly v pořadí, které dává smysl. Při přiřazování priority zvažte takové faktory, jako když je třeba provést každý úkol, jak dlouho to může trvat, jak důležité to může být pro ostatní v organizaci, co by se mohlo stát, kdyby se úkol neuskutečnil a zda by mohl být úkol přerušen. potřebou čekat na někoho jiného.

Plánování

Plánování je důležité, a to nejen proto, že některé úkoly musí být provedeny v určitých časech. Plánování ovlivňuje váš den, týden, měsíc i ostatní lidi, jejich projekty a jejich krátkodobé a dlouhodobé plány projektů a úkolů. Většina lidí má také specifické časy dne, kdy jsou více a méně aktivní a stávají se produktivnějšími, když se podle toho naplánují. Plány mohou být také dobrým způsobem, jak se vyhnout otálení.

Vedení seznamu úkolů

Seznamy úkolů (správně upřednostňované a integrované s vaším plánem) jsou skvělý způsob, jak se vyhnout zapomnění na něco důležitého. Oni jsou také skvělý způsob, jak se vyhnout strávit celý den přemýšlet o všem, co musíte udělat. Zapamatování si úkolů bere energii a přemýšlení o všem, co musíte udělat celý týden, může být vyčerpávající a ohromující. Rozdělte všechny potřebné úkoly na seznam pro každý den a už se nebudete muset starat o nic z toho. Stačí se podívat na dnešní seznam.

Odpočívá

Odpočinek, i když se to může zdát protichůdné, je důležitou dovedností pro řízení času. Ačkoliv práce na dlouhé hodiny nebo přestávky přeskakování mohou někdy krátkodobě zlepšit produktivitu, vaše vyčerpání později zajistí, že průměrná produktivita skutečně klesne. Kromě vzácných nouzových situací je důležité odolat pokušení přehnaně pracovat. Zahrňte do svého rozvrhu nezbytné přestávky a rozumný čas ukončení.

Delegace

V závislosti na tom, jaký typ práce vykonáváte, můžete některé úkoly delegovat. Vědět, co delegovat a kdy je dovednost. Někteří lidé odporují delegování, buď proto, že chtějí udržet kontrolu, nebo proto, že chtějí ušetřit peníze tím, že najímají asistenty. Oba přístupy v konečném důsledku poškozují produktivitu a zvyšují náklady.

Nezapomeňte však, že pokud budete usilovně pracovat s řízením času a stále nebudete mít všechno hotové, možná se budete snažit udělat příliš mnoho. Je lepší uspět v několika úkolech, než se pokusit a pak selhat v mnoha.

Příklady na pracovišti

A - E

• Přizpůsobení plánů měnícím se okolnostem
• Přidělení času pro konkrétní úkoly
• Analyzovat procesy a vybrat nejjednodušší způsob, jak splnit úkol
• Žádají o pomoc, když jsou ohromeni požadavky
• Asertivita říct ne nevhodným požadavkům, které odvádějí pozornost od centrálních povinností
• Útočí na složitější úkoly, když máte nejvyšší koncentraci energie a nejostřejší koncentrace
• Prověřování času
• Vyhýbat se nadměrnému rozhovoru se spolupracovníky
• Vyhnout se otálení; působící místo znepokojení
• Rozbíjení širších cílů na menší části a zaměření na jeden krok najednou

• Rozdělení projektů do zvládnutelných částí
• Vytváření denních, týdenních a měsíčních seznamů
• Vytváření plánů
• Delegování více rutinních úkolů na nižší úroveň
• Jíst dobře k udržení energie
• Odstraňování časových ztrát
• Cvičení a účast na dalších činnostech snižujících stres během volného času za účelem maximalizace energie při práci

F - Z

• Usnadnění efektivních jednání; držet se časových rámců pro jednání
• Seskupení podobných úkolů společně pro omezení doby přechodu
• Udržení organizovaného pracovního prostoru
• Multitasking; plynule přecházejí z jednoho úkolu do druhého
• Otevřenost k efektivnějším způsobům, jak dělat věci
• Uspořádání digitálních souborů pro snadné vyhledávání
• Plánujete svůj den v noci před nebo první ráno
• Upřednostňování požadavků a požadavků
• Upřednostnění seznamu projektů a zaměření se na úkoly s vyšší hodnotou s okamžitějšími termíny

• Dochvilnost
• Odkládání mobilních telefonů, aby se vyloučilo rozptylování osobních zpráv, pokud to není nutné pro práci
• Přezkoumání výkonnosti a odstranění odchylek od priorit
• Nastavení denních, týdenních a měsíčních cílů
• Stanovení realistických standardů kvality a vyhnutí se perfekcionismu
• Nastavení konkrétních časů pro odpověď na e-mail
• Krátké přestávky k obnově energie
• Dotýkat se každého kusu papíru nebo číst každý e-mail jen jednou, kdykoli to bude možné