3 scénáře při komunikaci online není správné

Existuje mnoho způsobů, jak komunikovat online. K dispozici je e-mail, textové zprávy nebo zasílání zpráv prostřednictvím jedné z mnoha aplikací, které ji podporují. Ale používání e-mailu nebo zasílání zpráv není vždy nejúčinnějším způsobem komunikace.

Za určitých okolností byste se jim měli vyhnout. Jistě, je snadné se skrýt za počítačem a říct, co chcete říct pomocí klávesnice. Ale někdy musíte vystoupit do světa a použít svůj hlas.

Zde jsou tři situace, kdy by bylo lepší, kdybyste neposlali poslat.

Vyhněte se zasažení konfliktu

Všichni jsme součástí e-mailu nebo řetězce zpráv mezi dvěma stranami, které se snaží problém vyřešit. Někdy byste mohli být jedním ze dvou hlavních účastníků, nebo možná jste prostě jedním z mnoha lidí, kteří vás nutili k tomu, aby vás zahrnuli.

S každým e-mailem nebo odpovědí na zprávu se problém zvyšuje. Nakonec, to, co bylo možná relativně malá záležitost, se stalo mnohem větší. To obvykle vede k osobnímu setkání obou stran, jakož ik dohledu nebo manažerovi k vyřešení konfliktu.

Namísto použití e-mailu nebo zasílání zpráv k vyřešení konfliktu zavolejte osobě nebo naplánujte osobní schůzku. Pokud jste příjemcem e-mailu nebo zprávy od někoho jiného, ​​kteří se snaží problém vyřešit, odolejte pokušení odpovědět e-mailem. Zvedněte telefon nebo jděte do kanceláře druhé osoby a řekněte: „Dostal jsem váš e-mail a myslel jsem, že by bylo lepší, kdybychom o této situaci hovořili na jedné straně a na rozdíl od e-mailu."

Pokud je vaše e-mailová adresa jedinou možností, nekopírujte do ní ostatní lidi. Tím se problém eskaluje. Pokud jste na přijímajícím konci takového e-mailu, nenarazte na „odpovědět všem“. Jednoduše odpovězte pouze na osobu, která e-mail poslala. Pokud budete "odpovědět všem," vaše odpověď by měla říct: "Vážím si, že jste tuto situaci přivedla do mé pozornosti. Zavolám vám za minutu, abyste se o tom mohli domluvit." To upozorní každého, kdo byl zkopírován, že se o situaci staráte.

Vyhněte se bít Odeslat, když jste naštvaná

Po narušení situace nebo interakce potřebujeme období ochlazování. E-mail a zasílání zpráv k tomu nejsou vhodné; je to okamžité provedení. Místo toho, jakmile se uklidníte, zavolejte nebo navštivte jednotlivce a projednejte situaci. Pokud jste na konci přijímacího e-mailu, vyhněte se nutkání odpovědět. Dejte si čas, abyste se uklidnili, a pak zavolejte této osobě a požádejte o diskusi tváří v tvář.

V budoucnu rozhodněte předem, že nikdy nebudete používat e-mail nebo zprávy, když budete naštvaní. Udělejte si tuto smlouvu bez dohody.

Pokud pociťujete potřebu napsat něco, když jste naštvaný, napište zprávu. Nezadávejte jej do e-mailu, i když nechcete zprávu posílat. Nebyli byste první osobou, která omylem stiskla tlačítko „odeslat“ místo tlačítka „uložit“.

Vyhněte se zasažení Odeslat na špatné zprávy

Nikdo nemá rád dostávat špatné zprávy a přijímat jej prostřednictvím e-mailu nebo zprávy může přidat sůl do rány. Už jste někdy e-mailem klientovi sdělili, že jejich objednávka byla zpožděna?

Pokud je odpověď na některou z těchto otázek ano, přestaňte používat e-mail nebo posílat zprávy, abyste sdělili špatné zprávy. Použití e-mailu nebo zasílání zpráv ke špatným zprávám může poslat zprávu, že vám to nevadí, nebo že problém není natolik důležitý, aby vám zaručil vaši osobní pozornost. Když používáte e-mail nebo zprávy, abyste mohli sdělit špatné zprávy, nemůžete posuzovat reakci osoby. S největší pravděpodobností budou lidé zklamáni nebo rozrušeni. Pokud vám nedoručujete zprávy osobně, jejich pocity zklamání mohou eskalovat a vytvářet ještě horší situaci.

Nakonec, když v tomto scénáři používáte e-mail nebo zprávy, zobrazí se zbaběle. Zákazníci, spolupracovníci, šéfové a přátelé oceňují lidi, kteří mají odvahu sdělit špatné zprávy osobně.

Pokud si nejste jisti, zda se vaše zpráva kvalifikuje jako špatná zpráva, zeptejte se sami sebe: „Chtěla bych dostávat e-mail nebo zprávu s tímto typem zpráv nebo bych ji raději osobně sdělila?“. Následně postupujte.

I když není pochyb o tom, že e-mail nebo zasílání zpráv je rychlým a účinným prostředkem komunikace, není to vždy vhodné. Postupujte podle výše uvedených pokynů a vyhněte se používání e-mailu nebo zprávy, pokud to není vhodné.