Jak napsat obchodní dopis

Potřebujete napsat obchodní dopis? Nejste si jisti nejlepším rozložením, které chcete použít, nebo co zahrnout do vašeho dopisu? Je důležité, aby všechny obchodní dopisy, které píšete, byly správně naformátované a profesionální.

Když píšete potenciálním zaměstnavatelům, kolegům, profesním a obchodním vztahům, uspořádání Vašeho dopisu je téměř stejně důležité jako to, co píšete.

Pokud písmeno není správně naformátováno, nemá dostatek místa mezi odstavci a používá netradiční styl písma nebo velikost, což může na vás špatně odrážet.

Pokyny pro psaní obchodních dopisů

Zde jsou pokyny pro psaní obchodního dopisu, takže veškerá vaše korespondence dělá nejlepší dojem.

Okraje

Obchodní dopis marže by měly být asi 1 "všude kolem. To dává vašemu profesionálnímu dopisu přehledný pohled. Měli byste zarovnat text doleva, to je, jak většina dokumentů jsou zarovnány, takže bude váš dopis čitelný.

Rozteč písmen

Ponechání prostoru ve vašem dopise vytváří jasný, přehledný a snadno čitelný pohled, který čtenář ocení. Vaše písmeno by mělo být v blokovém formátu: celé písmeno by mělo být zarovnáno doleva a rozloženo na jeden řádek s výjimkou dvojitého mezery mezi odstavci.

Velikost písma

Tradiční velikost písma pro profesionální dopis je 12. Písmo by mělo být Times New Roman nebo Arial. Pokud však používáte hlavičkový papír, hlavičkový papír může mít různou velikost a styl písma.

Styl fontu

Není třeba používat různé styly v rámci profesionálního dopisu. Použijte jednotné písmo (písma pro tisk knih, například Times New Roman nebo Arial) a vyhněte se podtržení, kurzívě nebo tučnému písmenu. Pokud však používáte hlavičkový papír, hlavičkový papír může být v jiném stylu písma.

Dopis Text

Obchodní dopis by měl být čistý a čitelný. Nevkládejte dopis do jednoho velkého bloku textu. Rozdělte text do několika stručných odstavců. Tyto odstavce by měly být zarovnány doleva; to umožňuje snadnější čtení. Po vyplnění dopisu požádejte někoho jiného, ​​aby vám ho přečetl. Nechte je krátce pohlédnout na dopis. Je na stránce příliš mnoho textu? Je snadné vidět odlišné odstavce?

Kontaktní informace

První část Vašeho dopisu by měla obsahovat vaše kontaktní informace a kontaktní údaje osoby, kterou píšete. Zahrňte také datum, které píšete v horní části svého dopisu.

Dopis Dopis

Pokud neznáte čtenáře dobře a obvykle je adresujete podle svého křestního jména, měli byste do pozdravu zahrnout osobní jméno a celé jméno osoby (tj. „Vážený pane James Franklin“). Pokud si nejste jisti jménem čtenáře, uveďte jeho název (tj. „Vážený ředitel marketingu“). Pokud si nejste jisti pohlavím čtenáře, jednoduše uveďte jeho celé jméno a vyhněte se osobnímu názvu (tj. "Dear Jamie Smith"). Pokud si nejste jisti čtenářovým pohlavím, jménem a titulem, jednoduše napište: "Komu to může záležet." Po oslovení nechte jeden řádek prázdný.

Písmeno odstavce

Profesionální dopis odstavce by měly být poměrně stručné. První odstavec může obsahovat stručné přátelské otevření a stručné vysvětlení vašeho důvodu pro psaní. Druhý odstavec (a všechny následující odstavce) by měl rozšířit svůj důvod pro psaní. Poslední odstavec by měl přepracovat váš důvod pro psaní a případně uvést váš akční plán (nebo požádat čtenáře o určitý druh opatření).

Zavření

Když píšete obchodní dopis nebo e-mailovou zprávu, je důležité, abyste svůj dopis zavřeli profesionálním způsobem, takže jste v plném rozsahu napsaný a profesionální.

Podpis

Když posíláte papírový dopis, dokončete dopis svým podpisem, ručně psaným, následovaným vaším psaným názvem. Pokud se jedná o e-mail, jednoduše zadejte zadané jméno.

Nakonec nezapomeňte před odesláním nezapomenout zkontrolovat a zkontrolovat svůj dopis. Opět požádejte člena rodiny, přítele nebo kolegy, aby vám ho zkontrolovali. Je vždy dobré, aby se další pár očí podíval, protože je těžké zachytit naše vlastní chyby.

Formát obchodních dopisů

Zkontrolujte formátovaný obchodní dopis s informacemi o tom, co zahrnout do každé části vašeho dopisu.

Ukázka Business Letter

Jméno Příjmení

Vaše adresa

Vaše město, státní PSČ

Vaše telefonní číslo

Tvůj e-mail

datum

kontaktní jméno

Titul

Jméno společnosti

Adresa

Město (*): Stát (*): PSČ

Vážený pane / paní. Příjmení:

Chtěl bych vás pozvat na síťovou schůzku, kterou připravujeme pro studenty našich absolventů počítačové vědy na univerzitě v Hazelwoodu. Zaměřujeme se na IT společnosti a myslíme si, že vaše společnost bude perfektní. Je to vždy dobře navštěvované a je to skvělý způsob, jak vyplnit všechny pozice, které jste otevřeli.

Akce je naplánována na 30. dubna od 1 do 17 hodin v Holandském sále Student Centre. Pokud máte zájem, dejte mi prosím vědět a můžu si rezervovat místo pro vás nebo svého manažera. Nebojte se email na [email protected] nebo mi zavolejte na 555-555-5555, pokud máte nějaké dotazy nebo chcete více informací.

Děkuji.

Vlastnoruční podpis (pro tištěný dopis)

Vaše jméno

Další příklady

Prohlédněte si příklady obchodních dopisů pro různé obchodní, profesionální a pracovní korespondence, včetně dopisů a e-mailových zpráv a šablon.