Zásady přístupu k souborům a odkazy na vzorky

Všechna oddělení lidských zdrojů vedou rozsáhlé záznamy. Zákon vyžaduje, aby HR udržoval mnoho z nich po určitou dobu. Zaměstnanci si jsou dobře vědomi, že tyto záznamy existují (a někteří z nich mají dojem, že je soubor sleduje od společnosti ke společnosti, což není pravda).

Protože zaměstnanci vědí, že tyto záznamy existují, budou je chtít čas od času zobrazit, aby zjistili, co soubor obsahuje.

Při rozhodování o tom, jak poskytnout zaměstnancům (a bývalému zaměstnanci přístup), mějte na paměti veškeré zákony, které se vztahují na vaše podnikání. Mnoho států má zákony, které vyžadují, aby společnost zpřístupnila konkrétní části souboru současným i bývalým zaměstnancům. Informujte se u svého advokáta, zda je vaše politika v souladu se všemi zákony.

Například federální zákon vyžaduje, aby záznamy týkající se zákona o zdravotně postižených Američanech byly uchovávány odděleně od osobních záznamů. Pokud vaše společnost podléhá HIPAA, ujistěte se, že vaše evidence zdravotních záznamů je v souladu s tímto také.

Můžete mít velký prostor v tom, co zaměstnancům dovolíte vidět ve svém souboru. Ale mějte na paměti, že i když zjistíte, že zaměstnanec nemůže mít přístup k určitým informacím, jako jsou referenční kontroly, že v případě soudního sporu je tato informace zjistitelná.

Proto dejte svým zaměstnancům pokyn, aby přesně zaznamenávali věci a dodržovali zákon. Záznamy zaměstnanců nejsou místem pro vnitřní vtipy nebo komentáře. Na soudních sporech nechodí dobře.

Obecným pravidlem je, že mít jednoho strážce záznamů v záznamech zajišťuje dodržování postupů a důslednost. Nechcete, aby jeden HR manažer umožňoval lidem, aby si vzali své záznamy zpět na své stoly, zatímco jiný odmítá vůbec přístup.

Požadavek, aby každý prošel jedním zdrojem, pomáhá udržet konzistentní a legální věci. Zákony týkající se záznamů a uchovávání záznamů a přístupu jsou složité. Ujistěte se, že jste stále aktuální.

Níže uvedené zásady jsou dobrým začátkem vašeho podnikání, ale mějte na paměti, že se vaše státní a místní zákony mohou lišit.

Zásady přístupu k záznamům zaměstnanců

Někteří zaměstnanci, bývalí zaměstnanci a zástupci zaměstnanců si mohou předem prohlížet určitý obsah svého personálního spisu s personálním personálem. Dokumenty, které se týkají kvalifikace zaměstnance k pronájmu, jako je žádost, povýšení, disciplinární opatření a převod, mohou být zobrazeny. Kromě toho může zaměstnanec přezkoumat formuláře pro odhlášení o zásadách a záznamy o školení.

Dokumenty, které zaměstnanec nesmí přezkoumat, zahrnují odkazy nebo referenční kontroly, záznamy o každém vyšetřování prováděném vedením, zdravotní záznamy, dokumenty týkající se soudního řízení, jakýkoli dokument, který by porušil důvěrnost jiného zaměstnance, a dokumenty používané pro plánování zaměstnanců.

Postup

Zaměstnanec, který chce přezkoumat přípustný obsah svého personálního spisu, by se měl obrátit na oddělení lidských zdrojů s výpovědní lhůtou 24 hodin (mimo víkendy). Bývalí zaměstnanci nebo lidé neznámí pracovníkům lidských zdrojů musí předložit identifikaci a / nebo doklad o povolení přístupu k personálnímu souboru.

Zaměstnanci musí přezkoumat své osobní spisy v přítomnosti zaměstnance personálního oddělení.

Zaměstnanci nesmějí z kanceláře odstraňovat žádnou část personálního souboru.

Zaměstnanec může požádat o fotokopii souboru nebo částí souboru. Personál personálního oddělení poskytne fotokopie. Pro rozsáhlé kopírování musí zaměstnanec zaplatit za fotokopie.

Pokud je zaměstnanec s dokumentem ve svém osobním spisu nespokojen, může zaměstnanec za přítomnosti pracovníka personálního oddělení napsat vysvětlení nebo vysvětlení a přiložit jej k spornému dokumentu. Personál HR ani zaměstnanec za žádných okolností nezmění skutečný dokument.

Zaměstnanec může také požádat o odstranění dokumentu z personálního souboru. Pokud s tím souhlasí, může být dokument odstraněn. Nesouhlasí-li zaměstnanec personálního oddělení, lze se proti věci odvolat způsobem předepsaným ve společnosti Open Door Policy.

Doufejme, že jste zjistili, že tato politika je užitečná, když si pro svou organizaci vytvoříte vlastní politiku přístupu k souborům. Upravte zásady tak, aby odpovídaly potřebám a kultuře vaší organizace.