Účel a obsah mzdového souboru zaměstnance

Soubor mezd zaměstnanců je úložiště pro vše, co má co do činění s výplatou zaměstnance. Hlavním důvodem pro vytvoření mzdového souboru je omezení přístupu k ostatním důvěrným informacím, které se nacházejí v souboru osob.

Účel mzdového souboru zaměstnance

Mzdový soubor umožňuje účetním zaměstnancům platit zaměstnance bez přístupu k důvěrným informacím zaměstnanců. Účetní pracovníci mohou vést mzdové záznamy tam, kde to má smysl pro placení zaměstnance. V případech, kdy jsou mzdy a účetnictví outsourcovány, je to ještě více doporučený postup pro mzdové záznamy zaměstnanců.

Soubor mezd omezuje přístup k důvěrným informacím o zaměstnancích. Mzdový soubor zaměstnanců umožňuje účetním a finančním pracovníkům mít informace, které potřebují k tomu, aby zaplatili zaměstnancům na vhodném místě. Místo by mělo být bezpečné a mimo dosah všech ostatních zaměstnanců.

Musíte zapůsobit na účetní pracovníky tím, že informace v mzdových souborech jsou důvěrné a neměly by být sdíleny bez svolení a odhlášení z personálního oddělení. Stejně tak by účetní pracovníci nesměli sdílet žádné informace o zaměstnaneckých pozicích, promo akcích, bonusech a dalších informacích, které jsou důvěrné pro zaměstnance.

Lidské zdroje nemusejí sledovat přístup účetnictví k zaměstnancům. Jak je doporučeno pro související soubory zaměstnanců, jako jsou personální a zdravotnické soubory, měli byste omezit přístup k mzdovému souboru. Obsah by měli vidět pouze lidé, kteří potřebují mít informace, aby mohli vykonávat svou práci.

Obsah souboru mezd zaměstnanců

Toto je doporučený seznam toho, co patří do mzdového souboru zaměstnanců.

• Nabídka dopisu podepsaného manažerem náboru, personálním oddělením a zaměstnancem
• Platit autorizaci podepsanou lidskými zdroji a manažerem najímání, když existuje smlouva se zaměstnanci
• Forma W-4
• Dokumentace a autorizace týkající se jakéhokoli zaměstnaneckého požitku, který zahrnuje srážku mezd
• Formulář pro přímý vklad
• Formuláře účetního výkaznictví
• Hodinové týdenní výkazy
• Záznamy o časových hodinách, kde se používají
• Záznamy o docházce
• Žádosti o úhradu výdajů včetně dokumentace a příjmů za cestovní a jiné schválené výdaje

• Formuláře na úhradu školného a příjmy za platbu, knihy a tak dále
• Platit předem formulář žádosti
• Firemní úvěrové dokumenty a splátkový kalendář
• Příkazy k exekuci a záznamy
• Oprávnění k vydání soukromých informací
• Vztahuje se na papírování každého zaměstnance
• Papírování se vztahovalo k jakémukoliv bonusu, sdílení zisku nebo ocenění za uznání
• W-2 formy
• Oprávnění pro všechny další mzdové akce, které vaše společnost povoluje

Také známý jakosoubory zaměstnanců, záznamy o zaměstnancích, soubory lidských zdrojů, dokumentace

Poznámka: Susan Heathfield vynakládá veškeré úsilí na to, aby na těchto webových stránkách nabídla přesné, běžné smysly, etické řízení lidských zdrojů, zaměstnavatele a poradenství na pracovišti, ale není právním zástupcem. Obsah stránek nesmí být považován za právní radu. Stránky mají celosvětové publikum a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi, takže články nemohou být definitivní pro všechny z nich pro vaše pracoviště. V případě pochybností vždy vyhledejte právního zástupce. Informace na těchto stránkách jsou pouze orientační.