I-9 Obsah souborů pro zaměstnance

Formulář I-9, Ověření způsobilosti k zaměstnání je formulář, který požaduje Ministerstvo vnitra pro vnitřní bezpečnost - US Citizenship and Immigration Services (USCIS), aby dokumentoval způsobilost k zaměstnání ve Spojených státech. Jako zaměstnavatel musíte vyplnit formulář I-9 pro každého zaměstnance, kterého si najmete.

Všichni zaměstnanci, občané a ne-občané, najatí po 6. listopadu 1986, musí v době pronájmu dokončit oddíl 1 formuláře I-9. Zaměstnavatel je zodpovědný za zajištění toho, aby zaměstnanec včas a řádně vyplnil oddíl 1 formuláře I-9.

Zaměstnavatel musí ověřit ověření zaměstnání a zajistit, aby byly řádně vyplněny také oddíly 2 a 3 formuláře I-9. Zaměstnavatelé musí vyplnit oddíl 2 formuláře I-9 přezkoumáním důkazů z první ruky (pouze originálních, nevyplněných dokladů) o totožnosti a způsobilosti k zaměstnání do tří (3) pracovních dnů ode dne zahájení zaměstnání.

Zaměstnanec musí být fyzicky přítomen a jeho původní dokumenty musí být zkontrolovány osobně. Zaměstnanec, který zkontroluje původní dokumenty, musí podepsat oddíl 2 I-9.

Formulář ověří, zda jste zkontrolovali dvě schválené formy identifikace, které prokazují, že zaměstnanec je legálně oprávněn pracovat ve Spojených státech.

Zaměstnavatelé nebo jejich zplnomocnění zástupci musí při zpětném ověřování, zda je zaměstnanec oprávněn pracovat v USA, vyplnit oddíl 3. t Při najímání zaměstnance do tří let ode dne, kdy byl I-9 původně dokončen, mají zaměstnavatelé možnost vyplnit nový formulář I-9 nebo vyplnit oddíl 3.

Pravidelně je nutné provést audit formulářů I-9, abyste zajistili, že máte vyplněný formulář pro každého zaměstnance. Musíte zkontrolovat pravdivost a úplnost a uložit důkazy o auditu a veškerém školení, které zaměstnanci, kteří dokončili nebo uložili I-9, obdrželi.

Umístění vyplněných I-9 formulářů

Z těchto důvodů budete chtít ponechat všechny zaměstnance I-9 a doprovodnou dokumentaci v samostatném personálním souboru.

Vláda může tyto formuláře kontrolovat. Pokud státní zaměstnanci zkontrolují vaše formuláře I-9, nechcete jim umožnit přístup k soukromým osobním souborům vašich zaměstnanců a důvěrným informacím, které obsahují.

Takže v zájmu důvěrnosti zaměstnanců a omezeného přístupu, chcete izolovat své zaměstnance I-9 v jedné složce, která je speciálně určena pro I-9 úložiště.

To chrání soukromí vašich zaměstnanců a zároveň zachrání zaměstnavatele před potenciální odpovědí na další otázky, které jsou vyvolány obsahem personálního souboru zaměstnanců. Můžete neúmyslně otevřít svou společnost zvýšenému vyšetřování zaměstnanců USCIS. Vyhněte se tomu.

Aktuální I-9 vyšetřování souborů

Podle amerického imigračního a celního prosazování (ICE) může vláda kontrolovat vaše I-9: „Proces administrativní inspekce je zahájen doručením oznámení o inspekci (NOI) zaměstnavateli, který vynucuje výrobu formulářů I-9.

"Podle zákona jsou zaměstnavatelům poskytovány nejméně tři pracovní dny na předložení formulářů I-9. ICE bude často požadovat, aby zaměstnavatel poskytl podpůrnou dokumentaci, která může zahrnovat kopii mzdy, seznam současných zaměstnanců, stanovy společnosti, a obchodních licencí. “

Současným trendem je, že ICE zvyšuje své úsilí o prosazování práva. Zaměstnavatelé se stále více potýkají s trestními obviněními uloženými manažerům, vlastníkům a zaměstnancům HR za to, že pro každého zaměstnance řádně nedokončili a neskladovali formuláře I-9. Podniky získaly stále větší pokuty a byly vyloučeny.

Zaměstnavatelé musí I-9 Forms brát vážně. Vážně. Potřebujeme říci více?

Viz aktuální formulář I-9 a kompletní pokyny pro jeho implementaci na ministerstvu vnitrozemské bezpečnosti - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).

Také známý jako:soubory zaměstnanců, záznamy o zaměstnancích, soubory lidských zdrojů, dokumentace