10 návyků úspěšných projektových manažerů

Proč někteří projektoví manažeři přinášejí své projekty včas, na rozpočet a se spokojenými zákazníky, zatímco jiní mají těžké časy? Podívejme se na deset návyků, o které se velmi úspěšní projektoví manažeři podílejí, aby je mohli zjistit.

Tyto návyky se znovu a znovu uvádějí v hodnocení výkonnosti a v hodnoceních na konci projektu, kde klient, tým nebo sponzor nabízí projektovému manažerovi zpětnou vazbu.

Nemusíte mít deset let zkušeností, abyste mohli úspěšně doručovat pokaždé. Tím, že změníte své návyky a vyčistíte své dovednosti, můžete drasticky zlepšit šance, že váš projekt bude úspěšný, a dát si také méně stresující pracovní dobu.

Použití pravého týmu

Nejefektivnější a nejúspěšnější projektoví manažeři znají schopnosti svých členů týmu. To znamená, že mohou správným lidem přidělit správnou práci.

Použití nesprávného zdroje na úkol může vést k tomu, že bude trvat déle nebo bude špatně provedeno. Pomáhá poznat silné a slabé stránky jednotlivců, kteří s vámi pracují, abyste je mohli co nejlépe rozdělit do projektových úkolů.

Řízení projektových problémů

Čas od času všechny projekty zasáhnou problémy. Úspěšní projektoví manažeři jim nedovolí, aby je znepokojovali. Znají procesy pro řízení problémů a také to, jak nejlépe řešit problémy, které vznikají.

Můžete to udělat taky. Jakmile zjistíte, jak hodnotit problém s projektem, zjistíte, že správa problémů se stává snadným zvykem začlenit se do týdenní rutiny. Udělejte si nějaký čas stranou, abyste si každý týden projeli svůj protokol o problémech, a brzy zjistíte, že je snadné zůstat na vrcholu zvládání problémů.

Zvládnutí změn

Projekty jsou určeny ke změně věcí, ale tato změna se děje ostatním lidem! Je těžké řídit změnu, která je přímo zaměřena na projektový tým, narušuje podrobný harmonogram projektu a vytváří novou práci a celou hromadu aktualizací dokumentace.

Úspěšní projektoví manažeři mají proces řízení změn, který následují. Následující kroky usnadňují přeměnu jakékoli akce na zvyk, protože jsou strukturované a opakované.

Proces řízení změn vypadá takto:

• Dostávejte informace o změně.
• Posoudit změnu.
• Určete, kolik práce by mělo být provedeno.
• Připravte si doporučení, zda stojí za to pokračovat.

Jakmile si připravíte doporučení, požádejte svého sponzora, aby rozhodl, zda byste měli změnu zahrnout nebo ne. Můžete schválit některé malé změny sami, pokud jsou ve vaší pravomoci a pravomoci. Úspěšní projektoví manažeři vědí, že zvládání změn je součástí práce a mají plán, jak se s nimi vypořádat, jakmile nastanou.

Řízení projektových nákladů

Je velmi pravděpodobné, že váš projekt bude mít za následek náklady, a to i v případě, že nemáte plnou kontrolu nad řetězci kabelky. Schopnost řídit finanční prvky ve vaší kontrole musí být zvyk. Pokud k ní pravidelně a rutinně nepřistupujete, zjistíte, že se práce stává tak obrovskou, že se nedá dělat dobře.

Fantastickí projektoví manažeři zůstávají na vrcholu nákladů s archivačními systémy, které pracují pro faktury, kotace a odhady. Dostaňte se do zvyku používat svůj software pro tvorbu rozpočtu (i když je to jen tabulka).

Nemůžete spravovat své náklady na projekt, dokud nemáte plán toho, co budete trávit. Přečtěte si o tom, jak vytvořit rozpočet projektu, abyste mohli začít.

Teambuilding

Projektový tým nemusí pracovat přímo pro vás. Proč je tedy teambuilding součástí zvyků úspěšných projektových manažerů? Je to proto, že potřebujete, aby váš tým spolupracoval efektivně a potřebujete, aby se jednotlivci zapojili do projektu a rychle se dostali do bodu, kdy si navzájem důvěřují. Dostanete to prostřednictvím budování týmu. Dejte si pozor na situace, kdy se váš tým rozpadá. Zejména šikanování je nepřijatelné.

Porozumění procesům

Šestým zvykem vysoce úspěšných projektových manažerů je, že chápou procesy, které existují v jejich sféře kontroly. To znamená, že vědí, jaké pracovní postupy je třeba dodržovat. Neztrácejí čas tím, že se snaží vymyslet, jak napsat obchodní případ, protože vědí, že pro to existuje postup a mohou postupovat podle kroků.

Nejúspěšnější projektoví manažeři nejsou otroky, které musí zpracovávat. Vědí, kdy je správné postupovat. Vědí, kdy je lepší ho lehce vylepšit, aby byly úkoly pro všechny jednodušší. Příkladem by bylo odstranit byrokracii z malého projektu přizpůsobením procesů odpovídajícím způsobem.

Aktualizace harmonogramu

Harmonogramy projektů by neměly být ponechány náhodě. Nejúspěšnější projektoví manažeři budou zvykem pravidelně kontrolovat jejich přesnost a aktualizovat je.

Existuje mnoho způsobů, jak sledovat pokrok projektu. Nejdůležitější je, že to děláte. Pokud se snažíte, aby byl tento zvyk vlastní, pak si objednejte krátké setkání ve svém deníku se sebou a svým plánem jednou týdně. Používejte každý týden stejný čas a vezměte si 30 minut na to, kde jste a kde potřebujete být. Proveďte nezbytné změny, informujte tým a pokračujte v projektu.

Pokud mají změny vašeho plánu dopad na datum ukončení projektu nebo na datum doručení významných milníků, promluvte si se svým sponzorem. Neměli byste měnit základy svého základního plánu, aniž byste museli projít formálním schvalovacím procesem.

Řízení rizika projektu

Vědět, co je třeba zahrnout do registru rizik, je jedna věc, ale obvykle je to něco, co je třeba přezkoumat, a jednat na základě zvýšených rizik. Nestačí použít počátek svého projektu k identifikaci rizik a pak na ně znovu nemyslet. Řízení rizik musí být součástí vašich projektových návyků, protože bez něj zjistíte, že rizika se promění v problémy a vytvoří problémy pro vás.

Je to další oblast, kde mohou pomoci standardní procesy a rezervace pravidelných slotů k prověření rizik. Můžete jej zahrnout do schůzek týmu. Je to zvyk přezkoumávat svá rizika s týmem, zavřít všechny, které již nejsou hrozbou a plánovat akce pro ty, které chcete zmírnit.

Čas sledování

Projektoví manažeři vědí hodně o řízení projektového času, ale bývají v oblasti plánování a plánování. To, o čem mluvíme, je pravidelnější sledování času. Mluvíme o časovém rozvrhu.

Projektové týmy často nemají zájem používat časové rozvrhy, pokud tak dosud neučinily. Mnoho softwarových nástrojů pro řízení projektů má v produktu časovou stopu. To může usnadnit zavedení přechodu na sledování času jako tým.

Ať už sledujete čas svého týmu (což je doporučeno), je důležité, abyste věděli, kde váš denní čas zabere. Měli byste si dělat zvyk, abyste si všimli, jak trávíte čas. Pomůže vám to pochopit, zda trávíte čas na projektových úkolech nejvyšší priority. Možná si myslíš, že jsi, ale jsi? Časové rozvrhy nebo časové záznamy nějakého formuláře pomohou, i když je to jen hodinový záznam na poznámkovém bloku.

Dodávání obchodních změn

A konečně zvyk, že projektoví manažeři jsou nejúspěšnější, je jejich schopnost porovnat výstupy projektu s výsledky podnikání. Pokud uživatelé nepoužívají váš produkt nebo software rychle zastarává nebo zákazníci nejsou tak ohromeni, jak jste, pak je váš projekt ztráta času.

Nejúspěšnější projektové týmy se postarají o to, aby věděli, o jaké obchodní výsledky usilují. Vytvářejí řešení, které zajišťuje, aby se tyto změny změnily udržitelným způsobem. To, co dodávají, když končí projekt, je plně využito a zcela přijato zákazníkem. Je to úspěch, protože byl od počátku postaven jako úspěch.

Pochopení obchodních cílů je klíčovým kritériem pro každého projektového manažera, který chce ovlivnit zákazníky a zainteresované strany. Pokud můžete ukázat, že jste dodali něco hodnotného, ​​pak je snadné ukázat, jaký dopad máte a hodnotu, kterou společnosti přinášíte.

Udělejte z toho zvyk, abyste se zeptali, jaké podnikatelské hodnoty očekávají, a jak chtějí používat cokoli, co pro ně projekt přináší. Promluvte si s nimi o tom, jak definují úspěch. Na začátku každého projektu ho můžete vytvořit v opakovatelném procesu.