Význam vedení deníku v účetnictví

Záznam v deníku je záznam finanční transakce zapsané do deníku. V deníku jsou podrobně popsány všechny finanční transakce podniku a zaznamenává, které účty tyto transakce ovlivnily. Všechny zápisy do deníku se provádějí buď podvojným účtem nebo jednosložkovým účetnictvím.

Záznamy žurnálu jsou obvykle zadávány v chronologickém pořadí a debety jsou zadávány před kredity - debety jsou zadávány do sloupce vlevo a kredity jsou zadávány vpravo. Položky deníku jsou přiřazeny ke konkrétním účtům pomocí účtové osnovy a záznam deníku je poté zaznamenán do knihy. Knihovna sleduje více účtů.

Účel položek žurnálu

Záznamy deníku poskytují základní informace pro všechny ostatní finanční zprávy podniku. Auditoři je používají k analýze toho, jak finanční transakce ovlivňují podnikání.

Každá položka by měla obsahovat datum transakce, zúčastněné strany, debet z alespoň jednoho účtu, kredit alespoň na jeden jiný účet, potvrzení nebo číslo šeku a poznámku popisující další podrobnosti týkající se transakce - cokoli pravděpodobně nebude vzpomínat na měsíce nebo roky později.

Pokud si zakoupíte a použijete software účetního systému, s největší pravděpodobností se o vás postarají všechny tyto údaje. Měli byste však být schopni zvládnout své zápisy do deníku a knihy sami s některými základními znalostmi procesu, pokud si nemyslíte, že tento druh nákladů je ještě nezbytný, protože právě začínáte.

Jednorázové účetnictví

Jak název napovídá, každý zápis žurnálu se provádí na samostatném řádku, když používáte metodu jednorázového účetnictví. Můžete odečíst to, co utratíte za nový počítačový systém, jako debet, pak na další řádek a jako další záznam můžete obdržet příjem od zákazníka nebo klienta jako kredit. Budete mít dvě oddělené transakce nebo položky deníku, každý s vlastním řádkem. Je to jednoduché, neliší se od toho, jak budete sledovat transakce, které provedete z běžného účtu.

Jednorázové účetnictví může být vhodné, pokud provozujete vlastní malou firmu jako jediný vlastník a vaše knihy a transakce nejsou složité. To zvládne kdokoli. Nepotřebujete žádné specifické školení.

Účetnictví s dvojitým vstupem

Zápis do deníku za použití metody podvojného účetnictví zahrnuje řadu informací v různých sloupcích na stejném řádku. V systému s dvojitým vstupem můžete mít za nákup počítače debet, poté by se na stejném řádku zobrazil kredit nebo zvýšení nákladů na celkové kancelářské vybavení, ale v jiném sloupci, aby se debet vyrovnal. Tyto sloupce by měly být stejné, jako například - 2.000 dolarů jako debet a + 2.000 dolarů pro úvěr.

Možná budete muset použít ještě více sloupců v závislosti na povaze vašeho vstupu, ale minimálně by měly být dva, jeden pro debety a kredity. Podvojné účetnictví obvykle provádí zápis do deníku, nikoli pro transakci samotnou, ale pro účet ovlivňuje aktiva, závazky, vlastní kapitál, výnosy a náklady. Debety a kredity ke každému jsou uvedeny na stejném řádku.

Na konci roku nebo jakéhokoli jiného účetního období, které vyberete, by měly všechny vaše účetní zápisy týkající se debetních účtů odpovídat součtovým zápisům z celkového počtu kreditů. To znamená, že váš účet je „vyvážený“.