Psaní pro podnikání - řízení a vedení

Účelem obchodního psaní je předávat informace někomu jinému nebo požadovat od nich informace. Chcete-li být efektivní psaní pro podnikání, musíte být kompletní, stručné a přesné. Váš text by měl být napsán tak, aby čtenář mohl snadno porozumět tomu, co jim říkáte, nebo se jich ptáte.

Hodně psaní pro podnikání je nedbalé, špatně napsané, zmatené, poseté žargonem a neúplné. Často je buď příliš dlouhý nebo příliš krátký. Všechny tyto atributy přispívají k neefektivnímu obchodnímu psaní.

Ať už píšete návrh prodeje, e-mail svému šéfovi nebo návod k použití softwarového balíku, existují určité kroky, které musíte dodržet, abyste byli efektivní. Postupujte podle těchto pěti kroků:

1. Uspořádejte svůj materiál
2. Zvažte své publikum
3. Zapište si své myšlenky
4. Korekturu materiálu
5. Upravte svůj materiál

Organizace je klíčem

Pokud neorganizujete svůj materiál, nebude to dobře plynout a to nedává smysl. Psaní může být jednoduché nebo komplikované. Když píšete e-mail oznamující schůzku se zaměstnanci, je to tak jednoduché jako sbírání myšlenek. Na druhou stranu budete pravděpodobně muset vyvinout komplexní obrys předem hotového materiálu, pokud píšete výsledky průlomového farmaceutického pokusu. Ať už je úkol jakýkoliv, bez odpovídající úrovně organizace (dokonce i organizování myšlenek), nemusíte zahrnout vše, co potřebujete, nebo neudělit důraz na nejdůležitější témata.

Vynechání nebo nesprávné zaměření bude vaše podnikání psaní méně jasné.

Poznejte své publikum

Než začnete psát, přemýšlejte o svém zamýšleném publiku. Například prezentace o novém programu vaší společnosti 401 (k) může mít stejný přehled, když je dána vašemu finančnímu řediteli i zaměstnancům, ale úroveň podrobností, které zahrnete, se bude lišit. Musíte také zvážit tón. Rychlý e-mail pro váš tým, který jim připomene každoroční firemní picknick, nebude mít stejný tón jako vaše výroční zpráva o výroční zprávě vaší společnosti.

Také nezapomeňte, že budete efektivněji informovat své publikum, pokud se zaměříte na to, co chcete, aby slyšeli, spíše než na to, co chcete říct.

Slovo o dobré psaní

Dobří spisovatelé mají různé styly psaní. Někteří dávají přednost tomu, aby všechno zapisovali a pak se vrátili a upravili. Jiní dávají přednost úpravě, když jdou spolu. Někdy se jejich preferovaný styl liší v závislosti na tom, co píšou.

Při psaní (nebo při úpravách) si uvědomujte délku. Měli byste použít dostatek slov, aby byl váš smysl jasný, ale nepoužívejte zbytečná slova jen proto, aby byla květinová. Obchodní psaní musí být jasné a stručné, nikoliv stručné a květinové. Pamatujte si, že nikdo v podnikání nemá čas číst více než je nutné.

Na druhou stranu, nedělejte svůj kousek příliš krátký. Musíte psát natolik, že váš smysl je jasný a nebude špatně pochopen. Představte si, že zařízení ve skladu bylo označeno jako "použité, ale dobré." Bylo by nejasné, kdyby to znamenalo, že zařízení bylo hodně využito, nebo že zařízení již nebylo nové, ale funkční. Několik dalších slov by to jasně vysvětlilo. Vyhněte se používání žargonu nebo zkratek, protože mohou znamenat různé věci pro různé čtenáře.

Bez ohledu na váš styl psaní, všichni spisovatelé musí kontrolovat a upravovat všechny písemné materiály, dokonce i e-maily.

Proofread a Edit

Bez ohledu na váš styl psaní, všichni spisovatelé musí kontrolovat a upravovat všechny písemné materiály, dokonce i e-maily. Poté, co jste udělali psaní, proveďte korekturu své práce. Pak ji budete muset upravit. Korektura znovu čte to, co jste napsali, abyste se ujistili, že všechna slova ve vaší hlavě to správně na papír. Protože naše mozky pracují rychleji než naše prsty, můžete vynechat slova, vynechat konec nebo použít nesprávné homonymum (např. „Tam“ místo „jejich“). Korektury zachytí tyto chyby. Je zřejmé, že korektura e-mailu s jedním řádkem je snadná a stačí, když se na něj podíváte.

Pokud však píšete návod k použití, vaše korektury budou složitější a budou trvat déle.

Poté, co máte svůj materiál napravený, je čas upravit. Někdy lze provádět korektury a úpravy současně, ale je efektivnější, když jsou prováděny postupně.

Důvod, proč editujete, je opravit nebo změnit to, co jste napsali, aby byl materiál lépe (a čitelný) lépe. Při psaní pro podnikání to znamená stanovení chyb a co nejjednodušší a stručnější text.

Nepíšeš román

Když píšete pro podnikání, nepíšete další "skvělý americký román". Vaše psaní by mělo být tak popisné, jak je to nutné, ale nemusíte malovat živé obrázky slov pomocí spousty velkých slov a postav řeči. Pokud máte na mysli "skleněné domy", nepište "sklovité domicily", pište "skleněné domy".