Jak dlouho HR musí zachovat soubory zaměstnanců

Jedna z velkých věcí o lidských zdrojích je, že máme spoustu papírování. Tuny a tuny a tuny. Je pravda, že mnoho z nich je v těchto dnech elektronické, ale princip zůstává. HR vede vedení záznamů. A ty záznamy musíme uchovávat, ale jak dlouho?

Zde jsou základní pokyny pro vedení evidence lidských zdrojů. Nezapomeňte však, že státní zákony se mohou od těchto pokynů lišit. Pokud jsou zákony státu a federální zákony v rozporu, uchovávejte záznamy vždy podle toho, který požadavek je delší. Je lepší držet něco příliš dlouho, než ne dost dlouho.

Pronájem záznamů

Musíte zachránit všechny ty životopisy, rozhovory poznámky, aplikace a pracovní místa, a dokonce i záznam z vašeho hledání prostřednictvím systému sledování žadatelů po dobu jednoho roku poté, co rozhodnutí o vytvoření pracovní nabídky byla provedena. Takže, pokud budete pohovorovat s žadatelem a celý proces bude trvat tři měsíce, není to až do konečného rozhodnutí o najímání, že hodiny začnou tikat.

Proč to musíte udělat? Pokud se někdo zeptá na vaše rozhodnutí o najímání, budete muset ukázat, že jste nediskriminovali nelegálně žádným způsobem, formou nebo formou. Zákony, jako je zákon o Američanech se zdravotním postižením, hlava VII, a mnoho dalších vyžadují, abyste prokázali, že jste v souladu. Údržba těchto záznamů vám to pomůže.

Drug Test Records

Pokud požadujete testování na drogy před nástupem do zaměstnání, je to součást záznamu o najímání a měli byste kopii výsledků uchovávat po dobu jednoho roku. Pokud provádíte další testování na drogy, ať už v důsledku incidentu v práci nebo v rámci náhodného ověření, musíte tyto záznamy uchovávat po dobu jednoho roku. Pokud však podléháte předpisům ministerstva dopravy, pak je minimální časový rámec pro záznamy o drogových zkouškách pět let.

Mzdové / časové karty, atd.

Zákon vyžaduje, abyste tyto záznamy uchovávali po dobu tří let, ale nedávné soudní spory znamenají, že by bylo pro vás chytřejší je uchovávat déle. Chcete si udržet záznam o tom, kolik každého zaměstnance bylo zaplaceno, a kolik hodin pracovali pro celou dobu svého působení ve vaší společnosti. Záznamy uchovávejte po dobu nejméně pěti let poté, co zaměstnanec odejde, bez ohledu na důvod.

Pro zaměstnance osvobozené od daně samozřejmě nemusíte udržovat časové záznamy, protože jejich mzda je stejná bez ohledu na počet odpracovaných hodin. Nicméně, pokud jste někdy mylně klasifikován zaměstnance jako osvobozené, když by měla být non-osvobozené, tyto hodiny odpracované záznamy mohou vést vás k placení dluhu přesčas. Ujistěte se, že jste zahrnuli, jak společnost vypočítala plat. Například, musíte sledovat, zda to byl rovný plat, plat plus provize, přesčasy, kusové práce, nebo rovné hodinové mzdy.

Musíte to udělat nejen pro mzdové a daňové otázky, ale mnoho dalších rozhodnutí závisí na počtu odpracovaných hodin. Například způsobilost k FMLA závisí na počtu odpracovaných hodin za rok. Pokud máte zaměstnance na částečný úvazek osvobozený od daně, možná budete chtít zvážit, zda je pro určení způsobilosti FMLA nutné zaznamenat čas. Musíte také dokázat, že jste platili pracovníkům za všechny odpracované hodiny.

Forma I-9

Udržujte zaměstnance I-9 Formulář uložený odděleně od svých osobních záznamů po dobu tří let po najmutí zaměstnance a po dobu jednoho roku po skončení pracovního poměru, podle toho, co nastane později.

Informace o zdravotních a důchodových dávkách

Musíte mít záznamy o svých plánech pro všechny vaše dávky minimálně po dobu šesti let. Soudy se domnívají, že pokud vás zaměstnanec žalová a říká, že si například zaslouží vyšší důchod, je povinností zaměstnavatele prokázat, že nedluží více, nikoliv odpovědnosti zaměstnance za prokázání, že tak činí. Udržujte všechny tyto popisy souhrnného plánu.

Máte-li bývalé zaměstnance, kteří jsou způsobilí pro COBRA, rozšiřující jejich zdravotní výhody, měli byste tyto záznamy uchovávat ještě šest let, abyste byli v bezpečí. Zákon nestanoví zadržení, ale protože by to mohlo platit podle zákona o zaměstnaneckém důchodovém zabezpečení (ERISA), tento zákon vyžaduje uchovávání po dobu šesti let. Chcete-li být na bezpečné straně, nevyhazujte tyto záznamy.

Záznamy FMLA

Když zaměstnanec požádá FMLA, musíte tuto papírovou stopu udržet, i když odepřete dovolenou na tři roky. Ujistěte se, že sledujete dovolenou každého zaměstnance - kdy to začalo a kolik času jste použili. Pokud má zaměstnanec přerušovanou FMLA, ujistěte se, že sledujete každou dovolenou a dokumentujete počet hodin, které jste použili. Termíny a počet hodin by měly být zdokumentovány. Pamatujte si, že přerušovaná dovolená může být používána několik hodin za den, nebo několik dní v týdnu. Zdokumentujte vše a uchovávejte tyto záznamy.

Pamatujte si, že to není úplný seznam a vztahuje se pouze na federální zákony. Můžete být podrobeni dalším zákonům o uchovávání záznamů, pokud jste například spolkový dodavatel nebo váš stát má jiné standardy. Když máte pochybnosti, nevyhazujte to.

Můžete získat další zdroje o vedení záznamů ao povinném podávání zpráv ve Společnosti pro řízení lidských zdrojů (SHRM).

Prohlášení: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a legalitu. Stránky jsou čteny celosvětovým publikem a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi. Prosíme o právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši lokalitu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.