Nejlepší postupy pro soubory zaměstnanců zaměstnanců

Je to dobrý nápad pro zaměstnavatele udržovat personální soubor pro každého zaměstnance. Dokumentace historie zaměstnání, evidence příspěvků a úspěchů, disciplinární oznámení, propagační akce, plány rozvoje výkonnosti a mnoho dalšího patří do personálního souboru. Inteligentní zaměstnavatelé také uchovávají více než jeden personální soubor.

Zaměstnavatel má dobré důvody uchovávat několik osobních spisů - některé právní a některé pro účely osvědčených postupů v oblasti zaměstnání. Dokumentace je nutná, aby zaměstnavatel měl přesný přehled o zaměstnanecké historii zaměstnance. Dokumentace podporuje rozhodnutí zaměstnavatele a může ochránit zaměstnavatele v soudním řízení - správně uchované.

Obsah personálního souboru poskytuje historický přehled o důležitých událostech během kariéry zaměstnance. Podporují rozhodnutí, která se týkají zaměstnance a jeho kariéry. Prokazují důvody zaměstnavatele, pokud jde o najímání, povýšení, převod, odměny a uznání a rozhodnutí o střelbě.

Různé pokyny jsou spojeny s různými typy souborů personálu

Vzhledem k tomu, že je doporučeno několik typů osobních souborů, jsou ke každému typu personálního souboru přiřazena různá pravidla a pokyny.

• Každý typ personálního souboru má z tohoto důvodu jiný důvod pro existující a odlišný obsah.
• Každý typ personálního souboru je uložen odlišně.
• Přístup k personálnímu souboru je omezen na určité zaměstnance ve většině organizací. Mnoho organizací omezuje přístup k personálním souborům pouze pro personál. Různé typy osobních souborů mají odlišné přístupové pokyny.
• Přístup zaměstnance k jeho osobnímu spisu je povolen, ale většina zaměstnavatelů stanoví pokyny pro přístup zaměstnanců k politice přístupu k souborům zaměstnanců v příručce pro zaměstnance. (Různé státy a jurisdikce mají různá pravidla, takže zůstaňte aktuální pro vaši polohu.)

  Většina organizací neumožňuje manažerovi zaměstnance přístup k celkovému personálnímu souboru. Očekávají, že manažeři budou uchovávat příslušnou dokumentaci ve svém vlastním souboru managementu zaměstnanců, který není oficiálním personálním souborem.

• Oddělení personalistiky vlastní a je zodpovědné za personální soubory zaměstnanců.

Doporučené osobní soubory

Zde jsou uvedeny typy doporučených osobních souborů a to, co potřebujete vědět o práci s nimi.

Soubor zaměstnanců zaměstnanců

Jedná se o hlavní personální spis, který zaměstnavatel udržuje pro každého zaměstnance. Personální soubor uchovává historii zaměstnání každého zaměstnance. To je to, co potřebujete vědět o zaměstnaneckém souboru zaměstnanců.

Lékařský soubor

Zdravotnický spis zaměstnance má vážná právní omezení, která musí zaměstnavatel znát a dbát na ně. Zde je to, co potřebujete vědět o důvěrnosti a obsahu zdravotnické dokumentace.

Soubor mezd

Přístup zaměstnanců k mzdovému souboru zaměstnanců je méně omezující než přístup k lékařskému nebo personálnímu souboru. Mzdový soubor obsahuje informace o platu, výběru dávek, změnách sazeb mzdy, exekucích a další právní dokumentaci, která ovlivňuje výplatu zaměstnance. Různých účetních a personálních zaměstnanců přístup k informacím v mzdovém souboru.

I-9 Soubor formulářů pro zaměstnance

Kvůli přístupovým právům různých vládních agentur se řídíte osvědčenými postupy udržováním samostatného souboru pro zaměstnance I-9. Zjistěte více o ukládání formulářů I-9.

Zásady přístupu k souborům pro zaměstnance

Chcete umožnit každému zaměstnanci vědět, co je v jeho osobním souboru, ale musíte kontrolovat integritu, úplnost a důkladnost souboru. Zachování důvěrnosti zaměstnanců a zaměstnavatelů a omezený přístup jsou zajištěny politikou přístupu k souborům.

Co nezahrnout do souboru zaměstnanců zaměstnanců

Hledáte pokyny týkající se obsahu, který by nikdy neměl být zahrnut do souboru zaměstnanců zaměstnanců? Zde jsou moje nejlepší doporučení týkající se obsahu, který chcete udržovat, a to buď v oddělené, neformální lokalitě, nebo ne. Zadržení nepotřebné a čistě míněné dokumentace vám může ublížit.

Dokumentace

Víte, jaká dokumentace je? Slovo, dokumentace, se často objevují ve světě zaměstnanosti a lidských zdrojů. Význam dokumentace a proč byste chtěli dokumentovat konkrétní události v oblasti zaměstnanosti, je však důkladně popsán v části „Význam dokumentace v oblasti lidských zdrojů“. Podívejte se, protože správná dokumentace je nezbytná pro přesné soubory zaměstnání.

Prohlášení: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a legalitu. Stránky jsou čteny celosvětovým publikem a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi. Prosíme o právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši lokalitu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.