Jak psát dopisy důstojníka pro výkon zaměstnanců

Dopisy o pokání jsou napsány supervizorem, aby poskytly oficiální prohlášení o problémech s výkonem, které musí zaměstnanec zlepšit. Dopisy o pokání jsou často krokem ve formálním disciplinárním řízení, které může vést k dalšímu disciplinárnímu řízení pro zaměstnance až po ukončení pracovního poměru, pokud se zaměstnanec nezlepší.

Dopisy o pokání jsou významnou složkou v dokumentaci pracovního výkonu zaměstnance a zaměstnavatele. Písemné dopisy o pokání a jasně uvádějí výkon, který se musí zlepšit, a důsledky, pokud se výkon nezlepší.

Dopisy o pokarhání obecně následují verbální koučování supervizorem. Často jim předchází verbální oprava zaměstnance, tzv. Verbální varování nebo formální verbální varování, o výkonu nebo souvisejících problémech s výkonem.

V závislosti na bezprostřednosti a závažnosti problematiky výkonu může dopis o pokání začít diskusi o výkonu, ale to je neobvyklé.

Součásti dopisů o pokání

Efektivní dopisy pokarhání mají tyto složky.

• Jasné prohlášení o problému nebo problém výkonu, které musí zaměstnanec zlepšit.
• Dopis dopisu by mohl vyjmenovat několik příkladů způsobů, kterými může zaměstnanec změnit svůj výkon tak, aby splňoval očekávání výkonnosti. (To poskytuje zaměstnancům sdílený obraz nebo sdílený význam kolem očekávání supervizora.)
• Dopad neplnění na úspěch zaměstnance a organizace. (Jak má neúspěch na pracovišti negativní dopad.)

• Pokud je to relevantní, časový rámec, ve kterém se musí výkon zaměstnance zlepšit.
• Je-li to relevantní, datum splatnosti nebo datum ukončení, kdy dozorce přehodnotí výkon zaměstnance.
• Jasné prohlášení o důsledcích, které může zaměstnanec očekávat, pokud se jejich výkon nezlepší, jak je popsáno v dopise o pokání.
• Podpis vedoucího nebo vedoucího zaměstnance.
• Podpis zaměstnance, jehož výkon je předmětem dopisu o pokání. Dopis obecně obsahuje prohlášení, že podpis zaměstnance znamená, že obdržel dopis, ne nutně že souhlasí s jeho obsahem.

• Příležitost pro zaměstnance, aby písemně vznesl námitky proti obsahu dopisu o pokání. Zaměstnanec se může dohodnout, nesouhlasit, vyjádřit spory a tak dále. Rebuttals napsaný zaměstnancem jsou připojeny k původnímu dopisu o pokání.

Následují dva příklady formálních dopisů o pokání. Použijte je, jak budete rozvíjet své vlastní dopisy.

Ukázkový dopis důstojníka

Toto je příklad dopisu o pokání. Stáhněte si dopis šablony pokarhání (kompatibilní se službou Dokumenty Google a Word Online) nebo si přečtěte další příklady.

Vzorový dopis důstojníka # 1 (Textová verze)

To: Jeffery Jones

Od: George Peterson

Datum: 1. září 2018

Re: Dopis důstojníka

Jedná se o formální dopis o pokarhání, který vás upozorní, že váš výkon nesplňuje očekávané úrovně příspěvku. Ve své práci technického odborníka na podporu zákazníků vyvinula pracovní očekávání celá skupina odborníků technické podpory a jejich manažer. To znamená, že jsou uznávaným standardem pro výkon každého odborníka na technickou podporu.

Nesplníte následujícími způsoby.

• Počet zákazníků, kterým sloužíte v týdnu, je o 30% nižší, než se setkávají ostatní odborníci na technickou podporu.
• Stupeň obtížnosti problémů, na které se rozhodnete reagovat, je o 40% nižší než standard, kterého dosahují ostatní zaměstnanci.
• Doba, kterou zákazníci stráví na telefonu s vámi, přesáhne zbytek personálu o 25%.

Jak vidíte, ve třech nejdůležitějších měřeních výkonu vaší práce se vám to nepodaří. Váš vedoucí s vámi několikrát mluvil a vy jste absolvovali další školení. V důsledku toho věříme, že nechcete hrát. To má nepříznivý vliv na pracovní zátěž ostatních technických pracovníků.

Musíme vidět okamžité zlepšení ve všech třech oblastech výkonu nebo dojde k dodatečnému disciplinárnímu řízení až po ukončení pracovního poměru. Jsme přesvědčeni, že máte schopnost se zlepšovat. Musíme vidět okamžité zlepšení.

George Peterson, vedoucí

Marian Demark, manažer lidských zdrojů

Vzorový dopis důstojníka # 2 (Textová verze)

To: Linda Rodriguezová

Od: Mary Wilmont

Datum: 1. září 2018

Re: Dopis důstojníka

Účelem tohoto dopisu o pokarhání je formálně vás upozornit, že vaše účast má nepříznivý vliv na vaši schopnost dokončit práci. Zatímco placený, osvobození zaměstnanci nejsou povinni pracovat konkrétní hodiny, čtyřicet hodin pracovního týdne je standardní a očekává.

Nepodařilo se vám nastoupit do práce alespoň jeden den v týdnu od zahájení nového zaměstnání a pracujete jen třicet dva hodiny týdně. Váš manažer Vás informoval o dostupnosti volna FMLA pro osobní nebo rodinné zdravotní problémy. Také se vás zeptal, zda potřebujete ubytování, abyste mohli účinně vykonávat svou práci.

Navrhl vám, abyste navštívili oddělení lidských zdrojů, abyste se o těchto otázkách a vaší účasti dozvěděli. Odmítli jste všechny tři příležitosti, které jsme vám nabídli, abychom vám pomohli tento špatný výkon zlepšit.

Skutečností je, že svou práci nemůžete vykonat za méně než čtyřicet hodin. Chybí Vám termíny pro vaše pracovní úkoly a vaše zpoždění má nepříznivý vliv na práci vašich spolupracovníků marketingového oddělení. Chybí jim termíny v důsledku vašeho neplnění.

Kromě toho vaše nedokončené práce při přidělení vašim spolupracovníkům přivedou jejich pracovní zátěž do přetížení, protože již mají pracovní místa, která vyžadují čtyřicet hodin práce týdně. To je nespravedlivé a nebudeme tolerovat tyto negativní dopady na pracovišti od teď.

Potřebujeme vidět okamžité zlepšení vaší účasti nebo ukončit vaše zaměstnání. To znamená, že musíte pracovat pět dní v týdnu. Pokud se vám nepodaří navštěvovat práci pět dní v týdnu, nemůžete splnit cíle, pro které jste byli zaměstnáni.

Naše standardní placené volno vám poskytuje šest placených nemocenských dnů a dva dny dovolené na dovolenou, které musíte použít během jednoho roku. Musíte požádat o dovolenou dny předem.

Už jste použili čtyři své nemocné dny a všechny své osobní dny se svou současnou nepřítomností. Neplánujeme vám přidělit více času. To vám ponechá jen dva dny nemoci a zaplacenou dovolenou, kterou musíte požádat předem.

Máte-li nepřítomnost, která přesahuje vaše dostupné placené volno, ukončíme vaše zaměstnání. Doufáme, že chápete, jak blízko jste ke ztrátě zaměstnání. Nebudete dostávat žádná další varování.

Pozdravy, Mary Wilmont, manažerka

Thomas Credence, ředitel lidských zdrojů

Informace o tom, jak má zaměstnanec, který obdržel pokarhování, právo na odpověď, naleznete ve vzorovém potvrzení o přijetí.

Líbilo se vám tento článek? Nyní se budete chtít přihlásit k bezplatnému zpravodaji o HR, protože si chcete přečíst všechny nové články, jakmile budou k dispozici.

Vzorek dopisů o pokání

• Vzorový dopis důstojníka: Nezávislost řízení
• Vzorový písemný příklad: Účast

Prohlášení: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a legalitu. Stránky jsou čteny celosvětovým publikem a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi. Prosíme o právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši lokalitu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.