10 Techniky nadčasového řízení času

Každý má 24 hodin denně, ale zdá se, že někteří lidé jsou s touto dobou mnohem produktivnější než jiní. Pokud se necítíte produktivní, obvyklé řešení, které vám přijde na mysl, je, že budete muset lépe zvládnout svůj čas. Nemůžete opravdu „zvládnout“ čas, protože je 24 hodin denně, 60 minut za hodinu, 60 sekund za minutu a to se nikdy nemění.

Můžete však kontrolovat, kde a jak trávíte svůj čas a podniknout kroky ke snížení nebo eliminaci časových ztrát. Ve skutečnosti, řízení času je opravdu vše o řízení sami.

Níže je deset nadčasových způsobů, jak každý den převzít kontrolu nad svým plánem, abyste co nejvíce využili svého času.

1) Stanovení prioritních cílů

Bez cílů, můžete zjistit, že máte tendenci pronásledovat po tom, co se zdá nejnaléhavější nebo zíráte do obličeje. Je těžké, aby se nechal rozptylovat lesklými předměty. Chcete-li tomu zabránit, zjistěte své skutečné priority v životě a posuňte se k nim stanovením ročních, měsíčních, týdenních a denních cílů nebo požadovaných výsledků. Pořadí každého z nich pomocí následujícího systému:

• Význam: (A = vysoká, B = střední, C = nízká)
• Naléhavost: (1 = vysoká, 2 = střední, 3 = nízká)

Nejdříve vždy pracujte na nejnaléhavějších a nejdůležitějších cílech a úkolech (A1) a poté přejděte dolů na seznam.

2) Postupujte podle pravidla 80/20

„Pravidlo 80/20“, také známé jako Paretův princip, říká, že 80 procent vašich výsledků pochází z 20 procent vašich akcí. Je to způsob, jak zobrazit své využití času, upřednostnit vybrané úkoly proti nejdůležitějším cílům. Zaměřujete se na 20% činností, které produkují 80% požadovaných výsledků?

3) Naučte se říkat ne

Když od vás ostatní žádají, mohou být tyto úkoly pro ně důležité, ale v rozporu s vašimi nejdůležitějšími cíli. Zejména když je to něco, co byste chtěli udělat, ale prostě nemáte čas, může být těžké říct ne.

I když je skvělé být týmovým hráčem, je také důležité vědět, kdy a jak být asertivní a nechat osobu vědět, že v tuto chvíli nemůžete zvládnout jejich požadavek. Pokud souhlasíte s převzetím úkolu, vyjednejte lhůtu, která jim pomůže dosáhnout svých cílů, aniž by obětovala svůj vlastní.

4) Překonání otáčení pomocí systému „4D“

• Smazat to: Jaké jsou důsledky nečinnosti úkolu? Zvažte pravidlo 80/20; nemusí to být na prvním místě.
• Delegovat: Pokud je úkol důležitý, zeptejte se sami sebe, zda je to opravdu něco, za co jste zodpovědný. Může být úkol dán někomu jinému? Viz „10 věcí, které by manažer nikdy neměl delegovat.“
• Udělej to teď: Odložení důležitého úkolu, který je třeba udělat, vytváří pouze pocity úzkosti a stresu. Udělej to tak brzy, jak můžeš.

• Odložit: Pokud se jedná o úkol, který nelze rychle dokončit a není položkou s vysokou prioritou, jednoduše jej odložte.

5) Jezte žábu

Z knihy Briana Traceyho Jezte Žábu "Pokud je první věc, kterou děláte každé ráno, jíst živou žábu, můžete jít přes den se spokojeností s vědomím, že to je pravděpodobně ta nejhorší věc, která se vám stane celý den."

Vaše žáby každý den jsou úkoly, které budou mít největší dopad na dosažení vašich cílů, a úkoly, které jste s největší pravděpodobností procrastinate start.

6) Snižte počet schůzek

Špatně řízené schůzky jsou časově vyčerpané, násobené počtem lidí na schůzce. Viz „Jak vést schůzku týmu“.

7) Sklenice: Skály, oblázky, písek a voda

Kategorizujte své úkoly tímto způsobem, pak nejprve řešte „kameny“. Pokud budete stále řešit malé věci (písek, oblázky a vodu), a ne důležité strategické položky, skály, pak se vaše jar rychle naplní bez místa pro více skal.

8) Eliminujte elektronické časy

Každý má určité rozptylování, které je přeruší a vezme si čas z práce. Je vaše Facebook? Cvrlikání? Kontrola e-mailu? Neustálé zasílání zpráv s přáteli a rodinou? Přestaňte je kontrolovat tak často tím, že budete tyto typy úkolů provádět. Nastavte čas, pak zkontrolujte a vypořádejte se se všemi. Dejte si 30 minut a pak se vraťte k úkolu. Dávkujte je a jednou nebo dvakrát každý den si udělejte pauzu, abyste mohli reagovat.

9) Organizujte

Aby bylo možné efektivně řídit svůj čas a být produktivní každý den, musíte vytvořit správné prostředí. Odstranění zbytečného nepořádku, nastavení efektivního systému archivování, umístění v blízkosti všech pracovních položek, které často potřebujete, a využití nástrojů pro správu pracovních postupů, které vám pomohou vytvořit produktivní prostředí.

10) Postarejte se o své zdraví

Dobrý noční spánek, zdravé stravování a cvičení vám poskytnou energii, ohnisko a vytrvalost, která je nutná k tomu, abyste ze svého dne vytěžili maximum. Může se zdát, že práce je důležitější a můžete vždy dohnat spánek, jídlo a cvičení později. Pokud však ztratíte své zdraví, nemůžete pracovat, nebo dělat na tom něco jiného, ​​takže se nestarejte o péči o sebe.