Řízení změn v pracovních projektech

Projektoví manažeři tráví spoustu času vytvářením plánů a stanovením cílů týmu. Sponzoři, zainteresované strany a týmy pak tráví mnoho času změnami v rozsahu práce a procesu zavádění. S jasným, jednoduchým procesem řízení změn a stabilním pohledem na větší obraz, i když se některé z detailů posouvají, jde dlouhá cesta k udržení projektu v pohybu vpřed a umožní vám udržet si chladný.

Přijměte, že se změní

Změny probíhají prakticky ve všech fázích životního cyklu projektového řízení. Uznávajíce, že změny jsou nevyhnutelné - skutečně, často prospěšné - části procesu umožňují nejlepším projektovým manažerům přijmout agilnější přístupy k plánování a provádění. Mít strategie, které mají účinně řešit změny, jak se vyskytují, je nejrychlejším způsobem, jak udržet oko každého na očích, a to i tváří v tvář tomu, co se někdy může zdát konstantním posunem ve směru.

Definovaný, strukturovaný proces řízení změn je vaším prováděcím sešitem; vaše strategie „Bible“. Bude pro vás definovat, jak nejlépe reagovat jako vůdce na návrhy - i požadavky - na změnu v rámci procesu vývoje. To vám pomůže orientovat se, ladně as jistotou, někdy sporné krajiny spolupráce k dosažení všech konečných cílů všech stran.

Proces řízení změn

Proces řízení změn vypadá takto:

• Přijmout požadavek / požadavek na změnu v procesu projektu
• Posoudit požadavek / poptávku po změně se zaměřením na rozpočet projektu, pokud jde o:
• materiálů
• požadavky na povolení
• hodin
• ztracený / získaný čas
• Připravte a prezentujte akcionářům projektu / spojte svá doporučení, jak postupovat ve vztahu k požadavkům
• Přijmout rozhodnutí o rozhodnutí akcionáře nebo odmítnout pokračovat

Podívejme se postupně na každý z těchto kroků:

Přijmout požadavek / požadavek na změnu v procesu na projektu

Obdržíte žádost o změnu projektu ve stovkách různých způsobů: na schůzce, e-mailem, telefonicky, na chodbě, když večer vyrazíte z kanceláře.V ideálním případě získáte informace o formuláři žádosti o změnu, ale měli byste vědět, že v reálném životě si mnoho důležitých zúčastněných stran myslí, že dokončení tohoto typu administrativy je úkolem projektového manažera - a ve vaší společnosti to může být.

Šablona žádosti o změnu projektu (více o tom za minutu) by měla přesně a stručně zachytit všechny detaily žádosti, avšak neformálně k vám dorazí. Jakmile se ujistíte, že všechny podrobnosti jsou přesně zaznamenány, spusťte formulář kolem iniciátoru a ověřte, zda byly všechny body plně vyřešeny.

Mějte na paměti, že změny by mohly být také o tom, že se bude pracovat. Ne vždy předpokládejme, že se změny týkají uvádění práce. Proces je stejný bez ohledu na to, zda zvyšujete nebo snižujete rozsah projektu.

Posouzení změn

Podrobně se podívejte na žádost o změnu. Budete posuzovat dopad na:

• Plán
• Dokumentace
• Dosavadní práce a práce
• Rozpočet
• Opatření kvality
• Rozsah
• Dostupnost zdrojů

Změnu softwaru lze například odhadnout na 5 dní. To by do harmonogramu nepřidalo jen 5 dní, protože by to vytlačilo jiný úkol a přesunulo by to v časovém rámci, kdy je klíčový zdroj na dovolené. Tento úkol by také musel být přesunut, takže tato změna by celkově přidala 8 dní do plánu. To by stálo $ 5k dělat, a extra 8 dnů tlačí nás do dalšího měsíce s dodavatelskou smlouvou, takže tam jsou náklady, aby tam zvážit. Kvalita zůstává stejná, ale změny rozsahu zahrnují novou změnu.

Veškerá příslušná dokumentace by musela být aktualizována, včetně projektového plánu a školicích příruček, které již byly zahájeny.

Takže ve velkém obrazu má jednoduchá 5denní změna ohromující účinky. Je důležité zvážit všechny relevantní faktory před přijetím rozhodnutí o provádění, protože úplný obraz může změnit výsledek.

Připravit a předložit doporučení

Vyzbrojeni pochopením plného dopadu požadované změny nebo změn, předložte svá doporučení týkající se životaschopnosti směny.

V některých případech nebudou změny provedeny, protože vnímaná výhoda bude nižší než náklady. V ostatních případech může být zjištěn dostatečný prospěch, aby se kompenzovaly náklady na další práci. Jiné případy, přesto, se ukáže, že změny jsou nevyhnutelné a mimo vaši kontrolu, bez ohledu na negativní vliv, vyplývající z regulačních otázek nebo otázek dodržování předpisů, nebo vnitřních problémů, jako je organizační restrukturalizace.

Rozhodnutí

U malých změn, které spadají do vašeho limitu autorizace, rozhoduje o tom, zda změny přijmete nebo odmítnete, s vámi (se správným vstupem týmu). Vše, co je větší, by mělo být schváleno sponzorem projektu nebo projektovou radou. Pojmy pro to, co spadá do které kategorie, jsou obecně jasně uvedeny na počátku každého projektu.

Bez ohledu na výsledek je důležité, aby každý, kdo je zapojen do procesu, byl informován. Odcizení členů týmu v jakémkoli bodě vývoje může stát celistvost celého projektu a také budoucí spolupráci.

Nástroje pro správu změn

Byla vyvinuta řada nástrojů pro správu změn, které tento proces usnadňují a zefektivňují. Centrem každé sady nástrojů pro správu změn by mělo být:

• Kontrolní seznam nebo proces mapování zúčastněných stran prostřednictvím vhodných kroků ke zvýšení rozsahu projektu
• Formulář žádosti o změnu šablony (Poznámka: Pokud vaše projekty fungují online z automatizovaného pracovního postupu, je to skvělý nápad mít tento formulář obsažen ve vašem seznamu dokumentů.

Vypracování formuláře žádosti o změnu projektu

Formulář žádosti o změnu projektu by měl obsahovat:

• Jméno osoby žádající o změnu (dále jen „žadatel“).
• Jedinečný identifikátor, jako je číslo změny (toto si můžete přidat později, protože je nepravděpodobné, že by některý z lidí, kteří žádost vznesli, a pomocí formuláře bude vědět, co zde zadat).
• Popis navrhované změny, s co nejvíce podrobností.
• Kategorie změny. V ideálním případě by měli mít žadatelé možnost vybrat si z předobsazené sekce, aby pouze zaškrtli políčko. To je dobré místo k tomu, abych si všiml, zda je žádost o změnu relativní vzhledem k regulaci nebo internímu dodržování předpisů - pokud je (skutečně), můžete obejít mnoho kroků plánování a hodnocení a jednoduše s ním pokračovat.
• „Proč“ změny. Jaký je důvod k jeho provedení? Proč to žadatel chce?
• Možný dopad navrhované změny na jednotlivé prvky projektu, včetně času, nákladů, kvality, rozsahu. Žadatel nemusí mít všechny podrobnosti, takže může vyžadovat, aby vaše pomoc při vyplňování těchto prázdných stránek proběhla prostřednictvím kroku posouzení změn. Minimum, které hledáte v tomto bodě, je objasnění, zda může zvýšit, snížit nebo změnit stávající parametry projektu.

Formuláře pro změnu požadavku by měly být zaokrouhleny směrem nahoru pro podrobnosti, které chcete vyplnit. Šablona by také měla obsahovat prostor pro:

• Změnit rozhodnutí: Přijmout, Odmítnout nebo Odložit
• Jméno osoby, která učinila rozhodnutí (nebo skupinu) plus datum přijetí rozhodnutí a případné další připomínky.

Změny a řízení rozsahu projektu

Řízení rozsahu projektu je proces, který filtruje a zpřesňuje rozdíly mezi tím, co je nezbytné pro úspěšné provedení projektu a co nikoli. Když jsou přijaty žádosti o změnu projektu, je nutné zvážit, jak tyto změny mohou ovlivnit celkový projekt. Proces řízení změn vám pomůže upřesnit a definovat, proč je změna praktická nebo nezbytná.

Průvodce projektovým manažerským orgánem znalostí (PMBOK Guide) - řízení změn projektového záměru páté edice stojí za zmínku, protože to není tak intuitivní, jak byste si mohli myslet. Průvodce PMBOK Zahrnuje vynikající pokyny pro začátek ve formě procesu nazvaného „Rozsah kontroly“ v části Řízení rozsahu projektu. Proces řízení změn v projektech je však třeba řešit integrovanějším způsobem, což se odráží v textu. Uživatelé „PMBOK Guide“ by měli také odkazovat na proces Perform Integrated Change Control, protože jasně stanoví, jak se vše spojuje ve větší krajině.

Pro účely PMP, je důležité pochopit, jak "PMBOK Guide" pokrývá řízení změn, protože bude součástí vaší zkoušky. Mějte však na paměti, že proces řízení změn, který skutečně používáte na projektech, musí být integrován, snadno sledovatelný a praktický.

Vedení vašeho týmu prostřednictvím procesu změny

Projektový tým je rozhodující pro úspěch jakéhokoliv projektu, takže pomáhá aktivně se zapojit do řízení změn procesu.

Zde je 5 způsobů, jak můžete pomoci vašemu týmu rychle se vyrovnat s procesem řízení změn projektu:

1. Otevřete se o změnách. Dejte svému týmu vědět, že se očekává změna projektů.

2. Buďte o procesu otevřeni. Proces řízení změn, o němž se zde diskutuje, nepřichází přirozeně každému. Většina členů týmu nebude vědět, co se od nich očekává, dokud nebudou informováni. Připravte si instruktáž, abyste mohli s nimi projít procesem, a dát každému vědět, jakou roli má při jeho provádění.

3. Ulehčete to. Změna projektu je často přinejlepším řízeným chaosem. Kroky, které budete mít k úspěšné navigaci, definují vaši metajtu jako projektového manažera. Váš tým může najít změny, které jsou znepokojující - zejména ty velké, nebo ty, které mění rozhodnutí dlouho považované za urovnané a překážky považované za dlouho vyřízené. Harmonogram je špatný, rozpočet může být odlišný, požadavky jsou jistě odlišné.

Váš tým se na vás dívá, zda potřebujete poradit a stabilizovat. Udělejte jim proces co nejjednodušší.

4. Být tam, aby vám pomohl. Úspěšná integrace vyžaduje nový způsob práce. Pokud jste již dříve zvládli změnu projektu neformálním způsobem (nebo vůbec ne), pak změna formálního procesu může nějakou dobu trvat, než se stane „způsobem, jakým tady děláme věci“. Nechte tým vědět, že jste tam, abyste jim pomohli, když vám něco běhají.

5. Neboj se říct ne. Ne všechny změny jsou rozumné návrhy. Dejte svému týmu vědět, že pokud se cítí silně o změně, která není pro projekt v tuto chvíli tou správnou věcí, kterou budete v tomto rozhovoru s žadatelem o změnu stát.

Nedostatečné zvládání změn je hlavním způsobem, jakým může být projekt zcela vykolejen, takže dávejte pozor. Se správnými informacemi a procesy mohou být změny projektu řešeny řízeným, inteligentním a přínosným způsobem pro všechny zúčastněné.