Získat podporu vedoucích pracovníků v řízení projektů

Projektoví manažeři mají obtížnou práci. Vzhledem k povaze své role přebírají odpovědnost za vytvoření efektivního týmu, který bude usilovat o nové iniciativy a uspět s nimi. Vzhledem k tomu, že projekty zahrnují všechny práce ve firmě, včetně dočasných a jedinečných iniciativ, stejně jako každodenní činnost, každý projekt je novým dobrodružstvím.

Přidejte si skutečnost, že projekty jsou to, jak inovujeme; jak realizujeme strategii a jak budujeme infrastrukturu a schopnosti naší organizace, je zřejmé, že vedoucí představitelé musí udělat vše, co je v jejich silách, aby podpořili projektové manažery svých firem.

Jedním z nejdůležitějších faktorů podporujících úspěch projektu je přítomnost efektivního, angažovaného výkonného sponzora. Tato pozice je již dlouho spojována s úspěchem projektu v průmyslových studiích, nicméně z přezkumu literatury popisující skutečné praktiky v oblasti sponzoringu vyplývá, že máme dlouhou cestu, jak jít do institucionalizace přítomnosti a praxe sponzorské role v našich organizacích. Trochu kontextu je vhodné. Nejprve se podívejme na primární odpovědnost sponzora.

Hlavní odpovědnost výkonného sponzora projektu

• Převezměte odpovědnost za výsledek projektu. (Tento bod je často popsán jako společná odpovědnost s projektovým manažerem.)
• Provádějte projekt a udělte oprávnění projektovému manažerovi a členům hlavního týmu.
• Podpořte projektový tým o zdroje a viditelnost.
• Zajistit přítomnost a podporu efektivních hodnot týmu, včetně odpovědnosti a transparentnosti.
• Podpořte tým tváří v tvář mimořádným potížím.
• Trénujte projektového manažera.
• Obhajujte projektový tým proti organizačnímu rušení.

Co se stane, když výkonný sponzor je mimo obraz

V nepřítomnosti podpůrného výkonného sponzora spadají všechny výše uvedené povinnosti na již nadměrně zatíženého projektového manažera, kterému obvykle chybí šířka pásma a politická síla k plnění těchto úkolů. Nedostatek efektivního sponzora zvyšuje riziko projektových problémů, mimo jiné: neúspěch, suboptimální výkonnost oproti časovým, nákladovým a kvalitativním cílům a zvýšený turbulenci v týmu.

Jednoduše řečeno, přítomnost efektivního výkonného sponzora je pozitivním výrobcem rozdílů pro komplexní práci spočívající v úspěšném završení našich nejdůležitějších dočasných a jedinečných iniciativ. Vzhledem k zřejmé důležitosti role by mohlo být rozumné předpokládat, že většina organizací bere svou práci s výkonnými sponzory vážně. Bohužel, trochu času stráveného v reálném světě naznačuje něco jiného.

Pohled do toho, jak naše organizace jednají s rolí výkonného sponzora

Jako absolvent manažerského managementu v oblasti projektového managementu mám to štěstí, že se pravidelně seznamuji s postupy projektového řízení zaměstnavatelů mých studentů ve velké metropolitní oblasti. Z firem Fortune 100 do malých, podnikatelských startupů a neziskových organizací jsou zastoupené organizace průřezem naší ekonomiky.

I když by bylo v této době rozumné očekávat, že postupy řízení projektů jsou dobře prokázány, že většina firem by ve skutečnosti vykazovala vyspělé postupy týkající se role výkonného sponzora, ve skutečnosti je situace přesně opačná. Několik ne-vědeckých poznatků z mého každoročního neformálního průzkumu studentů MBA o roli výkonného sponzora v jejich firmách:

• V průměru více než padesát procent studentů popisuje svou firmu jako společnost, která nemá žádné formální postupy týkající se sponzorování výkonných pracovníků.
• Jen málo firem má formální školení nebo standardizovaný popis role a odpovědnosti sponzora.
• Ještě jsem neměl jednu studentskou zprávu, že by její firma zajišťovala školení pro své výkonné sponzory.
• Tam je malá konzistentní dohoda o odpovědnosti sponzora za úspěch projektu.
• Když studenti pohovorí s projektovými manažery ve svých firmách o jejich spokojenosti s výkonem a podporou svých sponzorů, většina dotazovaných vyjádřila frustraci.

Přezkum formalizovanějších průzkumů od průmyslových sdružení a soukromých poradenských firem posiluje obecnou platnost příspěvků mých studentů. A zatímco současný stav praxe výkonného sponzoringu může zanechat prostor pro zlepšení, projektoví manažeři nemají jinou možnost než pokračovat ve svých iniciativách. Existují však některé kroky, které mohou manažeři projektů přijmout, aby mohli získat potřebnou výkonnou podporu.

Jak získat výkonnou podporu pro váš projekt

1. Přijměte sponzora. Pokud má váš projekt strategické důsledky pro Vaši firmu, a to buď přímo pro zákazníky, nebo nepřímo umožněním efektivnějších a efektivnějších interních činností na podporu zákazníků, měli byste přijmout sponzora. Spolupracujte přímo se svým reportér-manažerem nebo s vedoucím vašeho projektového managementu, abyste posílili důležitost projektu a požádali o pomoc. Zdůrazněte úlohu a odpovědnost sponzora, jak je uvedeno výše, a poukazujte na průzkum, který koreluje úspěšnost projektu a efektivní sponzorství.

1. Trénujte svého sponzora. Zdůrazněte roli jako strategickou, ne taktickou nebo jako loutku. Většina vedoucích pracovníků přichází do role sponzora bez formálního školení nebo dokonce kontextu pro jejich odpovědnost. I když jste v poněkud neohrabané roli školení manažera, většina z těchto osob ocení váš kontext a vedení. Otázky týkající se odpovědnosti, posilování hodnot a ochrany týmu by měly být vaším primárním cílem při nástupu do funkce výkonného sponzora.
2. Aktivně se zapojte a zapojte svého sponzora. Nejlepší vztahy mezi vedoucím projektu a výkonným sponzorem jsou vysoce interaktivní. Je důležité, aby obě strany vytvořily jasný komunikační protokol pro aktualizaci projektových činností, jakož i označování a reagování na mimořádné události. Projektový manažer by měl povzbudit výkonného sponzora, aby se z času na čas zúčastňoval na stavových nebo týmových setkáních, aby projevil skutečný zájem, a aby sloužil jako aktivní roztleskávač pro organizaci týmových úspěchů.

1. Požádejte o podporu koučování od svého sponzora. Vždy je užitečné mít někoho, kdo má více zkušeností než pozorování a nabízí konstruktivní a pozitivní zpětnou vazbu a koučování o vašem výkonu. Dejte svému sponzorovi vědět, že vítáte tento vstup ve svém disku, abyste se zlepšili, a když je přijato, přijměte ho elegantně.
2. Pečlivě využijte sponzora na velké problémy. Dbejte na to, abyste se ke sponzorům příliš nedohlíželi na taktické otázky. Nejvyšší a nejlepší využití vašeho sponzora je pro zajištění bezpečných zdrojů; slouží jako mluvčí projektového týmu pro širší manažerskou skupinu a pomáhá posilovat základní hodnoty týmu. Existuje rovnovážný akt, který musí projektový manažer respektovat, když uvažuje o tom, že sponzor zadá do týmové činnosti.

Sečteno a podtrženo

Úloha výkonného sponzora je jedním z důležitých prvků úspěchu projektových iniciativ. Úspěšní projektoví manažeři chápou, jak důležitá je tato role, a pracovat na získání výkonné podpory na správné úrovni a intenzitě. Pokud je role sponzora nepřítomná nebo vágní, vezměte si ji na sebe a najměte si své výkonné sponzory, aby vás podpořili, váš tým a vaši firmu k úspěchu.