6 Procesy řízení rozsahu projektu

Řízení rozsahu projektu je to, co děláte, abyste se ujistili, že váš projekt zahrnuje veškerou práci, která je relevantní pro dosažení cílů projektu (a nikoliv nic jiného). Jedná se o kontrolu toho, co je součástí projektu a co není.

Tento článek se zaměřuje na oblast znalostí znalostí rozsahu projektu z knihy Průvodce projektovým řídícím orgánem znalostí (PMBOK® Guide) - Páté vydání. Není to jediný způsob, jak definovat řízení rozsahu projektu, ale je to dobrý výchozí bod a bude vám velmi užitečné, pokud pracujete na certifikaci PMP®.

Plán řízení procesu

Účelem tohoto postupu je dát vám na konci plán řízení rozsahu. To stanoví, jak budete definovat, řídit, ověřovat a kontrolovat rozsah vašeho projektu. Uvedení práce dopředu k definování vám dává něco, na co se můžete později odvolat. Možná zjistíte, že jako výchozí bod můžete použít plán řízení rozsahu jiného projektu, protože procesy řízení rozsahu se mezi projekty mezi jednotlivými projekty příliš neliší, jakmile se vaše společnost usadila na způsobu práce, který je pro ně úspěšný.

Výsledkem tohoto procesu je plán řízení rozsahu. Toto je součástí plánu řízení projektu a zahrnuje:

• Jak budete připravovat detailní prohlášení o rozsahu
• Jak vytvoříte strukturu členění práce (WBS) z příkazu oboru
• Jak budete WBS udržovat a schvalovat
• Jak získáte formální přijetí výstupů projektu
• Jak budete řídit změny rozsahu

Dokument nemusí být neuvěřitelně podrobný ani velmi formální: jednoduše musí být vhodný pro daný účel.

Proces shromažďování požadavků

V tomto procesu budete pracovat na tom, co chtějí vaši účastníci projektu. Jakmile jste načrtli svůj velký nápad, musíte dokumentovat požadavky a řídit očekávání vašich zúčastněných stran. To je důležité, protože často to, o co žádají, není realistické ani dosažitelné vzhledem k jiným omezením projektu, jako jsou náklady.

Výstupem Vašich prací je zdokumentovaný soubor požadavků. Mělo by to být co nejobsáhlejší a obvykle zahrnuje několik kategorií požadavků, jako jsou:

• Funkční a nefunkční požadavky
• Požadavky na zúčastněné strany, jako jsou požadavky na podávání zpráv
• Požadavky na podporu a školení
• Obchodní požadavky
• Požadavky projektu, jako je úroveň služeb nebo kvalita

Budete také dokumentovat závislosti, předpoklady a omezení, která se konkrétně týkají požadavků.

Definovat rozsah procesu

Zde si vezmete své požadavky a proměníte je v podrobný popis produktu nebo služby, kterou váš projekt vytvoří. Budete mít k dispozici prohlášení o rozsahu projektu, na které se můžete v průběhu projektu odvolat. Bude obsahovat seznam rozsahu a rozsahu působnosti. To je důležité, protože lidé si často nepamatují, co je konkrétně vyloučeno, a vracejí se a žádají vás, abyste v těchto oblastech pracovali. Jakékoliv inkluze budou muset projít kontrolou změn.

Vytvoření procesu členění struktury práce

Tento proces vám umožní změnit seznam požadavků na strukturovanou vizi toho, co musíte udělat. Hlavním úkolem zde je rozdělení velkých úkolů na menší, zvládnutelné kousky.

Výsledkem tohoto procesu je WBS a může být velmi užitečným nástrojem. Pokud si nemyslíte vizuálně, můžete dosáhnout stejného výsledku vytvořením seznamu.

Ověřte proces rozsahu

Proces Validate Scope neznamená, jak si možná myslíte, získání obchodních účastníků, aby se odhlásili ze svého WBS. Jde o to, abyste měli jistotu, že máte zavedený proces pro odhlášení pro své výstupy, až přijde čas.

Stojí za to, aby byla tato struktura zavedena tak, abyste neměli žádné otázky o tom, kdo bude schvalovat výstup nebo jaká kritéria budou používat, aby řekli, že je kompletní. Jakmile je proces dokončen, přijmete výsledky, které schválí ten, kdo je potřebuje schválit.

Proces řízení rozsahu

Proces Řízení rozsahu je poslední v oblasti znalostí znalostí rozsahu projektu. Vztahuje se k tomu, aby bylo zajištěno účinné řízení změn, pokud je třeba změnit rozsah. Zahrnuje také sledování vašeho projektu s kloboukem „rozsah“, aby bylo možné zkontrolovat, že bude dodávat to, co si myslíte, že bude.

Těchto šest procesů tvoří rozsah projektového managementu, který je obsažen v PMBOK® Guide - Páté vydání.