Co je v dokumentu o rozsahu projektu

Když zahajujete novou iniciativu, dokument o rozsahu projektu je pro váš tým kritickou informací. Definuje konečný produkt, který má být dodán zákazníkovi, kdy musí být dodán a za jakou cenu.

Tento dokument v podstatě definuje hranice práce, takže každý člen týmu a zákazník pochopí, co projekt znamená. Stejně důležité je, že chápou, co dělá ne znamenat.

Výhody

Nedílnou součástí projektového řízení je prohlášení o rozsahu projektu, které je jednou sdíleno se všemi členy týmu a zákazníky projektu. Mezi jeho výhody patří:

• Společné pochopení všech očekávaných vlastností, kvality a načasování projektu
• Prostředek pro komunikaci s ostatními zúčastněnými stranami projektu s cílem získat jejich podporu a zapojení
• Nástroj zaměřený na úsilí týmu na práci potřebnou k uspokojení potřeb zákazníka

Pokud jsou navíc navrženy změny, které přesahují hranice původního rozsahu, stává se prohlášení základem pro odhad a navrhování úprav. Pokud změny přijmou všechny zúčastněné strany, může být prohlášení o rozsahu revidováno.

Začínáme

Projektový manažer musí hledat vstupy od členů týmu, zákazníků, výkonného sponzora a dalších klíčových zainteresovaných subjektů, aby porozuměli a popsali požadovaný výstup z projektové iniciativy. To se často nazývá výstup.

Popis dodávky musí zahrnovat náklady nebo přijatelný rozsah nákladů pro projekt. Definuje také klíčové funkce, které mají být zahrnuty, a časový rámec pro doručení.

Po dohodě se zákazníkem, projektovým manažerem, projektovým týmem a výkonným sponzorem musí být veškeré změny prohlášení o projektu provedeny pečlivě kontrolovaným a zdokumentovaným procesem změny.

Kaskádový dopad

Jakmile bylo odsouhlaseno prohlášení o rozsahu nebo dokument, každá část týmu jej použije jako základ pro vlastní odhady práce, načasování a souvisejících nákladů. Čím přesnější a přesnější prohlášení o rozsahu, tím je pravděpodobnější, že pracovní týmy budou produkovat přesné odhady a požadavky na zdroje.

Výjimky mohou být důležité

Není neobvyklé, že dokument rozsahu projektu obsahuje seznam konkrétních položek, které mají být z dodávky vyloučeny. Například dokument dodavatele, který je určen pro výstavbu domu, by mohl stanovit, že povolení k ochraně životního prostředí má vlastník obdržet a není odpovědností dodavatele stavby domu.

Co může jít špatně?

Nedostatečná jasnost je společným zdrojem stresu a selhání projektu. Nejasný nebo nejednoznačný dokument o rozsahu ponechává mnoho otázek otevřených k diskusi a neinformovaným rozhodnutím. Ty mohou mít vliv na vlastnosti, kvalitu, načasování a náklady projektu.

Další úskalí, kterému je třeba se vyhnout, je známé jako "plíživost rozsahu". Je-li prohlášení o rozsahu neurčité, je zákazník v pokušení učinit požadavky, které jsou mimo záměr nebo hranice původních plánů.

Úprava rozsahu

I když časté změny rozsahu zpožďují dokončení projektu a mohou znamenat značné náklady, jsou někdy nezbytné a rozumné. Projektoví manažeři se spoléhají na proces „řízení změn“, který identifikuje požadovanou změnu, reviduje všechny odpovídající odhady času, nákladů a pracovní zátěže a přehodnocuje projekt pro nová rizika vzhledem k dané změně.

Vedoucí projektu a výkonný sponzor obvykle rozhodují o změně rozsahu pouze tehdy, když je situace plně analyzována. Změny jsou dokumentovány v rozhodovacím protokolu a poté sděleny většímu projektovému týmu.