Komplexní přehled práce projektového řízení

Projektový manažerský institut (PMI) definuje projektový management jako "splnění požadavku projektu prostřednictvím aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik k projektovým aktivitám. Toho je dosaženo prostřednictvím zahájení, plánování, realizace, kontroly a uzavření projektu.."

Ačkoli se tato definice může zdát složitá, principy řízení projektů jsou ve skutečnosti zakořeněny ve zdravém rozumu a praktičnosti. Ať už chcete svým klientům poskytnout projektový management nebo vaším cílem je stát se projektovým manažerem, posuďte krok za krokem základy projektového řízení. Než začnete, zjistěte, zda služba, kterou chcete nabídnout (nebo úkol, který používáte) je skutečně projekt.

Obecné řízení versus řízení projektů

Jak se rozhodujete, zda je nebo není projekt? Chcete-li to rozdělit, oddělte dvě různé oblasti řízení do funkčního (nebo obecného) řízení a projektového řízení.

Funkční nebo obecné řízení je nepřetržitý provoz úkolu. Jedním z příkladů by bylo, pokud vlastníte technologickou společnost a máte klienta, pro kterého poskytujete podporu zálohování a průběžně spravujete svůj roční účet zálohováním svých serverů a poskytnete jim týdenní zprávu o činnosti. Pokud tak učiníte po dobu pěti let a máte s klientem smlouvu o obnovitelných zdrojích, vaše práce je nepřetržitá a proto obecná nebo funkční.

Pokud však chce váš klient implementovat nový redakční systém a má jeden rok na vývoj nového systému a požádá vás, abyste vedli jeho vývoj, váš klient vás do projektu zapojil.

Podobně, pokud pracujete s lidskými zdroji a vaším úkolem je spravovat rozpočet oddělení a dohlížet na juniorské spolupracovníky, máte funkční úlohu, protože se jedná o nepřetržitou práci, která nemá definovaný cíl.

Na druhou stranu, pokud máte stejné pracovní místo v oblasti lidských zdrojů a ředitel oddělení vás požádá o zavedení nového programu náboru (a poskytne vám termín a rozpočet) a učiní z vás vedoucího projektu, pak je to projekt, protože má datum začátku a konce a úkol se stane pouze jednou.

Vizualizace projektu do tří částí

Nyní, když chápete podstatu projektu, můžete se blíže podívat na projektový management. Jako příklad používáme náborový program, nyní, když víte, že je potřeba projekt, je dalším krokem vymezení rozsahu, času a potřebného rozpočtu.

Projektový management je plánování, organizování a kontrola rozsahu, rozpočtu a času projektu programu náboru. Chcete-li si představit projekt, nakreslete jednoduchou pyramidu. Každý řádek pyramidy představuje jednu ze tří hlavních částí projektu (tj. Rozsah, čas a rozpočet). Prázdný prostor uprostřed pyramidy je kvalitní výrobku. Pyramida je důležitým nástrojem, který je třeba mít na paměti, když plánujete svůj projekt, protože jak vaše tři hlavní části rostou nebo se zmenšují, je ovlivněna kvalita produktu.

Rozsah projektu

Definování rozsahu je často nejobtížnější a nejsložitější součástí projektového řízení. Podrobnosti o projektu jsou zpravidla na začátku neznámé, takže odhad toho, jaké aktivity a úkoly jsou potřebné k provedení projektu, je promyšlený. Rozsah se skládá ze všech různých činností a úkolů, které budou provedeny za účelem výroby konečného produktu, který dodáte. Definování rozsahu projektu vám pomůže určit čas a rozpočet, který budete potřebovat k dokončení projektu.

Dobrým způsobem, jak začít, je jednoduše napsat, co si myslíte, že je potřeba k dokončení úkolu. Dále konzultujte s ostatními a získejte ucelený přehled o všech souvisejících činnostech.

Čas projektu

Jakmile založíte počáteční rozsah, můžete začít přidělit čas každé aktivitě a úkolu a navíc se podívat na větší obrázek projektu. Zeptejte se sami sebe, které činnosti se budou konat současně a které se budou konat postupně. Také věnujte velkou pozornost tomu, kolik lidí bude kontrolovat aktivity projektu, protože to bude mít vliv na čas, který bude trvat na dokončení kroku. Je překvapující, jak dlouho může jednoduchý úkol trvat, když ho potřebují tři lidé. Po výpočtu času, který bude trvat na dokončení kumulativních činností a úkolů, jste připraveni vytvořit plán projektu pro následný projektový tým.

Rozpočet projektu

V tomto okamžiku jste zjistili, co (rozsah) a délku (čas) projektu, Nyní je čas určit rozpočet. Stejně jako výpočet množství času na projekt, budete často muset konzultovat s ostatními, včetně oddělení vede k určení přesného rozpočtu. Rozpočet se skládá z několika úvah, včetně využití lidí a materiálů zapojených do prováděných činností a na dobu, po kterou budou lidé potřebovat, a použité materiály.

Komunikace je klíčem

Často klient (nebo šéf) chce, aby byl projekt dokončen v předem stanoveném čase a rozpočtu, aniž by byl zohledněn rozsah projektu. Problém s tím je, že téměř vždy, rozsah projektu nemůže být rozumně dokončen vzhledem k časovým a rozpočtovým omezením. V důsledku toho je součástí projektového řízení vyjednávání podmínek projektu s klientem nebo šéfem. Během celého procesu vyjednávání, stejně jako celé délky projektu, je dobrá a jasná komunikace jedinou nejdůležitější dovedností, kterou budete potřebovat.

Čím jasněji komunikujete výzvy podél cesty, tím spokojenější bude váš klient nebo šéf.