Naplánujte projekt se základními nástroji projektového řízení

Náš svět práce je stále více světem projektů. Projekty jsou to, jak vyvíjíme nové produkty, realizujeme strategické iniciativy a děláme vše, co je v organizaci nové.

Projekty jsou definovány jako dočasné a jedinečné iniciativy, na rozdíl od běžných provozních činností. Zatímco mnoho firem se spoléhá na vyškolené, certifikované projektové manažery, aby vedli své iniciativy, dovednosti projektu jsou stále více vyžadovány pro všechny odborníky. Tento článek nabízí úvod do plánování projektu pro každého profesionála, který má zájem o přijetí praxe, která funguje tak dobře pro profesionální projektové manažery.

Udělejte si čas na skutečné definování a plánování svého projektu

Projektoví manažeři chápou, že velká část celkové doby trvání projektu je věnována plánování. Mnozí z nás mají tendenci spěchat, aby začali pracovat, což je ve světě projektů podobné vynecháváním čtení instrukcí na tomto novém kusu nábytku, který jste si zakoupili od jednoho z těch „prodejců“. Šance jsou, spěch dělat práci bez čtení instrukcí vytvoří nějaké vážné problémy v určitém okamžiku ve vašem úsilí.

Namísto toho, abychom se vrhli přímo do práce, je důležité zkomplikovat několik kritických problémů:

1. Co přesně vytváříte? Buďte co nejkonkrétnější.
2. Kdy musí být doplněn?
3. Jaké zdroje (lidé, vybavení a rozpočet) máte k dispozici, k dokončení projektu?

Výše uvedené tři položky jsou základními prvky prohlášení o rozsahu. Každý projektový manažer pracuje na vyjasnění rozsahu před zahájením práce.

Rozsah iniciativy společnosti Holiday Party

Prohlášení o vzorovém rozsahu pro firemní svátek může číst následovně:

Naším cílem je do konce prosince naplánovat a dodat firemní sváteční oslavu pro 100 zaměstnanců a jejich významné další osoby, a to za cenu nepřesahující 10 000 USD. Naše plánování a koordinace se bude skládat ze čtyřčlenného výboru s dohledem generálního ředitele.Večírek bude obsahovat otevřený bar, pokovené jídlo, dezert a zábavu.

Prostě si vezměte čas k řemeslu, že jednoduché, ale důležité prohlášení nabízí silný návod pro tým zapojený do projektu. Každý chápe povahu projektu, časový rámec, zdroje a rozpočet.

Rozdělte rozsah do diskrétních bloků práce

Projektoví manažeři vytvářejí něco, co se nazývá strukturou členění práce, aby popsali jasné, použitelné termíny, všechny práce projektu, které musí někdo v určitém časovém rámci dokončit. Ve vaší situaci může členění práce zahrnovat:

• Určete polohu.
• Potvrďte dostupnost pokoje a zamkněte ji vkladem.
• Vyberte možnosti jídla.
• Potvrďte bar a co bar obsahuje.
• Identifikujte možnosti dezertů.
• Vytvářejte a distribuujte pozvánky s výběrem potravin.
• Dokončete výběr potravin na základě vrácených pozvánek.
• Rozhodněte se o typu zábavy.
• Zkontrolujte možnosti zábavy a vyberte.
• Potvrďte nastavení jídelny.
• Koupě stolních dárků pro hosty.
• Koordinujte a doručte událost.

Projektoví manažeři by tento rozpis práce projektu rozvinuli bez ohledu na zdroje nebo načasování, ale spíše ve formátu brainstormingu. Jakmile budou všechny práce potřebné k dosažení rozsahu projektu identifikovány, je načase dát je do pořádku, přidělit odpovědnosti a požádat o odhad času a nákladů od členů týmu.

Vytvoření plánu projektu z členění práce

Po dokončení jednoduchého členění práce uvedeného na předchozí stránce musíte nyní:

• Potvrďte, že byly identifikovány všechny hlavní položky k dosažení rozsahu projektu.
• Potvrďte, kdo bude zpracovávat jaké pracovní položky a vytvořit matici odpovědností, která bude popisovat hlavní pracovní úkoly odpovědné strany.
• Požadavek, aby každý člen týmu přezkoumal své úkoly, určil odhady času a nákladů, poznamenal termíny, shrnul potřeby zdrojů a zajistil, že důkladně zhodnotí práci, kterou musí být odpovědný.

Jakmile jsou výše uvedené kroky dokončeny, projektový tým by měl spolupracovat na postupnosti událostí ve správném pořadí a zaznamenat případné konflikty zdrojů nebo potenciálních problémů s plánováním. Projektový manažer by dokončil tento krok vytvořením síťového diagramu, výpočtem kritické cesty a následným naplánováním zdrojů, často pomocí počítačového softwaru.

Pro váš menší projekt používající neformální metody, jednoduchý post-it poznámka typ přístupu, kterým se položky v pořadí může být vše, co je nezbytné. Tento proces vám umožní vyvinout kompletní obraz o příslušných krocích a termínech pro plánování a poskytování skvělých svátků!

Nechte Začátek práce

Nyní, když jste si vzali čas na řádné vymezení projektu, identifikovali hlavní úkoly, posloupnost úkolů a vyhodnocili požadavky na čas a zdroje, jste připraveni dát tým k práci na svých přidělených úkolech. Vaším úkolem jako neformálního projektového manažera je sledovat práci, podporovat členy týmu a pomáhat při identifikaci a řešení problémů, které se vyskytnou. Dobrý projektový manažer se pravidelně setkává s členy týmu, aby zhodnotil pokrok a identifikoval a navigoval vznikající rizika.

Sečteno a podtrženo

Stejné postupy popsané výše lze aplikovat na jakoukoli situaci projektu ve vašem oddělení nebo obchodní jednotce. Vypracovat jasný rozsah, identifikovat práci, přidělit zdroje, vytvořit odhady a harmonogram, a pak sledovat a kontrolovat práci. Vaše praxe bude uznána a oceněna profesionálními projektovými manažery na vašem pracovišti a vaše výsledky budou mnohem lepší, než jen skákat do práce, aniž byste si to mysleli.