Způsoby, jak požádat o pomoc od sponzora projektu

Vztah mezi projektovým manažerem a sponzorem projektu je podobně jako tradiční vztah zaměstnanec / manažer. Sponzor projektu nesmí být přímým manažerem projektového manažera ani v řetězci velení projektového manažera. Sponzor projektu však podporuje projektového manažera, protože projektový tým pracuje na dokončení projektu.

Stejně jako supervizor je jedním z největších způsobů, jak sponzor projektu podporuje projektového manažera, řešení problémů, které zvládne pouze někdo, kdo má organizačního vlivu sponzora projektu. Když se projektoví manažeři dostanou do problémů, mohou řešit pouze sponzoři projektu, zde jsou věci, které by měli projektoví manažeři dělat.

Výfuk Všechny ostatní možnosti

Sponzoři projektu bývají na organizační úrovni, kde je většina rozhodnutí obtížná, protože pokud je rozhodnutí snadné, je prováděno na nižší úrovni. Musí se rychle rozhodnout, někdy s omezenými informacemi.

Jako projektový manažer se musíte ujistit, že jste vyčerpali všechny další možnosti řešení vašeho problému dříve, než půjdete na sponzora projektu. Řekněme například, že máte člena projektového týmu, který neplní své závazky. Před přijetím problému sponzorovi projektu byste se měli pokusit vyřešit problém s jedním členem projektového týmu. Pokud to nefunguje, měli byste se obrátit na vedoucího člena týmu. Jakmile to problém nevyřeší, můžete tento problém převzít sponzorovi projektu.

Vyčerpali jste možnosti řešení problémů zdola nahoru. Nyní může sponzor projektu na této otázce pracovat shora dolů. Zadavatel projektu by měl problém vyřešit se svým kolegou a informovat vás o jejich dohodnutém postupu.

Poslední věc, kterou se chcete stát, je, že sponzor projektu přijde s řešením, které byste mohli realizovat pod vaší vlastní pravomocí bez jakékoli pomoci. Někdy se to stane. Každý dělá chyby. Naučte se z těchto situací, když se vyskytnou, a budete pro ně lepší projektový manažer. Příště, když se objeví podobná situace, zvládnete to lépe než dříve.

Buďte konkrétní o tom, co potřebujete

Zatímco sponzoři projektu jsou zvyklí pracovat z neúplných informací, projektový manažer by neměl vynechávat relevantní informace. Pro sponzora projektu je důležité mít kontext pro situaci, která potřebuje jeho pozornost.

Jakmile má sponzor projektu vhodný kontext pro rozhodnutí, buďte specifický ohledně toho, co od sponzora potřebujete. Potřebujete směr, jak postupovat? Potřebujete povolení k provedení určité akce? Potřebujete vyřešit problém? Potřebujete zdroje, které nemůžete získat sami?

Pokud jste si nepomysleli, co přesně potřebujete, můžete přijít k rozhodnutí o tom, co potřebujete, ale později zjistíte, že jste se mýlili. Přemýšlejte o problému dříve, než ho vezmete sponzorovi, aby se minimalizovalo riziko plytvání navzájem.

Zaměřte svou žádost

Sponzori projektu jsou zaneprázdnění lidé. Nespočet problémů táhne jejich plány sání jejich čas pryč.

Pokud má projektový manažer skutečnou potřebu času sponzora projektu, není to špatná věc nebo zásah do času sponzora. Čas strávený s projektovým manažerem a sponzorem projektu by měl být vysoce produktivní. Udržujte svůj požadavek zaměřen tak, abyste v případě potřeby používali pouze tolik času svého sponzora.

Jak váš sponzor zažije produktivní jednorázovou spolupráci s vámi, bude se těšit na vaše setkání. Lidé na vysokých úrovních organizací často tráví svůj čas na neproduktivních setkáních, kterých se musí zúčastnit. Účast na produktivním setkání by mohla být energickou změnou tempa pro vašeho sponzora projektu.