Jak vytvořit plán pro outsourcing

Mnoho diskusí o outsourcingu v médiích to dělá složitým, ale je to docela jednoduché. Dokonce i v našich domovech, jsme "outsourcing" mnoho úkolů: vaření, zachování našich trávníků, a péče o děti, jen abychom jmenovali alespoň některé. Když nemáme čas, zaměření nebo dovednosti dělat práci sami, hledáme někoho, kdo může, a někoho, kdo bude dělat práci za cenu, kterou si můžeme dovolit zaplatit. Korporace fungují stejným způsobem, i když jejich rozhodnutí může zahrnovat více faktorů a rozhodovacích činitelů.

Vývojový proces

Stejně jako rodiny dělají různá rozhodnutí, korporace mohou přijít k překvapivě různým rozhodnutím o outsourcingu.Neexistuje žádná šablona, ​​která by fungovala pro všechny firmy, ale existuje proces, který musí všechny firmy zvážit:

Realizace

V minulosti mnohé podniky možná ani nevěděly, co je to outsourcing. Dnes vědí o outsourcingu, ale možná si neuvědomují, kolik programů outsourcingu (a outsourcingu) již provozují: Copy center, mail rooms, facility management, IT a dokonce i části korporátního právního oddělení. Outsourcing nemusí řešit každý problém, ale učení o předchozí generaci kontraktů identifikuje nové projekty a poskytne cenný náhled.

Stanovení cílů

Chcete-li být úspěšní při vytváření outsourcingového programu, musíte definovat konkrétní cíle, jako je snížení celkových firemních nákladů o pět procent, zaměření na efektivitu na jednom místě, nebo jen podívat se na funkce prováděné v jedné obchodní jednotce. Cíle nepotřebují obrovské detaily. Jak se vaše outsourcingové zkušenosti zvyšují, definice se změní.

Účast

Potřebujete účastníky z mnoha oblastí odbornosti, aby poskytli vstup do plánu, ověřili předpoklady a poskytli odborný posudek. Při přechodu z obecného plánu na konkrétní projekty tento proces zopakujete a vytvoříte podskupiny s ještě konkrétnějšími znalostmi.

Identifikace

Nyní, když máte cíle a odborníky k identifikaci a interpretaci informací, je čas určit konkrétní projekty pro váš outsourcingový program. Každá firma vyvíjí různá kritéria a je řízena kulturou stejně jako finanční či provozní analýzou, ale existují společná kritéria, na která byste se měli zaměřit:

• Předchozí rozhodnutí: Vaše firma pravděpodobně učinila dřívější rozhodnutí o využívání zaměstnanců, kteří nejsou zaměstnanci, jako jsou dočasní pracovníci nebo servisní smlouvy. Podrobnosti naleznete v části Zadávání zakázek a ve spolupráci s úřadem PMO (Project Management Office). Podívejte se, jak řešili problémy v tomto seznamu a shromáždili získané poznatky.
• Odbornost: Vykonáváte funkce nebo produkujete produkty bez dostatečných znalostí, nebo máte problémy s udržením manažerů? Má současný management plán na řešení těchto problémů? Pokud ne, mohl by to být dobrý outsourcingový projekt.

• Kvalitní: I když funkce má lidi se správnými dovednostmi a zkušenými manažery, nemusíte dostat úroveň služeb, které potřebujete. Vede manažer zákaznický průzkum? Co říkají zákazníci o produktech nebo službách? Mezera v kvalitě nebo nezájmu o zákaznický servis je dalším znakem outsourcingu.
• Náklady: Výjimečně vysoká kvalita služeb nemusí být nutně dobrá hodnota. Jak se vaše náklady liší od konkurence? Vytváří funkce měsíční zprávy: Jednotkové náklady, provozní náklady, víceleté trendy v nákladech? Pokud tato funkce nemůže vytvářet tyto zprávy, může outsourcovaná služba poskytovat větší transparentnost do vašich operací.

• Stupnice: Když budete zkoumat celou firmu, uděláte mnoho nečekaných objevů. Zaměřte se! Jeden velký projekt je lepší kandidát na outsourcing než řada menších projektů. Tento jediný velký projekt bude vyžadovat mnohem méně administrativních a řídících zdrojů. Udržujte úplný seznam, ale vyberte pouze kandidáty, kteří mají velký dopad na vaši první vlnu projektů.
• Bezpečnostní: Nyní máte dobrou představu o potenciálních projektech. Je čas je filtrovat podle bezpečnostních standardů. Bezpečnost je komplexní a kontroverzní téma. Různé normy platí pro různá odvětví a některé firmy jsou více vědomé bezpečnosti než jejich konkurenti. Porozumět interním a průmyslovým standardům a odpovídajícím způsobem omezit outsourcingové projekty. Zahrnout právní, IT, firemní bezpečnost, dodržování (pokud se vztahuje), a všechny "rizikové" oddělení ve vašich diskusích.

• Prioritizace: Každá položka výše (a možná i další charakteristiky) musí být hodnocena a každý projekt by měl mít přidělenu celkovou hodnotu outsourcingu. Nepochybně bude mnoho debat o tom, které vlastnosti jsou nejdůležitější, pokud jsou jejich výsledky přesné, a zda by měly být zváženy další charakteristiky. Nebuďte překvapeni, pokud tento proces trvá měsíce nebo dokonce roky.
• Sdělení: V době, kdy jste upřednostňovali potenciální projekty, pořádali jste spoustu setkání a hovořili s mnoha lidmi. Očekávejte, že tyto diskuse budou veřejnými informacemi v odděleních, která jste cílili na outsourcing. Vždy předpokládejme, že tyto diskuse se dostanou k zaměstnanecké populaci, často v reálném čase. Pečlivě promyšlená firemní komunikace musí být připravena a připravena. Nikdy nedovolte, aby se zvěsti staly lepším zdrojem informací než faktů.

Provádění

Na konci tohoto procesu budete mít svůj počáteční outsourcingový plán. Při provádění tohoto plánu existuje mnoho dalších kroků: Potvrzení údajů, vytvoření podvýborů pro konkrétní projekty, identifikace dodavatelů, provozování pilotů, zadávání zakázek atd. Nicméně, rozvoj vašeho plánu vám poskytne první a nejdůležitější kroky.