Kroky přizpůsobení komunikace pro každé publikum

Pokud doufáte, že budete komunikovat s lidmi způsobem, který sdílí informace a zejména mění chování a má vážný dopad, musíte znát své publikum. Je to základní princip velké komunikace. Pochopení perspektivy lidí, se kterými mluvíte, vám pomůže stát se lepším moderátorem a profesionálem v oblasti lidských zdrojů.

Poznejte své publikum. Vědět, o co se starají. Vědět, co chtějí slyšet. A jejich poznáním a zaměřením své zprávy můžete ukázat, že jste zdrojem. Zapojíte své publikum a budete mít větší dopad.

Problém? Vědět, že vaše publikum vyžaduje čas, a je vždy snazší udělat mozek výpis všech věcí, o nichž víte, nebo chcete svému publiku říct o tématu. Kritické myšlení o tom, co vaše publikum chce nebo potřebuje slyšet, je tvrdší.

Spousta profesionálů v oblasti lidských zdrojů je uvězněna v tom, že dává svým divákům vše, co by měli vědět nebo udělat o prezentaci problému. Víte, že jste se ocitli v této pasti, když jste místo toho, abyste přemýšleli o tom, že na ní umístíte odrážky,

• co diváci opravdu zajímají,
• jaké jsou vaše nejdůležitější body, a
• jak je mapovat do jasného příběhu, který vytváří poutavý rozhovor.

Druhou pastí, do které mnozí personalisté spadají, je opakování té samé prezentace každý den pro různé diváky. Problém je v tom, že se různí diváci starají o různé věci a reagují na ně - takže pokud chcete být zapojení, musíte přizpůsobit svou zprávu pokaždé, když mluvíte.

Je to způsob, jak zajistit, že si svou zprávu přizpůsobíte, proříznete hluk a udržíte své publikum v kontaktu s tím, co jim říkáte - bez ohledu na to, kdo nebo kde jsou. Těchto pět klíčových upomínek zajistí, že vaše slova dosáhnou dopadu, který si zaslouží - když vyhrajete plnou pozornost a angažovanost publika.

Vědět, co vaše publikum pečuje

Vaše publikum se nestará o to, co říkáte, dokud neprokážete, že se o ně staráte. Když plánujete svou prezentaci, zeptejte se, jaké jsou výzvy a potřeby očekávaného publika? Jaké jsou tři až čtyři hlavní otázky nebo otázky týkající se vašeho tématu?

Pokud nevíte, zeptejte se pár lidí, kteří se zúčastní vaší prezentace, požádejte vedoucího oddělení nebo, pokud nejsou k dispozici žádné informace, co nejlépe odhadněte.

Poté začněte svou prezentaci tím, že svým divákům připomnete jejich zjištěné obavy. Řekni: „Vím, že někteří z vás přemýšleli o našich výhodách, nebo„ si myslím, že tyto tři věci jsou to, co opravdu chcete z této dílny dostat. “

Když mluvíte poprvé o svém publiku a jeho problémech a potřebách, které budete řešit ve svém projevu, dokazujete, že se o ně staráte. To lidi chce poslouchat.

Mapujte své hlavní body pro své publikum

Většina HR prezentací se cítí jako informační skládka, ne jasný příběh se souborem hlavních bodů. HR odborníci obvykle vědí mnohem víc, než chtějí jiní lidé vědět, nebo potřebují vědět o jakémkoli nezbytném tématu.

Autoři Chip a Dan Heath ve své knize "Made to Stick" nazvali toto "prokletí znalostí." Kdy jste naposledy cítili, že prezentace je příliš krátká nebo že obsahuje příliš málo informací? Pravděpodobně zřídka, pokud vůbec.

Lidé, kteří vystupují jako moderátoři, ti, kteří jsou slyšeni a mají vliv, začínají uznat problém publika, že pomáhají řešit. Poté, když připravují svou prezentaci, oddělují se od toho, co je dobré vědět.

Udělejte si polovinu času, kdy se budete muset soustředit na podstatu své prezentace a co vaše publikum potřebuje vědět, které jim pomůže. Nejlepším způsobem, jak prolomit „prokletí znalostí“, je zaměřit se na to, co je pro vás i pro publikum nejdůležitější.

Namapujte prezentaci na tabuli nebo kus papíru nebo použijte sadu poznámek. Jaká posloupnost bodů je nejlepší? Existuje nějaká objednávka k bodům, které dodají vašemu publiku větší smysl? Jak se vaše body vztahují k sobě? Učiňte je jasně. Pokud ne, řekněte lidem: „Tady je úplně jiné, ale důležité téma.“

Řekněte příběhy a příklady použití Vaše publikum najde přepojitelné

Kromě snahy prezentovat příliš mnoho věcí najednou, příliš často HR prezentace znějí abstraktně a nesouvisejí s každodenním životem a prací publika. Pak se stane, že se lidé naladí, sedí v řeči, předpokládají, že to není o nich, a nečiní nic. To činí prezentaci plýtváním času a vaší.

K tomu, aby se lidé s nimi spojili, aby jim pomohli jednat, potřebují myšlenky zakotvené v příbězích a příkladech. Lidské mozky jsou zapojeny do příběhů a zapamatovat si je. Pokryjte tedy méně bodů - lépe - s mnoha příklady. A pokud je to možné, uveďte příklady z jejich oddělení a jejich každodenní zkušenosti v práci.

Řekněte příběhy o tom, jak používat myšlenku, kterou sdílíte. Ať už je to způsob, jak vyřešit problém s odškodněním, jak poskytnout zpětnou vazbu, jak se přihlásit do svého plánu vize nebo jak se liší nová organizace od té staré, vyprávějte příběhy. Udělejte most jasný mezi vaším tématem a jejich životy a zájmy.

Show, neříkej jen svým divákům

Obrázek má v mnoha případech hodnotu tisíce slov. Videa se stávají normou pro efektivní komunikaci. V tomto dni přístupných video nástrojů, moderátoři, kteří používají příliš mnoho textu, často používají výmluvy. Říkají: „Ale musím sdělit velmi specifické informace.“ Nebo „Moje publikum bude schopno tuto složitou myšlenku lépe strávit, když to napíšu.“ Ne, ne, a ne, nebudou.

Pokud vaším cílem není porodit, odcizit a podvádět své publikum a mít v nejhorším případě žádný vliv, střih textu. Posílejte ho v následném e-mailu, nebo sdílejte v dokumentu Google. Vizuály, které používáte, musí podporovat příběh, ne se stát vaším skriptem. Jakmile budete mít svůj jasný soubor hlavních bodů a dobrý tok podporovaný příběhy a příklady, teprve pak byste měli spustit prezentační nástroj.

V opačném případě skončíte se svými diapozitivy, které slouží jako dvojitá povinnost, jako vaše poznámky. V takovém případě byste měli prezentaci poslat e-mailem místo plýtvání časem publika.

Přizpůsobte a zdokonalte se tím, že znáte své publikum

Jakmile vytvoříte dobrou prezentaci, která vizuálně podporuje vaše hlavní poselství, máte svobodu přizpůsobit ji každému publiku, kterému sloužíte. Můžete si vytvořit svůj názor a pak se nahlas zeptat: „Tak proč byste se o to měli starat?“ A přizpůsobit svou odpověď publiku, které je před vámi. O co se vaši členové marketingového týmu starají, se může velmi lišit od potřeb vašich vývojových pracovníků.

V letech poskytování školení a prezentací pro vůdce v desítkách organizací, jako jsou Apple, Oracle, SAP a T-Mobile, vyzařovala síla jednoduchého souboru zpráv. Když byly zprávy podpořeny jednoduchými obrázky a doručeny soustředěným moderátorem, který dokázal vyjasnit body a spojit je s každodenním životem publika, došlo ke komunikaci. A není to důvod, proč dělat prezentaci?

----------------------------------------

Tobey Fitch je Managing Partner ve společnosti Fitch Associates. V minulosti přispíval do publikací včetně podnikatele.