Jak zjistit, kdy potřebujete firemní politiku

Firemní politiky a postupy zajišťují bezpečné, organizované, přátelské, zmocňující a nediskriminační pracoviště. Politiky chrání zaměstnance před volným prostředím zvýhodňování a nespravedlivého zacházení. Pokud se ale pokusíte vytvořit zásady pro každou podmínku, nebudete mít k dispozici manažerský prostor, který potřebujete k řešení individuálních potřeb zaměstnanců. Příliš mnoho politik také zvyšuje pravděpodobnost, že je manažeři budou uplatňovat nerovnoměrně a nespravedlivě.

Můžete najít zdravou rovnováhu. Pokud ve většině případů oslovíte zaměstnance přímo, kteří se chovají způsobem, který je nevhodný pro vaše pracoviště, nemusíte potřebovat vytvořit novou firemní politiku.

Pokyny k zásadám

Zvažte vytvoření zásady v těchto situacích:

• Pokud akce zaměstnanců naznačují nejasnost ohledně nejvhodnějšího způsobu chování (kódy oblečení, e-mail, zásady pro internetové aplikace nebo používání smartphonů)
• Pokud zaměstnanci potřebují návod k řešení běžných situací (standardy chování, cestovní výdaje nebo nákup zboží)
• K právní ochraně společnosti (důsledné vyšetřování obvinění z obtěžování, nediskriminačního náboru nebo propagace)
• Zůstat v souladu s vládními politikami a zákony (FMLA, ADA, EEOC nebo minimální mzda)
• Stanovení konzistentních pracovních norem, pravidel a předpisů (progresivní disciplína, bezpečnostní pravidla, pravidla pro přestávky nebo pravidla pro kouření)

• Poskytovat konzistentní a spravedlivé zacházení se zaměstnanci (nárok na dávky, placené volno, pomoc při výuce, doba úmrtí nebo povinnost poroty)

Mohou existovat i jiné důvody pro vypracování politiky. Nezapomeňte však, že špatné chování jednoho zaměstnance nevyžaduje implementaci politiky, která ovlivní ostatní zaměstnance.

Vymezení cílů politiky

Jakmile určíte, že zásada je nezbytná, dokumentujte své cíle pro vytvoření zásady. Pokud je to možné, řekněte zaměstnancům, proč politiku implementujete. Zahrnout dostatek podrobností do politiky, aby se pozice společnosti jasné, ale nepokoušejte se pokrýt každou potenciální situaci.

Udržujte politiku co nejkratší a nejjednodušší, pokud je to možné, ale některé politiky týkající se právních oblastí - jako je přístup společnosti k zákonu o rodinném zdravotnictví a dovolené, diskriminace nebo vyšetřování stížností nebo progresivní disciplínový systém - mohou být zdlouhavé a komplexní.

Sbírat informace

Podívejte se na ukázkové zásady. Možná budete mít potíže s nalezením příkladu, který by přesně odpovídal okolnostem vaší společnosti, jazyku a kultuře, ale můžete použít vzorové zásady jako základ, spíše než psaní zásad od nuly.

Můžete si také objednat službu, která poskytuje vzorky zásad. Společnost pro řízení lidských zdrojů (SHRM) také poskytuje vzorky politik pro členy.

V některých případech možná budete chtít mluvit se svými právními zástupci v oblasti pracovního práva, abyste zjistili, co mají k dispozici. Zejména když nový zákon prochází, nebo ministerstvo práce vydává nová pravidla, právnické kanceláře psají obecné zásady pro své klienty, které můžete přizpůsobit vašim potřebám.

Rozvíjet, psát a kontrolovat zásady

Napište politiku pomocí jednoduchých slov a pojmů. Mluvte přímo se zaměstnanci, kteří budou politiku číst, prosazovat a žít.

Po každém odstavci se zeptejte sami sebe, zda-li otázky, aby se zajistilo, že politika pokrývá základy a běžné výjimky a otázky. Nespoutejte se nad tím však; žádná politika nebude pokrývat všechny možné události.

Vyberte pilotní skupinu několika zaměstnanců, abyste si tuto politiku přečetli a položili otázky, abyste zjistili, zda ji budou zaměstnanci schopni pochopit a následovat. Přepište zásady na základě zpětné vazby.

Získat podporu řízení a právní kontrolu

Přezkoumejte politiku s manažery, kteří budou muset dodržovat politiku, aby získali podporu a vlastnictví této politiky. Ačkoliv jste pravděpodobně začali tento proces, když jste identifikovali potřebu politiky, je klíčová podpora managementu při implementaci politiky.

Pokud má tato politika právní důsledky, je sporná z povahy věci nebo má osobní důsledky pro zaměstnance (např. Bezpečnostní postupy), nechte svého advokáta přezkoumat zásady před jejich distribucí. Ujistěte se, že jste sdělili svému advokátovi, že chcete, aby politika byla přezkoumána z hlediska právních důsledků a odpovídajících formulací, ale nechcete, aby byla přepsána v právním jazyce.

Provádět politiku

Distribuovat a přezkoumávat novou politiku zaměstnancům v malých skupinách, individuálně nebo na schůzkách společnosti, v závislosti na tom, zda je politika kontroverzní a jak snadno je pochopitelná. Dejte zaměstnancům možnost klást otázky.

Poskytněte zaměstnancům kopii této zásady a požádejte je, aby se odhlásili, že ji přijali a porozuměli jí. Měly by si ponechat kopii pro své vlastní soubory.

Prohlášení o vzorové zásadě politiky

Toto je vzorový příkaz signoff, který se má použít:

Potvrzuji přijetí a porozumění zásadám vaší společnosti. Zásady jsou platné Datum až do odvolání.

_______________________________________________________

Podpis zaměstnance

_______________________________________________________

Jméno zaměstnance (prosím vytiskněte)

________________________________

datum

Rozhodněte se, jak budete komunikovat politiku v budoucnosti

Zahrnout zásady do příručky pro zaměstnance. Můžete také chtít, aby se tato zásada stala součástí vaší nové orientace zaměstnance. Některé společnosti umístí zásady do svého intranetu nebo do složky zásad na společné jednotce počítačové sítě. Určete, zda chcete zásadu také distribuovat dalšími metodami.

Data a archivujte dřívější zásady, které tato zásada nahrazuje. Můžete je potřebovat pro právní účely nebo pro referenci.

Interpretace a integrace zásad

Skutečný význam této politiky bude určovat vaše politické použití a pracovní postupy. Nezapomeňte být konzistentní a spravedlivý, jak budete interpretovat politiku v čase. Pokud zjistíte, že se vaše postupy liší od písemných zásad, přezkoumejte a přepište zásady podle potřeby.

Prohlášení: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a legalitu. Stránky jsou čteny celosvětovým publikem a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi. Prosíme o právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši lokalitu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.