Jak napsat zprávu o pokroku

Zpráva o postupu se skládá z hlavičky, souhrnu, popisu menších součástí, z nichž vyplývá, kdy je příští zpráva povinná. Napište zprávu podle této šablony a poté ji odešlete svému nadřízenému nebo jinému nadřízenému, který je určen jako určený.

Záhlaví

Záhlaví obsahuje identifikační informace pro sestavu. Zadáte název, datum, kdy je přehled publikován, stav kontrolky toho, co oznamujete (červená, žlutozelená) a celkovou metriku, možná procenta dokončena, plán versus skutečný. Poznámka: Zpráva o pokroku, jako je tato, se nejčastěji používá pro projekty, ale může být také použita pro hlášení o jiných věcech. Pokud jste například přiřadili úkol snížit počet hodin na výkres pro strojírenskou firmu, měli byste použít zprávu o pokroku pro zobrazení pokroku při snižování počtu hodin na výkres.

• Název: Zpráva o pokroku projektu X
• Datum: 30. května 20xx
• Stav: Zelená
• Percent Complete: 63 skutečný, 59 plán

Shrnutí

Napíšete poslední shrnutí. Toto je souhrn všech hlavních bodů uvedených níže v textu zprávy. V závislosti na vašem publiku je někdy shrnutí omezeno. To záleží na vašem publiku, počtu lidí, kteří zprávu obdrželi, a jejich úrovni v organizaci. Shrnutí je určeno těm senior manažerům, kteří nemají čas číst celou zprávu. Pokud je vaše zpráva určena vašemu přímému nadřízenému, očekává se, že zprávu přečte a shrnutí nemusí být nutné.

Pokud se však jedná o zprávu, která je široce distribuována mnoha manažerům v celé organizaci, může být nezbytné zahrnout shrnutí pro osoby, které nemají čas číst celou zprávu.

Průběh dílčích kusů

Toto je hlavní část zprávy. V této části zprávy můžete podrobně popsat svůj pokrok ve všech oblastech projektu. Vypsáte svůj pokrok a úspěchy týkající se všech metrik během tohoto časového období. Ukazujete, jaký je váš plán pro další časové období. A pak vypsáte nejen blokátory, ale také to, jaké úsilí vynakládáte na jejich odstranění. V této sekci bude také uvedeno, jaká další pomoc je zapotřebí od vašeho šéfa nebo jiného příjemce zprávy o pokroku.

souhrn

Po těle zprávy následuje část shrnutí. Zahrnuje méně detailů než pokrok uvedený v předchozí části. Ty by měly zahrnovat stejné informace, metriky, úspěchy, plán pro další období, a všechny blokátory, ale poskytnout méně podrobností pro každou kategorii. Souhrn může být například jedna věta, jako například „všechny výstupy jsou včas“, zatímco průběh zápisu v předchozí části by mohl říci „Výstup A, vzhledem k xx / xx / xx bude dodán tři dny dříve.

Zpráva Y bude dodána včas na xx / xx / xx. Očekává se, že zpráva C, opožděná o dva týdny při čekání na grafiku, bude dodána v revidovaném termínu xx / xx / xx. “

Další zpráva Datum splatnosti

Zde se zobrazí seznam, kdy bude odeslána další zpráva. Pokud se jedná například o týdenní přehled, zobrazí se následující datum splatnosti následujícího týdne. Měsíční přehled vám ukáže datum příštího měsíce, kdy bude zpráva odeslána. Lidé, kteří obdrží přehled, budou očekávat, že tato data budou stejně přesná jako data v přehledech.

Sečteno podtrženo

Zpráva o pokroku se skládá z nepovinného souhrnu, hlášení o průběhu všech složek projektu, podrobného shrnutí a časové osy. Udělejte je co nejpřesnější.