Jak psát a posílat profesionální e-mailové zprávy

Pokaždé, když posíláte profesionální e-mailové zprávy, je opravdu důležité, aby byla zpráva perfektní. Nechcete vyhodit příležitost tím, že uděláte nějaké chyby - buď v tom, jak posíláte e-maily nebo jak je sledujete. Přečtěte si o tom, jak psát a posílat špičkové profesionální e-mailové zprávy.

Proč byste chtěli poslat profesionální email? Existuje řada důvodů. Můžete poslat svůj průvodní dopis potenciálnímu zaměstnavateli, dopis s poděkováním kolegovi, který souhlasil s tím, že bude odkazem, dopisem rezignace vašemu současnému šéfovi nebo žádost o doporučující dopis.

Můžete mít i jiné důvody pro odesílání neosobních e-mailů a ve skutečnosti je dobré se ujistit, že všechny e-maily jsou organizované a profesionální.

Zde je uvedeno, co zahrnout do zpráv, co nezahrnout a jak zavřít, podepsat a odeslat e-mailové zprávy.

Pokyny pro profesionální e-mailové zprávy

Chcete-li napsat vysoce kvalitní profesionální e-mail, prostudujte si tyto kroky.

• Předmět: Předmět předmětu by měl stručně vyjádřit svůj účel psaní. Váš předmět může být stejně jednoduchý jako "Děkuji" nebo "Žádost o doporučení".
• Pozdrav: I když píšete velmi krátký e-mail, uveďte pozdrav. Pokud znáte jméno osoby, uveďte ji. Pokud nejste s osobností na prvním místě, zavolejte jim podle názvu.
• Délka: Udržujte svůj e-mail co nejjednodušší. Lidé mají tendenci sbírat dlouhé e-maily, takže obsahují pouze základní informace.
• Styl fontu: Vyhněte se ozdobeným, hravým nebo barevným fontům; tito jednoduše odvedou příjemce od vaší skutečné zprávy. Vyhněte se přílišnému používání tučného písma a kurzívy, což způsobuje, že e-mail vypadá nepřehledně. Nepište ani velkými písmeny; to se v e-mailu objeví jako rozzlobené nebo nadměrně nadměrné.

• Emotikony:Nezahrnujte emotikony v profesionálním e-mailu; uložit pro osobní korespondenci.
• Pravopis a gramatika: Jen proto, že píšete e-mail, neznamená, že byste měli být nedbalí ohledně pravopisu a gramatiky. Před odesláním e-mailu pečlivě upravte svůj e-mail. Chybová zpráva říká příjemci, že váš e-mail by měl být brán vážně.
• Uzavření:Podepište se stručným "Děkuji", "Nejlepší", nebo jiným jednoduchým vysláním, a pak vaším jménem. Většina e-mailových účtů umožňuje vložit do každého e-mailu podpis s vaším jménem, ​​titulem a kontaktními údaji. Je to skvělý způsob, jak udělat každou korespondenci profesionálnější.

Další tipy

Po napsání e-mailu projděte všechny tyto kroky dříve, než kliknete na tlačítko Odeslat:

• Ujistěte se, že je vaše zpráva dokončena:Dvojitým zaškrtnutím zkontrolujte, zda je vyplněn řádek Předmět vašeho e-mailu, přiložili jste podpis, odesíláte zprávu správné kontaktní osobě a vyplnili jste Skrytá kopie Chcete-li odeslat kopii sobě, musíte mít záznam e-mailové zprávy.
• Důkaz vaší e-mailové zprávy:Než začnete odesílat, také zkontrolujte, zda jste zkontrolovali gramatiku a kapitalizaci. Jsou stejně důležité v korespondenci při hledání zaměstnání e-mailem, jak jsou v papírovém dopise.

• Odeslat testovací e-mailovou zprávu:Než odešlete svůj e-mail, pošlete zprávu nejprve, abyste zkontrolovali, že formátování funguje a že nic nevypadá na místě. Pokud vše vypadá dobře, pokračujte a odešlete e-mail společnosti nebo jednotlivci, kterého kontaktujete.
• Poslat kopii e-mailové zprávy sobě:Použijte Skrytá kopie Chcete-li odeslat kopii e-mailové zprávy sobě, budete mít záznam o tom, kdy jste zprávu odeslali a komu jste ji odeslali. Tyto informace můžete také najít ve složce, kterou jste odeslali.

• Soubor kopií:S mnoha e-mailovými programy můžete nastavit složky, aby bylo snadnější najít všechny důležité minulé e-maily. Nastavte složku pro všechny své e-maily pro vyhledávání úloh a uložte své kopie e-mailové zprávy, kterou odešlete do složky pro hledání práce.

Pravidelně kontrolujte svůj e-mail

Čas je základem při hledání zaměstnání, takže je důležité pravidelně a často kontrolovat e-maily, abyste nezmeškali žádné důležité příležitosti. Přinejmenším zkontrolujte svůj e-mail v dopoledních hodinách a v časných odpoledních hodinách, takže budete mít čas okamžitě odpovědět na zprávy, které obdržíte.

V těchto dnech, s smartphone může usnadnit kontrolu e-mailů, ať jste kdekoli a kdykoli budete chtít - už žádné vznášející se nad počítačem. Ve skutečnosti můžete získat oznámení o nových e-mailových zprávách, takže si je můžete přečíst, jakmile narazí na vaši schránku.