Naučte se, jak udržet zápis minut

Zápisy z jednání jsou podrobné poznámky, které slouží jako oficiální písemný záznam schůzky nebo konference. Osoba odpovědná za shromáždění obvykle žádá jednoho z účastníků, aby se k tomuto úkolu přiklonil. Jednoho dne to může být někdo! I když to není strašně obtížná práce, je to důležitá práce. Vzhledem k tomu, že zápisy z jednání jsou oficiálním záznamem toho, co se stalo, je vyžadována přesnost. Budete muset učinit podrobné poznámky, že lidé musí být schopni se v případě potřeby odvolat. Zde jsou některé odkazy, které vám pomohou s tímto úkolem zvládnout s jemností.

Zjistěte, co dělat před, během a po schůzce.

Před schůzkou

• Vyberte si svůj nahrávací nástroj: První věc, kterou musíte udělat, je rozhodnout, jak si vezmete své poznámky. Půjdete na starou školu a použijete pero a papír, nebo půjdete na techniku ​​a použijete přenosný počítač, tablet nebo smartphone? Zkontrolujte se u svého šéfa, zda vám dává přednost použití určité metody. Je to nepravděpodobné, ale možné.
• Ujistěte se, že váš nástroj volby je v provozuschopném stavu a máte zálohu jen v případě, že váš původní selže. Pokud si přinesete notebook, například, pero a papír po ruce také. Nechcete zastavit schůzku, když hledáte něco, co byste mohli napsat, pokud počítač havaruje.

• Před zahájením schůzky si přečtěte program schůzky. To vám umožní formulovat osnovy pro vaše minuty. Pod každou položkou nechte nějaký prostor a zapište si tam poznámky. Tímto způsobem bude vaše práce o něco jednodušší, pokud se osoba, která schůzku drží, drží na pořadu jednání.

Během zasedání

• Přejděte kolem prezenční listiny a ujistěte se, že se všichni přihlásí. Na oficiálních minutách schůzek budete muset zahrnout seznam všech účastníků.
• Ujistěte se, že víte, kdo je.Tímto způsobem budete schopni určit, kdo tyto informace mluví a správně je zaznamenat.
• Všimněte si doby zahájení schůzky.
• Nepokoušejte se zapisovat každý komentář. Je v pořádku zahrnout pouze hlavní myšlenky. Buďte velmi opatrní, abyste nevynechali položky, se kterými nesouhlasíte. Vaše předsudky by vás neměly ovlivňovat. Pamatujte si, že toto je oficiální účet a ne váš názor na to, co se stalo!

• Zapište všechny návrhy, kdo je učinil, a výsledky hlasování, pokud nějaké existují; nemusíte psát, kdo přidal pohyb. Pravidla vaší organizace se samozřejmě mohou lišit, proto je nejprve ověřte.
• Pokud jsou hlasy o jakýchkoli návrzích nebo diskusích odloženy na příští schůzi, poznamenejte si to.
• Zaznamenejte čas ukončení schůzky.

Po setkání

• Zapište si minuty co nejdříve po schůzce a vše je stále čerstvé. Pokud zjistíte chybu ve svých poznámkách nebo máte-li otázku, můžete ji rychle odstranit tím, že budete hovořit s ostatními účastníky.
• V konečné kopii zápisu uveďte název organizace, název výboru, typ schůzky (denní, týdenní, měsíční, roční nebo zvláštní) a její účel.
• Dejte časy, které začaly a skončily.
• Poskytněte seznam účastníků a poznámku o tom, kdo schůzku běžel. Můžete zde také uvést, že jste si vzali minuty. Uveďte své jméno do seznamu účastníků a v závorkách za svým jménem řekněte, že jste vzali minuty. Případně se můžete na konci dokumentu podepsat napsáním „Respectively submit by,“ následovaného Vaším jménem.

• Před odesláním proveďte korekturu minut. Zeptejte se někoho jiného, ​​kdo se na ně také podíval. Bude vám moci dát vědět, jestli jste něco náhodně nechali.
• Předložte je osobě, která schůzku vedla, pokud k tomu nedostali pokyn.