Jak vytvořit vaše schůzky řízení Produktivní události

Nemusíte hledat velmi daleko, abyste našli články od odborníků na řízení času, dokonalých vedoucích pracovníků a jiných guruů a odborníků, kteří se scházejí na schůzkách a navrhují, abyste se vyhnuli, zmenšovali nebo jinak upouštěli od těchto často pracných podnikových časů.

Někdy se však musíme jen setkat. A ano, je k dispozici několik skvělých rad od odborníků na řízení času, řízení agendy a pravidla pořádku. Zaměření je zde trochu jiné, nabízí několik osvědčených pokynů, které pomohou manažerům proměnit pět společných typů schůzek na bezbolestné a produktivní události.

Pět společných řešení

1. Eliminujte smrt aktualizací „Kolem stolu“. Znáte toto setkání. V místnosti si nacpávejte osmnáct lidí a pak požadujte, aby každý člověk sdílel aktualizaci, která obvykle zní jako pokus ospravedlnit jejich existenci a učinit případ pro jejich zakotvení ve velké síni slávy zaměstnance. Generální ředitelé a vedoucí představitelé jsou proslulí tím, že tyto schůzky provozují a naivně věří, že je to skvělý způsob, jak si každý může poslechnout, co se děje ve firmě. Ve skutečnosti, lidé většinou naladit a zaměřit se na plánování své vlastní aktualizace, že nikdo nebude poslouchat.

Místo toho: V každém případě se sejděte se svými kolegy, členy týmu nebo klíčovými kolegy, ale nepodléhejte přístupu „kolem stolu“. Nabídka informací na výjimku. Podělte se o relevantní novinky, včetně finančních výsledků, o velké výhry zákazníků nebo o aktualizace iniciativ v rámci celé organizace. Rozšiřte nabídku pro jednotlivce o důležité otázky. Pokud se vyskytne něco pozoruhodného a není obecně známo, někdo by ho měl sdílet. Pokud jedna skupina potřebuje pomoc od jiné skupiny, vzneste žádost.

V opačném případě nenutí všechny účastníky sdílet.

2. Setkání o stavu obecně. Mohou to být brutální zabijáci času, zvláště když se zabývají opakujícími se událostmi a jsou špatně řízeni.

Místo toho Nikdy nevolajte schůzku pro něco, co můžete vyhledat. Využijte technologické nástroje dne, abyste zajistili, že vaše pracovní týmy udržují aktuální a viditelnou aktualizaci stavu, kde ji každý vidí kliknutím myši. Pokud musíte splnit plánovaný čas schůzky na polovinu, nebo použít agilní přístupy a spustit krátké „stand-up“ sezení. Buďte drakoničtí ohledně odbočení a rozptýlení, které tyto sezení prodlužují. Zaměřte se na sdílení stavu a vyžadujte, aby lidé řešili problémy mimo toto fórum.

3. Nestrukturovaná setkání brainstormingu. Většina schůzek brainstormingu je tak špatně usnadněna, že jsme nakonec potlačili myšlenky, podpořili myšlenku šéfa nebo vytvořili skvělé seznamy skvělých věcí na post-it, které nikdy neslyšíme ani nevidíme.

Místo toho: Pracujte na definování tématu brainstormingu a sdílejte jej s pozvanými před zasedáním. Sbírejte jejich vstupy a konsolidujte a posílejte je nebo je sdílejte bez připsání myšlenek. Pomocí živé relace můžete skočit a stavět na odeslaných nápadech a přidat je do seznamu. Odmítněte nutkání hodnotit nápady v tomto sezení. Zahrnout další techniky, které minimalizují socializační tlaky, jako je psaní mozku. A především konsolidujte myšlenky a vytvořte proces, který je bude hodnotit a archivovat pro snadné skupinové odkazy v budoucích zasedáních a situacích.

4. Operační recenze, které dělají inkvizici vypadat krotce. Pokud jste někdy trpěli skrze zasedání, kde se vedoucí schůzky - obvykle výkonný - zaměřuje buď na jednu bojující funkci, nebo hledá slabé místo v prezentaci každého z nás, a pak nemilosrdně grilová posly, víte, jak destruktivní je tento formát. Neudržujte tento proces.

Místo toho: udržujte hluboké funkční ponory a podnikové proctologické zkoušky soukromé a zaměřte se na sdílení klíčových provozních ukazatelů, problémů a příležitostí. Setkání skupiny není časem nebo místem, kde by bylo možné rozdělit podprůměrnou oblast nebo jednotlivce. Nastavte navazující schůzku na místě, ale nevystavujte všechny ostatní vašemu viditelnému vzájemnému zkoumání tohoto problému. Nevyhýbejte se odpovědnosti za zlepšení, ale eliminujte krutost a to, co se rovná veřejnému zahanbení z repertoáru řízení schůzek.

5. Setkání, která vznášejí otázky vyžadující spontánní rozhodnutí. Kupodivu nebo ironicky je jednací místnost jedním z nejhorších míst pro rychlá rozhodnutí. Poprvé vzkříšení problému a výzva k rozhodnutí staví lidi na místě a budou vás za to, že tento přístup využívají.

Místo toho: Neustále před tím, než se budou konat skupinové schůzky, se zapojí klíčoví účastníci do otázek a možností. Vyžádejte si jejich vstupy, nabídněte své pohledy a pracujte na zprostředkování společných zájmů. Použijte fórum schůzek k ověření zájmů zúčastněných stran a zjištění jejich doporučení. I když se vám stále nedaří získat okamžité rozhodnutí bez dalšího kroku nebo dvou, posílíte své pracovní vztahy s prací v předškolním období.

Dolní řádek pro nyní

Jsme komunální stvoření přírody a dokonce s celou řadou technologických nástrojů, které nám umožňují spojit se bez toho, abychom byli na stejném místě, občas, to prostě pomáhá být tváří v tvář. Využijte tento čas moudře a projevte svůj respekt účastníkům tím, že vytvoří setkání, která minimalizují časové investice a maximalizují vysoce kvalitní sdílení informací v neohrožujícím prostředí.