Jak vytvořit program efektivní schůzky

Program jednání je seznam položek, které účastníci doufají na schůzce. Pořad jednání by měl být rozeslán předem, minimálně 24 hodin předem, aby měli účastníci možnost se na schůzi připravit. Pokud je to možné, program by měl být pokud možno k dispozici několik dní před zasedáním.

Vypracování programu jednání

Nejdříve zjistěte, zda jsou pro plánování schůzky potřební další zaměstnanci. Poté se rozhodněte, co se vám podaří dosáhnout, a to tak, že budete mít schůzku a stanovíte uskutečnitelné cíle pro schůzku. Stanovené cíle vytvoří rámec pro efektivní plán schůzek. Ujistěte se, že jste neplánovali více, než je rozumně dosažitelné v časovém rámci schůzky.

Jak řekl Stephen Covey v "The 7 Habits of Highly Effective People", "Začněte na konci." Účelem schůzky bude určení zaměření schůzky, programu schůzky a účastníků schůzky.

Pak zvažte, kolik času očekáváte pro každou položku programu. Pokud má schůzka trvat jednu hodinu a máte pět položek programu, získáte všeobecnou představu o časovém rámci, se kterým pracujete. Neznamená to, že každý bod programu musí být přesně 12 minut, ale pět z nich samozřejmě nemůže průměrovat více času.

Rozhodnutí učinit

Po určení celkového cíle musíte vy nebo váš tým učinit určitá rozhodnutí. Kromě účelu nebo cíle schůzky zahrňte do programu také:

• Datum, čas a místo schůzky
• Účastníci potřebovali na schůzce
• Položky pro diskusi
• Čas, který skupina očekává, bude muset projednat každou položku
• Předběžná práce na zasedání. To bude zahrnovat veškeré čtení, dokumentaci, data, zápisy z jednání z předchozí schůzky nebo jakékoli jiné přípravy, díky kterým bude vaše skutečné setkání úspěšné. Příslušné dokumenty by měly být připojeny k oznámení o schůzce a programu jednání, když je rozesíláte pozvaným účastníkům.

Identifikace účastníků

Jakmile se rozhodnete, že schůzka je nezbytná pro splnění vašeho cíle, musíte vytvořit seznam účastníků. Ne každý zaměstnanec se může nebo by se měl účastnit každého setkání, ale pozvání správných účastníků zvýší vaši pravděpodobnost úspěchu. Určete své účastníky a položte si několik otázek:

• Kdo musí vlastnit řešení, které skupina vyvíjí?
• Kdo vlastní proces, o kterém skupina diskutuje?
• Kdo potřebuje znát informace, které distribuujete?
• Kdo může poskytnout údaje a fakta, které mohou vést k rozhodování?
• Kdo má zkušenosti nebo odborné znalosti pro sdílení se skupinou?
• Kdo musí podporovat realizaci jakýchkoli řešení nebo úkolů?
• Kdo musí poskytnout souhlas nebo prostředky k dosažení výsledku schůzky?
• Kdo by se mohl postavit proti implementaci jakýchkoli řešení nebo směru?

Pravidelně plánovaná setkání

Ne každá schůzka potřebuje vlastní vývojovou agendu. Většina zaměstnanců pravidelně plánuje schůzky pro své oddělení nebo pracovní skupiny. Máte také týmy a projekty, ve kterých se účastníte.

Probíhající projekt nemusí vyžadovat nově vytvořený program pro každé zasedání, ale váš tým bude dobře obsloužen standardním přístupem ke svému setkání.

Pravidelně naplánované setkání zaměstnanců je rozděleno do tří částí, z nichž každá má standardní položky agendy:

1. Informační položky: Zapište všechny položky programu, které jsou informativní pro každé zasedání. Manažer například aktualizuje skupinu o výsledcích zasedání vrcholového managementu.
2. Akční předměty: Umístěte na pořad jednání všechny věci, o kterých očekáváte, že se skupina bude chtít podívat na každé pravidelně naplánované schůzce. Například výkonnost rozpočtu na časové období a identifikace úspor nákladů a neustálého zlepšování, které skupina plánuje dosáhnout.
3. Plánování vpřed: Umístěte na pořad jednání všechny věci, které si skupina chce naplánovat nebo připravit předem. Například krátkodobé cíle pro příští měsíc nebo potřeba spolupráce spolupracovníka na připravovaných úkolech.

Pokud budete při vytváření programu jednání dodržovat tyto pokyny, zvýšíte pravděpodobnost, že vaše schůzka bude produktivnější.

Co zahrnout

Agenda pro pravidelně naplánované schůzky může pomoci vytvořit výsledky, které hledáte, zahrnutím některých základních položek:

• Zahřívání a pozdravy. Vezměte v úvahu, jak často se skupina setkává.
• Zkontrolujte účel, agendu a očekávané výsledky schůzky a produkt.
• Zkontrolujte, opravte (v případě potřeby) a schválte zápis z předchozí schůzky.
• Poskytněte příslušné oddělení a firemní informace, které tým potřebuje.
• Přezkum pokroku v akčních bodech, akčních plánech a závazcích. Přezkoumejte pokrok skupiny v oblasti cílů.
• Projednejte a rozhodujte o bodech programu této schůzky.
• Identifikujte další kroky.

• Určete účel, výsledek a agendu příští schůze.
• Na konci schůzky by měl příjemce pozměnit závazky přijaté lidmi během zasedání.
• Identifikujte potřebnou pomoc od lidí, kteří nejsou ve skupině, a přidělte účastníkům kontakt.
• Určete, kdo mimo účastníky schůzky potřebuje vědět, co a rozhodnout, jak bude komunikace probíhat.
• Rozdělte minuty do 24 hodin od schůzky nebo okamžitě, pokud je příjemce vzal elektronicky.