Vzorový formát pro psaní dopisu

Typicky, tištěný dopis je rezervován pro nejdůležitější pracovní nebo jiné profesionální komunikace: doporučení dopisy, průvodní dopisy, rezignace dopisy, právní korespondence, firemní komunikace, atd. Vzhledem k tomu, že je to takový formální způsob komunikace, budete chtít abyste se ujistili, že formátujete dopis.

Správné formátování je obzvláště důležité, pokud odesíláte kopii příjemci spíše než e-mail - dopis musí správně zapadnout na stránku a vypadat dobře.

Následující ukázkový formát dopisu obsahuje informace, které potřebujete zahrnout při psaní dopisu, spolu s radami o vhodném písmu, pozdravech, mezerách, zavírání a podpisu pro obchodní korespondenci.

Formát vzorového dopisu

Kontaktní informace (Vaše kontaktní informace. Pokud píšete na hlavičkový papír, který obsahuje kontaktní údaje, nemusíte jej uvádět na začátku dopisu.)

Tvé jméno

Vaše adresa

Vaše město, státní PSČ

Vaše telefonní číslo

Vaše emailová adresa

datum

Kontaktní informace (Osoba nebo společnost, na kterou píšete)

název

Titul

Společnost

Adresa

Město (*): Stát (*): PSČ

Pozdrav (Příklady pozdravů

Vážený pane / paní. Příjmení: (Použijte formální pozdrav, ne křestní jméno, pokud neznáte osobu velmi dobře. Pokud neznáte pohlaví osoby, můžete napsat celé jméno. Například můžete napsat "Drazí Pat Crody" místo " Vážený pane Crody "nebo" Milá paní Crody. "Všimněte si, že za jménem osoby vždy následuje dvojtečka (:) v obchodním dopise a ne čárka. Pokud neznáte jméno příjemce, je to stále běžné (a bezpečné) používat staromódní „To Whom It May Concern:“.

Tělo dopisu

První odstavec vašeho dopisu by měl obsahovat úvod, proč píšete tak, aby váš účel byl zřejmý od samého počátku.

V následujících odstavcích pak uveďte další informace a konkrétní podrobnosti o vaší žádosti nebo informacích, které poskytujete.

Poslední odstavec vašeho dopisu by měl zopakovat důvod, který píšete, a poděkovat čtenáři za přezkoumání vaší žádosti. Pokud je to vhodné, měla by také zdvořile požádat o písemnou odpověď nebo o možnost uspořádat schůzku s cílem dále projednat vaši žádost.

Zavření

S pozdravem, (Příklady zavírání)

Podpis

Vlastnoruční podpis (pro tištěný dopis - k podpisu dopisu použijte modrý nebo černý inkoust)

Zadaný podpis

Vzorový dopis

Toto je příklad dopisu. Stáhněte si šablonu dopisu (kompatibilní se službou Dokumenty Google a Word Online) nebo si přečtěte další příklady.

Stáhněte si šablonu aplikace Word

Vzorový dopis (textová verze)

Nicole Thomasová

35 Chestnut Street

Dell Village, Wisconsin 54101

555-555-5555

[email protected]

1. srpna 2018

Jason Andrews

Manažer

Společnost LMK

53 Oak Avenue, Ste 5

Dell Village, Wisconsin 54101

Milý Jasone, Spisuji, abych odstoupil z funkce zástupce oddělení služeb zákazníkům s účinností od 15. srpna 2018.

Nedávno jsem se rozhodla vrátit do školy a můj program začíná na začátku září. Teď nabízím svou rezignaci, abych vám mohl být během přechodu co nejpříjemnější.

Opravdu jsem si užil svůj čas pracovat s vámi a se všemi ostatními na našem týmu v LMK. Je vzácné najít roli zákaznického servisu, která nabízí tolik příležitostí k růstu a učení se a tak pozitivnímu, inspirativnímu týmu lidí, s nímž se mohou rozvíjet a učit se.

Jsem zvlášť vděčný za vaše vedení, když jsem uvažoval o dalším vzdělávání. Vaše podpora pro mě znamenala tolik.

Prosím, dejte mi vědět, jestli můžu něco udělat, abych vám pomohl najít a vyškolit náhradu.

Díky, a nejlepší přání,

Nicole Thomasová

Pokud odesíláte e-mailový dopis, uveďte, co je třeba zahrnout a jak formátovat podpis.

Tipy pro formátování dopisu

• Při psaní dopisu by měl být dopis jednoduchý a zaměřený, aby byl účel vašeho dopisu jasný.
• Prostor svůj dopis a ponechat mezeru mezi každým odstavcem. Opustit svůj dopis.
• Použijte prosté písmo jako Arial, Times New Roman, Courier New nebo Verdana. Velikost písma by měla být 10 nebo 12 bodů.
• Nechte prázdný řádek po pozdravu a před zavřením.
• Obchodní dopisy by měly být vždy vytištěny na bílém lepeném papíru, nikoli na barevném papíře nebo osobním papíře.

Zkontrolujte formátování chyb a překlepů

Jakmile jste napsali svůj obchodní dopis, proveďte jeho kontrolu (pomocí kontroly pravopisu) na obrazovce. Pak si ji vytiskněte a přečtěte si ji alespoň jednou ještě jednou a zkontrolujte, zda nedošlo k chybám nebo překlepům. (Často je snazší rozpoznat chyby na vytištěném papíře.)

Nezapomeňte také na chyby formátování, například dva odstavce, které nemají mezeru mezi nimi, nebo řádky, které jsou nesprávně odsazeny. Pak před vložením dopisu do obálky nezapomeňte podepsat nad psaným jménem pomocí modrého nebo černého inkoustu.

Pokud používáte aplikaci Microsoft Word nebo jiný textový editor k napsání dopisu, jsou k dispozici šablony, které vám pomohou správně formátovat váš dopis. Další informace o volných šablonách dopisů aplikace Microsoft Word naleznete zde.

Více informací o psaní dopisů

Vědět, jak psát obchodní dopisy, je základní dovedností, takže zde je několik dalších článků pro vás:

Začněte se základy, jak psát obchodní dopis pomocí obecného formátu a přezkoumání různých šablon obchodních dopisů. Kromě toho se můžete podívat na tyto příklady zaměstnání související s obchodním dopisem. Přečtěte si další podrobnosti o formátování a podívejte se na další příklad formátování obchodního dopisu.

Pokud se chcete naučit na příkladech, existuje mnoho typů obchodních dopisů na výběr, jako jsou průvodní dopisy, rozhovory děkuji dopisy, navazující dopisy, přijímání dopisů a odmítnutí dopisy, odstoupení dopisy a dopisy zhodnocení. V tomto přehledu vzorků dopisů najdete všechny ty a další dopisy týkající se obchodních a pracovních příležitostí.

Ne všechny obchodní dopisy jsou vytištěny a zasílány poštou, takže je důležité tyto pokyny zkontrolovat pro profesionální e-maily a psaní dopisů.