Proč je komunikace důležitá v řízení změn

Nemůžete pře-komunikovat, když žádáte vaši organizaci o změnu. Každá úspěšná manažerka, která vedla úspěšné úsilí o změnu řízení, vyjadřuje potřebu nadměrné komunikace během zkušenostních změn a činí toto prohlášení zpětným pohledem.

Neexistuje žádná organizace, ve které jsou zaměstnanci s komunikací zcela spokojeni. Komunikace je jednou z nejtěžších otázek v organizacích. Je to oblast, na kterou si zaměstnanci nejčastěji stěžují během organizačních změn a každodenního provozu. Důvod?

Efektivní komunikace vyžaduje čtyři komponenty, které dokonale spolupracují na vytvoření společného významu, oblíbené definice komunikace.

• Individuální odesílání zprávy musí zprávu jasně a podrobně prezentovat a vyzařovat integritu a autentičnost.
• Osoba přijímající zprávu se musí rozhodnout naslouchat, klást otázky pro jasnost a důvěřovat odesílateli zprávy.
• Zvolený způsob doručení musí odpovídat okolnostem a potřebám odesílatele i příjemce.
• Obsah zprávy musí rezonovat a spojit se na určité úrovni s již drženými vírami přijímače. Musí obsahovat informace, které chce zaměstnanec slyšet. Musí odpovídat na nejzajímavější a nejstarší otázky zaměstnance.

To vše se děje v komunikaci, je to zázrak, že organizace to dělají dobře. Odborníci na řízení změn naštěstí poskytli širokou škálu návrhů, jak dobře komunikovat během organizačních změn.

Doporučení týkající se komunikace pro efektivní řízení změn

Vytvořte písemný komunikační plán, který zajistí, že se v rámci procesu řízení změn budou vyskytovat všechny následující skutečnosti.

• Komunikujte důsledně, často a prostřednictvím více kanálů, včetně mluvení, psaní, videa, školení, fokusových skupin, nástěnek, intranetů a dalších informací o této změně.
• Sdělte vše, co je známo o změnách, tak rychle, jak jsou informace k dispozici. Ujistěte se, že vaše zaujatost směřuje k okamžité komunikaci, takže některé detaily se mohou později změnit. Řekněte lidem, že vaší druhou volbou je udržet veškerou komunikaci, dokud nebudete pozitivní ohledně rozhodnutí, cílů a pokroku, který je katastrofální při účinném řízení změn.

• Poskytněte značné množství času lidem, aby se ptali, požadovali vysvětlení a poskytovali informace. Pokud jste někdy byli součástí scénáře, ve kterém vůdce představil změny ve velké skupině prostřednictvím režijních fólií a pak utekl, víte, jaká špatná zpráva je pro změnu integrace. Lidé se musí na změně podílet. Zapojení vytváří závazek - nic jiného není během procesu změny tak významné.
• Jasně sdělte vizi, poslání a cíle úsilí o řízení změn. Pomozte lidem pochopit, jak tyto změny na ně osobně ovlivní. Pokud vám tento proces nepomůže, lidé si vymyslí vlastní příběhy, obvykle negativnější než pravda.

• Uznávejte, že skutečná komunikace je konverzace. Je to obousměrné a musí být výsledkem skutečné diskuse. Nemůže to být jen prezentace.
• Vedoucí změny nebo sponzoři musí trávit čas rozhovorem na jedné straně nebo v malých skupinách s lidmi, u nichž se očekává, že provedou změny.
• Sdělte důvody změn tak, aby lidé chápali kontext, účel a potřebu. Praktikující to nazvali „budováním nezapomenutelného, ​​koncepčního rámce“ a „vytvořením teoretického rámce, který tuto změnu podpoří“.

• Odpovědi na otázky poskytujte pouze v případě, že znáte odpověď. Vůdcové zničí jejich důvěryhodnost, když oni poskytují nesprávné informace nebo vypadají, že narazí nebo back-peddle když poskytuje odpověď. Je mnohem lepší říct, že to nevíte a že se budete snažit zjistit.
• Vedoucí musí naslouchat. Vyhněte se obraně, omluvám a odpovědím, které jsou uvedeny příliš rychle. Jednat s ohleduplností.
• Udělat vedoucí a změnit sponzory k dispozici denně, pokud je to možné, aby se mísili s ostatními na pracovišti.
• Udržujte interaktivní workshopy a fóra, ve kterých mohou všichni zaměstnanci společně zkoumat změny a učit se více. Používejte školení jako formu interaktivní komunikace a jako příležitost pro lidi, aby bezpečně prozkoumali nové chování a myšlenky týkající se řízení změn a změn. Všechny úrovně organizace se musí účastnit stejných zasedání.

• Komunikace by měla být proaktivní. Pokud je fáma už v akci, organizace čeká příliš dlouho, než bude komunikovat.
• Poskytovat příležitosti pro lidi, aby se vzájemně propojili, a to jak formálně, tak neformálně, s cílem sdílet nápady o řízení změn a změn.
• Veřejně přezkoumejte měření, která jsou zavedena, aby bylo možné zmapovat pokrok v řízení změn a změny.
• Propagujte odměny a uznání za pozitivní přístupy a úspěchy v řízení změn a změn. Veřejně oslavte každé malé vítězství.