Způsoby, jak obtěžovat vaše účastníky projektu

Jako projektový manažer je součástí vaší práce zajištění toho, aby zainteresované strany - tedy váš projektový tým a klíčoví zákazníci a dodavatelé - dostávali od projektu to, co potřebují. Vaše zainteresované strany by měly být vašimi klíčovými šampiony. Měly by vás podporovat, pomáhat vám dosahovat cílů projektu a zajistit, aby se všichni táhli stejným směrem.

Ale je snadné je obtěžovat. A když se to stane, mohou se proměnit v lidi, kteří už s vaším projektem nemají nic společného. To je pro projektového manažera velké riziko, protože potřebujete, aby byla jejich pomoc a podpora úspěšná. Bez jejich vstupu možná nebudete schopni svůj projekt dodat. Zde jsou způsoby, jak obtěžovat účastníky projektu a co byste měli dělat.

Neschopnost komunikovat

Komunikace by měla být asi 80% toho, co děláte jako projektový manažer. Když neřeknete svému týmu, dodavatelům nebo zákazníkům, co se děje, pak se rychle rozzlobí. Horší je, že mají tendenci zaplnit mezery svým vysvětlením, co se děje, což pravděpodobně není přesné a mohlo by být přímo škodlivé pro pověst projektu.

Namísto toho sestavte jasné projektové zprávy. Seznamte se s nimi individuálně a ve skupinách a informujte je na každém kroku. Spojte projektový komunikační plán a proveďte analýzu zúčastněných stran, abyste mohli zjistit, kdo potřebuje slyšet, co a kdy je potřebují slyšet.

Neschopnost se zeptat na jejich názor

Komunikace je jedna věc, ale to bývá o aktualizaci stavu a sledování projektu. Musíte udělat víc, než je zapojit do projektu. To může obtěžovat lidi, když jsou odborníky na danou oblast v určité oblasti, a nežádáte o jejich příspěvek k něčemu, co je vysoce kvalifikované komentovat. Projektoví manažeři mohou upadnout do pasti, že věří, že musí udělat vše a učinit veškerá rozhodnutí sami, ale to vůbec není případ.

Místo toho se zeptejte svého názoru na to, jak řešit problémy s projektem, jak vznikají. Vezměte v úvahu jejich názory. Nemusíte dělat to, co navrhují, ale pomáhá vám budovat vztahy, pokud posloucháte. Můžete tak učinit prostřednictvím projektových setkání a být k dispozici k poslechu, když k vám přijdou s návrhy. Pokud je to váš tým, ujistěte se, že mají dostatečnou příležitost, aby se vyjádřili.

Věřit, že vaše kvalifikace Dávají vám velmoci

Být PMP® neznamená, že jste nejlepším projektovým manažerem na světě (i když to může pomoci malý kousek). Držíte-li certifikát PRINCE2® Practitioner nebo APMP nebo jiné označení řízení projektu, neznamená to, že by vás to mohlo vyčítat.

Mluvit o své kvalifikace po celou dobu a jak knihy dělají věci je jistý způsob, jak obtěžovat vaše zúčastněné strany. Nechtějí slyšet o vašich skvělých výsledcích ve zkoušce ani o tom, jak metodiku aplikujete na jejich projekt. Ve skutečnosti vše, co chtějí, je, že projekt jde dobře. Nezajímá se o to, jak se tam většinu času dostanete.

Nepředpokládejme, že například máte kvalifikaci a víte, jak se řídit rizikem, například že nebudete podchyceni rizikem projektu. Stává se to nejlepší z nás. Takže je lepší být pokorný a oddaný, dávat své dovednosti k dobrému využití praktickým způsobem, aniž byste věřili, že vás postavili nad své vrstevníky.

Vaše kvalifikace by vám místo toho měla tiše dávat jistotu, že svou práci zvládnete podle svých nejlepších schopností, ale zjistíte, že mnoho lidí, kteří pracují jako projektoví manažeři, je držitelem certifikátů. Ve skutečnosti mnoho lidí, kteří pracují ve specializovaných odvětvích, jsou držiteli certifikátů a pro mnoho společností jsou pověření ve vaší oblasti odbornosti, ať už se jedná o architekturu, účetnictví nebo řízení projektů, jednoduše hygienickým faktorem.

Neočekávejte, že vaše zainteresované strany budou ohromeny a nemluví o nich po celou dobu. Ukážte své dovednosti tím, že projekt dodáte dobře a ukážete, jak aplikujete znalosti, které jste se naučili ve třídě.

Změna termínu

Když se všichni přihlásili k projektovým milníkům a vědí, co se děje, když můžete všichni pracovat harmonicky jako jeden tým. Když změníte termíny a nikomu to neřeknete, to je, když se lidé začínají obtěžovat.

Změna dat má obrovský dopad na práci ostatních lidí. Mohli si rezervovat čas dovolené kolem své kritické práce na projektu. Možná, že museli v některých týmech zálohovat zdroje, protože v určitém čase je na projektu potřeba někdo. Pokud změníte data bez pochopení tohoto pozadí, můžete projekt ohrozit.

Zadavatel projektu pochopí, zda nemůžete zasáhnout dohodnuté milníky. Věci se mění. Do vašeho projektu jsou přidány nové položky nebo věci. Není však na vás, abyste se dohodli pouze na změnách termínů. Spolupracujte se svým projektovým týmem na pochopení dopadu změn. Poté navrhněte řešení projektu sponzorovi projektu, který vysvětlí důvody změny dat.

Zajistěte, aby všechny zúčastněné strany byly o této změně informovány a jak by mohly ovlivnit jejich práci. Poté, se souhlasem všech, proveďte změnu a aktualizujte projektovou dokumentaci. Nikdy byste neměli jednoduše provádět změny v datech, aniž byste nechali zbytek týmu vědět jako první.

Mrhání jejich času

Setkání by měla být efektivní, dobře řízená a měla by být velmi užitečná pro všechny. Ale to není vždy ten případ. Mnohokrát si zúčastněné strany stěžují, že ztrácely čas na schůzkách. Nebyl žádný program, nebo rozhodnutí, které očekávali, že nebylo učiněno, protože špatní lidé byli v místnosti.

Máte také další příležitosti, jak ztrácet čas - to nejsou jen schůzky. Nepořádejte si doručenou poštu tím, že je vložíte do kopie e-mailů, když to nemusí být. Místo toho mají zainteresované strany na projektech také další práci, takže musí svůj čas využít moudře. Ujistěte se, že schůzky mají schůzku. Naplánujte si je, pozvěte ty správné lidi a ujistěte se, že budete pokračovat.

Příslušným lidem posílejte pouze e-maily. Pokud potřebujete někoho naklonit, ujistěte se, že chápou, proč je důležité, aby si byli vědomi, a vyhněte se obávaným „všem odpovědím“, jak jen můžete. Jen si uvědomte, že ostatní lidé jsou zaneprázdněni a že váš projekt není jejich nejvyšší prioritou po celou dobu (je-li to kdykoliv).