Základní projektový management 101: Co je to?

Projektové řízení je jednou z nejdůležitějších složek úspěšného podnikání. Ovlivňuje příjmy a závazky a v konečném důsledku ovlivňuje spokojenost zákazníků a jejich udržení. Vaše společnost by mohla mít v díle pouze jeden projekt najednou, zatímco jiné větší korporace a subjekty by mohly najednou žonglovat s několika projekty. Projekty jsou ze své povahy dočasné.

Projekty jsou prostředkem k cíli a cíle budou nakonec dosaženy. Vaše firma by mohla přejít na jiný projekt … nebo ne. Možná to byl jednorázový cíl.

Projekty urychlují rostoucí potřebu pracovních sil. Institut projektového managementu odhaduje, že v období 2010–2020 bude na celém světě přidáno více než 15 milionů nových pozic pro řízení projektů.

Co je projektový management?

Projektový management není kompletní provoz vaší společnosti. Je to jen jeden segment, specifikovaný projekt s podrobným plánem, jak vy a vaše podnikání dosáhnete tohoto cíle. Je to plán podrobně popsaný v řadě kroků, z nichž každý je stejně důležitý jako ostatní. Musíte dosáhnout toho, abyste se správně přesunuli na další.

Přemýšlejte o řízení projektu jako žebříku, který musíte vylézt. Nemůžete skočit na vrchol. Musíte ho vzít na příčku, abyste dosáhli maximální efektivity. Váš tým musí použít nástroje, které jsou jim k dispozici, jakož i jejich odborné znalosti a znalosti, aby každý krok provedl a postoupil k dalšímu kroku.

Je snadné říci, že se chcete dostat do boxu A, takže budete v tomto směru podnikat 25 kroků. Musíte však také zohlednit časové úvahy do plánu projektu a s největší pravděpodobností budete muset pracovat v rámci rozpočtu. Můžete procházet těchto 25 kroků, nebo můžete jog. Záleží na tom, jak rychle se tam musíte dostat k úspěšnému dokončení projektu. Můžete ušetřit peníze pěšky, nebo si můžete najmout řidiče. Záleží na rozpočtu, který jste projektu věnovali.

Neexistuje žádný univerzální přístup, systém nebo plán. Každý projekt, který vy a vaše společnost řeší, bude s největší pravděpodobností mít svůj časový plán, cíl a rozpočet. To je důvod, proč je tak důležité mít k dispozici šikovného talentovaného projektového manažera, který provozuje show.

Prvky projektu

Úspěšný projektový manažer musí současně řídit čtyři základní prvky projektu. Tyto prvky jsou vzájemně propojeny.

• Rozsah: To zahrnuje velikost, cíle a požadavky projektu.
• Zdroje:Budete potřebovat lidi, vybavení a materiály.
• Čas: Nejde jen o to, kolik času projekt celkově zabere. Musí být rozdělena do doby trvání úkolů, závislostí a kritické cesty.
• Peníze:Mají pevný přehled o nákladech, nepředvídaných událostech a zisku.

Nejdůležitější prvek: Rozsah

Rozsah projektu je vymezení toho, co má projekt splnit, a rozpočty času a peněz, které byly vytvořeny k dosažení těchto cílů. Každá změna rozsahu projektu musí mít odpovídající změnu rozpočtu, času, zdrojů nebo všech tří.

Pokud je rozsah projektu vybudovat budovu, ve které budou umístěny tři widgety na rozpočet 100 000 USD, očekává se, že to projektový manažer provede. Pokud se rozsah změní na budovu pro čtyři widgety, musí vedoucí projektu získat odpovídající změnu času, peněz a prostředků.

Zdroje

Existují tři aspekty porozumění a řízení zdrojů: lidé, vybavení a materiál.

Úspěšný projektový manažer musí efektivně spravovat zdroje přidělené projektu, včetně členů projektového týmu, pracovníků dodavatele a subdodavatelů. Musí zajistit, aby jeho zaměstnanci měli dovednosti a nástroje, které potřebují k dokončení práce, a musí neustále sledovat, zda má k dispozici dostatek lidí k dokončení projektu v termínu. Jeho úkolem je zajistit, aby každý člověk rozuměl úkolům a termínům projektu.

Vedoucí pracovník každé skupiny zaměstnanců se hlásí projektovému manažerovi, když řídí přímé zaměstnance, ale zaměstnanci mohou mít také manažera, který poskytuje technické vedení. V situaci řízení matic, jako je projektový tým, je úkolem projektového manažera poskytovat projektovým manažerům směr projektu. Řízení subdodávek práce obvykle znamená řízení vedoucího týmu pro subdodavatelské pracovníky, kteří zase tyto pracovníky řídí.

Projektový manažer musí často obstarávat zařízení a materiály a řídit jejich používání tak, aby tým mohl efektivně fungovat. Je odpovědný za to, že ve vhodném čase bude mít odpovídající vybavení a materiály ve správném místě.

Čas

Tři prvky úspěšného řízení času jsou úkoly, harmonogram a kritická cesta.

Sestavte harmonogram projektu tak, že v seznamu uvedete všechny úkoly, které musí být dokončeny. Některé musí být prováděny postupně, zatímco jiné se mohou překrývat nebo provádět v tandemu. Každému úkolu přiřaďte dobu trvání. Přidělte požadované zdroje. Určete předchůdce - jaké úkoly musí být dokončeny před ostatními - a následníky, úkoly, které nemohou začít až po dokončení každého dalšího úkolu. Tento aspekt projektového řízení je někdy označován jako vodopád management protože jeden úkol následuje další ve více či méně sekvenčním pořadí.

Software pro řízení projektů může zjednodušit vytváření a správu harmonogramu projektu.

Některé úkoly mají malou flexibilitu v požadovaných počátečních a cílových termínech. Toto se nazývá "float". Ostatní úkoly nemají žádnou flexibilitu. Mají nulový plovák. Linka procházející všemi úkoly s nulovým plovákem se nazývá kritická cesta. Všechny úkoly na této cestě - a může existovat více paralelních cest - musí být dokončeny včas, pokud má projekt přijít do termínu. Klíčovým časovým úkolem manažera projektu je monitorování kritické cesty.

Peníze

Tři úvahy při správě peněz jsou náklady, nepředvídané události a zisk.

Každý úkol má své náklady, ať už je to pracovní doba počítačového programátora nebo kupní cena betonu v krychli. Každá z těchto nákladů se odhaduje a sčítá při přípravě rozpočtu projektu.

Některé odhady budou přesnější než jiné. Rozpočet projektu by proto měl zahrnovat příspěvek na nepředvídané události - peníze vyčleněné v rozpočtu „jen v případě, že skutečné náklady na položku se výrazně liší od odhadu.

Zisk je peníze, které chce společnost z úkolu vydělat. Je to na vrcholu nákladů.

Rozpočet projektu se tedy skládá z odhadovaných nákladů plus nepředvídané náklady plus zisk. Úlohou projektového manažera je udržet skutečné náklady na odhadovaných nákladech nebo pod nimi a maximalizovat zisk, který společnost vydělá na projektu.

Projektový management je umění a věda

Úspěšné projektové řízení má praxi. Tyto myšlenky vám mohou poskytnout základní pochopení projektového řízení, ale považují ho pouze za začátek. Pokud vaše zaměstnání nebo profesní dráha zahrnuje projektové řízení, a pokud chcete zlepšit své dovednosti, promluvte si s úspěšnými manažery projektů, čtěte a procvičte. Projektové řízení může být velmi přínosnou kariérou.