10 Věci, které by měl každý nový manažer programu vědět

Řízení programu je odměňující a dobře placená volba povolání, ale může to být i náročná úloha. Pokud jste právě dostali svou první práci pro správu programu, nebo chcete vědět, zda byste měli skočit do kariéry řízení programu, je důležité pochopit, co s sebou tato kariéra přináší. Zvažte těchto 10 věcí, z nichž každý nový programový manažer by si měl být vědom před spuštěním role správy programu.

Řízení programu není totožné s řízením projektů

Projektový management je o plánování práce, organizaci úkolů a zdrojů, řízení procesů a plnění konkrétního cíle. Ať už se jedná o otevření nové kanceláře, spuštění nové aplikace nebo vybudování olympijského stadionu, projekty mají definovaný začátek, střed a konec s jasným souborem cílů.

Řízení programu je jiné a obecně mnohem širší. Správce programu může dohlížet na více projektů najednou, z nichž každý může mít svůj vlastní projektový tým a projektového manažera. Všechny tyto projekty by mohly být součástí většího programu, který by organizaci časem poskytoval něco hodnotného.

Očekávejte nejistotu

Programy jsou ve své podstatě nejisté. I když možná víte, co je to velký obraz, je to jen prohlášení o vizi, když začínáte. Přesná cesta, jak se tam dostat, a jaké projekty budou po delší dobu vyžadovány, je něco, co musíte udělat, když jdete.

Začnete s podrobným plánováním toho, co víte, a vytvořte si obrázek o tom, jak oslovit zbytek, když se přiblížíte. Postupně rozšiřujte své plánovací a dodací lhůty, dokud nebudete moci jít dál.

V pravidelných intervalech pravidelně blokujte, abyste naplánovali další kroky. Můžete také využít této příležitosti k zajištění toho, že jste stále na dobré cestě k dosažení obchodní hodnoty.

Pozor na vyhoření

Zatímco projekt může být za rok, může se program natáhnout - zdánlivě neurčitě.

Manažeři programů musí chránit své týmy před vyhořením. Nemůžete pracovat s nejvyšší rychlostí, takže zajistěte, aby vaši zaměstnanci měli dostatečné prostoje. To by mělo zahrnovat období klidnějšího času při práci s méně výstupy a dostatečný čas mimo kancelář pro dovolenou.

Spravujte pečlivě nemocnou dovolenou, sledujte své zprávy o přesčasech a dávejte pozor na to, že životní podmínky vašeho týmu jsou prvořadé, pokud chcete ostříhat a udržet své talentované lidi na životě programu.

Musíte řídit tempo

Když doručujete program, který má vzdálené datum dokončení, musíte řídit tempo práce.Je těžké udržet hybnost v průběhu několika let, takže vaše role manažera programu je žonglovat s prioritami a projekty tak, aby byly pravidelně měřitelné výstupy.

Smíchejte rychlé výhry a stálý pokrok směrem k větším obrázkovým cílům. To pomáhá týmu vidět, že se pohybujete vpřed, a zajišťuje, že existují některé kratší termíny úspěšných příběhů pro udržení vysoké motivace. Nakonec pomáhá investorům a výkonným manažerům vidět, že dochází k pokroku.

Trénujte svůj tým k úspěchu

Programy často dodávají organizaci něco nového, jedinečného nebo transformačního. Jednou z výzev práce na těchto druzích iniciativ je to, že pravděpodobně nebudete mít vlastní dovednosti, abyste mohli dokončit všechny úkoly a projekty, které potřebujete.

To je v pořádku a lze očekávat. Vaším úkolem jako nového manažera programu je zajistit, aby jste mohli upskill, rekvalifikovat a rozvíjet lidi, které máte, abyste mohli společně řešit všechny požadavky na zdroje.

Mohou existovat oblasti, kde potřebujete určitý zdroj pouze po omezenou dobu. Nebudete například školit jednoho z vašich zaměstnanců, jak řídit vysokozdvižný vozík, pokud je to dovednost, kterou potřebujete na jeden týden. Pokud však měníte způsob, jakým je vaše společnost řízena online, pravděpodobně by bylo cenné mít vlastní dovednosti v oblasti rozvoje webových stránek spolu s odbornými znalostmi o sociálních médiích nebo optimalizaci vyhledávačů. Jedná se o dovednosti, na které bude podnik dlouhodobě spoléhat.

Rozhodujte o tom, které z nich musíte mít v týmu a které by měly být zadávány externě, a pak zajistěte, aby váš program mohl poskytovat školení a náborové úkoly, které jsou nezbytné k tomu, abyste byli připraveni řídit výstupy tak, jak každý projekt dodává.

Správa je složitější

Pokud jste přišli z pozadí projektového řízení, pak pro vás řízení nebude překvapením. Je to způsob, jakým jsou organizovány a řízeny struktury projektů a programů, aby bylo zajištěno, že rozhodování probíhá správným způsobem a že jsou do něj zapojeni správní lidé. Rozhodující pro zajištění toho, aby práce probíhala způsobem, který je v souladu s celkovým obchodním případem, a pomáhá udržet odpovědnost lidí.

Správa věcí veřejných je také způsobem, kterým může kancelář pro řízení projektů a vedoucí pracovníci zajistit, že program bude na cestě k dosažení přínosů. Poskytuje také formální cestu k ukončení projektů nebo celého programu, pokud lze prokázat, že těchto přínosů již nebude dosaženo.

Správa je složitější v prostředí programu než v prostředí projektu. Projektové rady a řídící skupiny mají obvykle výkonné členy. Očekává se, že konečným výsledkem programu je obvykle obchodní transformace.

Plánování je obtížnější

Projektoví manažeři, kteří se podílejí na programu, obvykle dají dohromady své projektové plány, pak se tým manažerů programu pod vaším vedením jako programový manažer setká a plány jsou integrovány.

To je snadněji řečeno než uděláno. Vyžaduje identifikaci závislostí mezi projekty a projektovými úkoly. To vás nutí podívat se na požadavky na zdroje pro celý program a žonglovat aktivity, aby vyhovovaly dostupnosti klíčových lidí.

Jakmile je vytvořen integrovaný program, můžete jej sledovat v Ganttově diagramu nebo jiném softwarovém nástroji. Jak vaši projektoví manažeři sledují své projekty v reálném čase, budete muset provést úpravy programového plánu, informovat každého o změnách a vysvětlit, co to znamená pro jejich oblasti práce.

Nemusíte plánovat každou linku

Jako programový manažer se spoléháte na své projektové manažery, kteří provádějí podrobné plánování. Není praktické ani žádoucí, abyste sledovali program s tisíci úkoly.

Pro projekty, které mají dostatek podrobností, je třeba mít přehledný, vysoký přehled o projektech, abyste zjistili, zda bude mít program dopad na úrovni programu.

Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je pomocí vyhrazených softwarových aplikací. Snaha o správu vašeho multimilionového programu na základní tabulce by byla příliš náročná.

Musíte delegovat

Ať už jste na delegování dobře, znamená to, že v roli programového managementu budete potřebovat, abyste se k němu dostali ještě lépe.

Dobrou zprávou je, že byste měli mít tým projektových manažerů a možná byste měli k dispozici i specializovanou kancelář pro řízení programu, která by podpořila transformační změny.

Na programu je spousta práce a nastavení, aby bylo zajištěno, že všechny pohyblivé části se budou pohybovat ve správný čas. Nemůžete to udělat sami a neměli byste to zkusit. Zjistěte, kolik času potřebujete k zahájení programu a pak zajistěte, aby měl tým, který vás bude podporovat.

Pokud ve své kanceláři pro správu programu nemáte nikoho, požádejte o přidělení někoho jiného do týmu pro správu programu. Je jich spousta. Například někdo, kdo má koordinační úlohu v projektu, by byl dokonale připraven k zajištění požadované koordinace na úrovni programu, čímž by vás osvobodil a zapojil se do strategických úkolů.

Neboj se konfliktu

Existuje spousta pramenů programů. Od projektů s obtížnými zúčastněnými stranami až po zdánlivě neukončitelné termíny vám každý den poskytne příležitosti ke konfliktu. Dejte si pozor na věci, které narušují výkonnost projektu a buďte připraveni vstoupit, když je to nutné, aby se předešlo konfliktní situaci.