Jak snížit riziko krádeže zaměstnanců

Strategie v oblasti bezpečnosti a dohledu se v posledních letech nesmírně zlepšily díky technologickému pokroku. Víceúčelové sledovací zařízení a méně nápadné aplikace pro sledování trendů jsou účinnější při identifikaci možných mezer v bezpečnostním systému. Tyto mezery poskytují příležitost pro zloděje nebo zpronevěry získat neoprávněný přístup k pokladnám a zásobám společnosti.

Krádež zaměstnanců je na vzestupu

Podle údajů Americké obchodní komory přiznalo 75 procent zaměstnanců krádeže od zaměstnavatelů alespoň jednou a 38 procent připouští, že odcizují zaměstnavatelům alespoň dvakrát. FBI označuje krádeže zaměstnanců jako nejrychleji rostoucí trestnou činnost v USA, což stojí podniky kolem sedmi procent jejich očekávaných marží. Problém se stává tak hrozný pro některé podniky hit s krádeží zaměstnanců, že asi 33 procent jsou tlačeny do bankrotu kvůli ztrátám z krádeže nebo podvodu.

Zprávy shromážděné Statistic Brain ukazují, že více než 28 procent obchodních ztrát se pohybovalo od 100 000 USD do 4 000 000 USD a 25 procent ztrát přesáhlo 1 milion dolarů. Tato čísla jsou znepokojující, protože dokazují, že obchodní ztráty v důsledku krádeže zaměstnanců nejsou triviální. Střední hodnota hotovosti nebo odcizeného zboží byla umístěna na 75 000 USD.

Jen v roce 2014 bylo podle zákona Jacka L. Hayese, poradenské společnosti zabraňující ztrátám a kontrole smrštění zásob, zachyceno více než 1,2 milionu podvodníků a odvážných zaměstnanců. Významnější je, že tato čísla byla získána z 25 velkých maloobchodníků, což naznačuje, že tento problém je rozšířenější a ztráty jsou podstatnější, pokud do mixu byli zahrnuti drobní a střední maloobchodníci. Podle několika studií ztráty z krádeže zaměstnanců předčily ztráty z krádeží.

Metody krádeže zaměstnanců

Odcizení zaměstnanců může být obtížné odhalit, protože pachatel je důvěrně obeznámen se systémem. Tito zaměstnanci mají navíc přístup ke klíčům království, protože mají postavení a pověst spolehlivých hráčů týmu. Jedná se o několik metod, které se běžně používají ke krádeži společnosti.

• Účetní a finanční pracovníci mohou přesměrovat přijaté šeky na osobní účty. Jelikož udržují knihy, mohou krádež zakrýt změnou záznamů.
• S přístupem k podnikovému běžnému účtu mohou zaměstnanci psát šeky na fiktivní platby, které jsou přesměrovány na osobní účty.
• Krádež hotovosti vyžaduje plánování, protože pokladní musí vyrovnat své pokladny na zavírání směny. Mohou šetřit peníze tím, že úmyslně podvádějí změny zákazníkům a udržují rozdíl. Pro podniky bez skenování mohou zaměstnanci citovat vyšší cenu za neoznačené zboží a kapesní zůstatek.

• Krádež zboží se provádí skrze skryté používání popelnic, recyklačního systému nebo osobních tašek, aby se vytratil z obchodního zboží. V retailovém procesu přináší proces návratu a refundace mnoho šancí krást společnosti s pomocí třetí strany nebo bez ní.
• Krádež dodávek se může zdát drobná, ale tato částka se rychle zvyšuje, když se zaměstnanci stávají více nestydatými, když berou kancelářské potřeby pro osobní použití.
• Krádeží mzdy se rozumí platba za nezasloužený čas a úhrada neobchodních nákladů.

Pochopení motivací za krádeží zaměstnanců

Ve většině společností zaměstnanci podléhají přísnému procesu screeningu, včetně kontrol na pozadí, historie zaměstnanosti a úvěrových kontrol. Cílem tohoto procesu je vyloučit nevhodné osoby ze skupiny žadatelů. Je jisté, že zaměstnanci, kteří překonají překážky před nástupem do zaměstnání, jsou kvalifikovaní, spolehliví a důvěryhodní.

V mnoha případech jsou pachatelé dlouholetými důvěryhodnými zaměstnanci, kteří přecházejí z pracovitých, zaměstnaneckých typů na záludné zloděje, kteří vytvářejí pečlivé plány na přesměrování finančních prostředků na své vlastní účty nebo pomoc při inventarizaci. Co by mohlo tyto osoby motivovat k tomu, aby riskovali svou kariéru a obživu, aby si vyrobili pár tisíc dolarů?

1. Drastické změny v životě: Ztráta milovaného člověka smrtí, rozvodem nebo odloučením je ničivý vývoj pro každého. To by mohlo snížit příjem zaměstnanců a zvýšit výdaje. Tváří v tvář montážním účtům se zaměstnanec chopí příležitosti vzít si malé částky peněz. Často se domnívají, že mohou zaplatit zpět, aniž by se chytili.
2. Žijící nad rámec své mzdy: Největší ztráty jsou obvykle způsobeny zpronevěry, které se snaží žít nad rámec svých prostředků. Snaží se žít dobrý život, ale nemohou si zboží a vybavení sami dovolit. Ukradené prostředky se používají k získání drahých automobilů, domů a luxusního zboží. Zaměstnanec může mít drahou dovolenou a zapojit se do činností, které stojí více, než kolik si mohou dovolit.

1. Příležitost: Zaměstnanci mohou začít vydělávat drobné částky, protože příležitost se projevuje. Zákazníci mohou zapomenout na uplatnění své změny, nebo si mohou účetní zjistit, že knihy mohou být upraveny, aniž by si toho všimli. Využití těchto příležitostí se může stát návykem a brzy se vymkne kontrole.
2. Závislosti: Jednotlivci zabývající se nutkavým chováním, které stojí peníze, nejsou dobrými kandidáty na pracovní místa, která zahrnují zpracování hotovosti nebo účetnictví. Donucení může překonat i ty nejlepší úmysly a zaměstnanci skončí přeléváním obchodních fondů, aby nakrmili hazardní hry, drogy a další závislosti.

1. Chamtivost: Dobré staromódní chamtivosti podněcují důvěryhodné zaměstnance k tomu, aby využívali příležitostí, aby si vzali to, co bylo svěřeno pro obchodní účely. Krádež může mít podobu odklonu prostředků nebo přivlastnění zařízení a jiného zboží pro vlastní potřebu.
2. Špatná jablka, která prošla screeningovým procesem: Proces screeningu zaměstnanosti by měl vyřazovat kandidáty z rejstříku trestů, ale někdy několik z nich projde prověrkou kvůli nedostatečnému výzkumu na pozadí nebo závadám při zpracování záznamů. Tito jedinci, kteří jsou umístěni v důvěryhodné pozici, mohou načrtnout svůj plán, aby odcizili společnosti i na počátku.

1. Pomsta: Vnímané záblesky mohou přimět zaměstnance, aby hledali odplatu odcizením společnosti. Osoba, která je převedena na povýšení nebo postranní přestup na preferované místo, nebo někdo, kdo má negativní hodnocení příliš osobně, se může domnívat, že si nárokuje to, co jim bylo odepřeno tím, že krade společnost.

Obranné strategie pro minimalizaci krádeže zaměstnanců

Nejlepší obranou je proaktivní přístup k problému krádeže zaměstnanců. Bezpečnostní experti naznačují, že majitelé podniků a manažeři by měli předpokládat, že se to děje, nebo že se to stane, až k této příležitosti dojde. To neznamená, že by se všichni zaměstnanci měli podezírat, protože to je nejrychlejší způsob, jak potopit morálku. Strategie vyžaduje komplexní přezkum systémů s cílem zjistit mezery ve správních a provozních postupech.

• Posílit proces screeningu před nástupem do zaměstnání s cílem identifikovat červené vlajky.Postoje, které poskytují přístup k účetním a finančním záznamům, by měly podléhat kontrolám na vysoké úrovni, které by zahrnovaly úvěrovou historii a všechna setkání se systémem trestní justice. Přiřazení hotovosti by mělo být přiděleno zavedeným zaměstnancům místo nových zaměstnanců. Dávejte si pozor na nekonzistence v životopisu nebo lstivé lži, protože to může být známkou sporného charakteru.
• Zavést systém kontrol a bilancí zejména pro zaměstnance v citlivých pozicích s přístupem k hotovosti a jiným finančním účtům. Zavést systém kamarádů, který zahrnuje nejméně dva zaměstnance, kteří pracují po celou dobu. Postupy, které vyžadují zrušení prodeje a vydávání náhrad zákazníkům, by měly vyžadovat schválení vedoucím nebo manažerem. V účetnictví a účetnictví by měly být knihy vedeny týmem zaměstnanců namísto svěřování knih pouze jedné osobě. Za žádných okolností nesmí být jedna osoba pověřena kontrolou všech finančních záznamů, které by měly podléhat neohlášeným auditům odborníkem třetí strany.
• Použijte externí účetní ke kontrole klíčových finančních záznamů. Bankovní výpisy, vydané šeky a přijaté šeky, jakož i knihy o závazcích a pohledávkách by měly být ověřeny třetí stranou. Ujistěte se, že příjemci jsou ověřitelné a podpisy na podnikových kontrolách jsou legitimní.
• Nainstalujte video monitorovací systém jako odstrašující prostředek. Je méně pravděpodobné, že se lidé zapojí do nečestného chování, pokud vědí, že jsou na fotoaparátu. Kamery jsou tam, aby odrazovaly riskantní chování před tím, než se to stane. Monitorování videa v reálném čase může být užitečné ve vysoce rizikových a vysoce hodnotných oblastech, jako jsou sklady a prodejní plochy luxusního zboží.
• Zavést postupy odstraňování odpadu. Eliminujte všechny možnosti použití systému likvidace a recyklace k odcizení zboží pro osobní potřebu nebo k prodeji jinde. Tento proces může zahrnovat demontáž a zploštění všech krabic a beden, pouze s použitím čistých pytlů na odpadky a zajištění jednosměrného přístupu k výsypkám pro zaměstnance.
• Zlepšit morálku zaměstnanců. Budování důvěry je obousměrná ulice. Seznamte se se zaměstnanci, navazujte kontakty a budujte vztahy, protože lidé mohou mít menší šanci vzdát se pokušení, pokud jsou v práci šťastní a starají se o svou kariéru.
• Otevřete řádek tipů pro zaměstnance. V souvislosti s předchozím návrhem mohou zaměstnanci, kteří jsou loajální vůči společnosti, pomoci omezit ztráty způsobené podvodem a krádeží anonymním oznámením podezření. Zajistěte důvěrnost všech zpráv a důkladně prozkoumejte každou zprávu před přijetím opatření.

Pro trestní stíhání nebo pro trestní stíhání

Malé a střední podniky jsou nepřiměřeně obětovány zpronevěry a podvodníky. Šedesát čtyři procent malých podniků uvádí, že se stali oběťmi krádeže zaměstnanců, ale pouze 16 procent uvádí, že je založeno na studii provedené doktorandem v trestním soudnictví na univerzitě v Cincinnati. Majitelé malých podniků často neberou nic víc než požár zaměstnance, protože vedení soudního sporu je nákladné bez záruky, že budou odcizeny finanční prostředky. Jiné společnosti se zdržují žalovat, aby se vyhnuly kontrole svých důvěrných záznamů.

Pokud jde o krádeže zaměstnanců, prevence je nejlepší obranou. Zkontrolujte své systémy a postupy pro identifikaci zranitelných oblastí a proveďte potřebné změny. To může pomoci pracovat s neutrální stranou s čerstvým pohledem najít červené vlajky. Když se zjistí případy podvodů a krádeží zaměstnanců, konejte rychle, rozhodně a pevně. Dodržujte zásadu nulové tolerance, která chrání vaši společnost před vznikem podstatných ztrát v důsledku krádeže zaměstnanců.