Jak snížit náklady na služební cesty zaměstnanců

S určitým sympatiím pro zaměstnavatele, kteří se snaží kontrolovat cestovní náklady, žádat zaměstnance, aby sdíleli místnosti, není místo, kde začít - nebo skončit.

Tyto myšlenky jsou pro průměrného zaměstnance, který cestuje za obchodem pro svého zaměstnavatele, méně stresující a urážlivé. Zaměstnanci jsou normální lidé, kteří na služební cestě chtějí jen soukromí a vzdálenost od spolupracovníků, zejména pokud strávili den se spolupracovníky. Zaměstnavatelé nemusejí žádat zaměstnance, aby sdíleli místnosti.

Další způsoby, jak ušetřit náklady na služební cesty zaměstnanců

• Požadovat, aby zaměstnanci cestovali ve stejný den, kdykoli je to možné.
• Vyvinout a zavést pevnou cestovní politiku, která poskytne konkrétní podrobnosti o platbách na diety v různých destinacích, upřednostňovaných hotelových řetězcích, kde zaměstnavatel mohl stanovit diskontní sazbu, náhrady výdajů a limity, které vyžadují, aby byl manažerův podpis předem překročen.
• Zaměstnává zaměstnance k právním předpisům uvedeným v cestovní politice bez předchozího povolení výjimek. Nenahrazujte výdaje, které nebyly povoleny politikou nebo výjimkou.

• Opětovné vyjednání nebo vyjednání firemních sazeb s hotelovými řetězci společnými pro vaše destinace. Podívejte se na hotely, které nabízejí vybavení, jako je bezplatná snídaně, bezplatná koktejlová hodina, odpolední občerstvení a předkrmy a chladničky a kávovary na pokojích. Vyžadovat, aby zaměstnanci využívali tyto hotely a vybavení, když jsou k dispozici.
• Při rezervaci používejte levnější hotelový řetězec. Většina zaměstnanců rozdala hvězdu do soukromého pokoje. Neočekávejte nižší standardy v oblastech, jako je čistota a další komfort zaměstnanců z hotelů, které mají méně hvězd. Průzkum cestujících zaměstnanců pravidelně, abyste se ujistili, že vybraná místa splňují jejich potřeby.

• Využijte konzistentní službu rezervace cestovních služeb, jako je například služba American Express Global Business Travel, která vám pomůže kontrolovat náklady. Pomohou vám naplánovat, přijmout politiky, ušetřit náklady a omezit výdaje zaměstnanců. Dokonce i místní cestovní služby vám mohou pomoci ušetřit na služební cestě, ale výhodou společnosti American Express je jejich dosah na národní i mezinárodní úrovni a jejich online služby.
• Udělejte si ujednání s jednou leteckou společností, aby využila své služby, kdykoli je to možné, a obdržíte firemní slevu na každý let. Vyžadovat, aby zaměstnanci využívali služeb rezervace letecké společnosti, například společnosti Southwest Airlines Corporate Travel. Zaměstnavatelé mohou také ušetřit, když jsou letadla rezervována v dostatečném předstihu.

• Získání povolení pro zaměstnance, kteří rozhodují o cestování na poslední chvíli. V jednom případě, v klientské společnosti, letenku, která by stála 300 dolarů, pokud by si rezervovala několik týdnů předem náklady přes 1200 dolarů, když zaměstnanec provedl rezervaci dva dny před akcí. To by se mělo stát pouze v případě nouze, protože většina letenek je převoditelná, i když nejsou vratné.
• Snižte cestovní náklady v jiných oblastech, jako je jídlo a alkohol za diety a dopravu. Změňte diety podle místa. New York City je drahé například ve srovnání s Las Vegas. Menší, ne-resortní oblasti jsou ještě cenově dostupnější. Vaše cestovní politika by měla odrážet náklady, s nimiž se vaši zaměstnanci setkají při cestování do různých států a míst.

• Experimentujte s virtuálními setkáními, službami, jako je Skype for Business, a videi. Zatímco zpočátku nepříjemné, ne-in-person setkání jsou získané dovednosti. Zaměstnanci se stávají pohodlnějšími, protože tyto služby využívají v průběhu času. Webináře fungují dobře pro různé druhy školení, zejména semináře, které umožňují účast více zaměstnanců.
• Požádejte své zaměstnance, aby používali méně nákladné veřejné dopravy a kyvadlovou dopravu, pokud jsou k dispozici, spíše než taxíky, zejména když zaměstnanci cestují mezi letišti a hotely. Většina velkých konferencí nabízí bezplatnou kyvadlovou dopravu mezi hotely a konferenčním centrem. Méně využití taxi nebo požadavek, aby se zaměstnanci shromažďovali za skupinové taxíky, může ušetřit spoustu peněz.

Požádat dospělé zaměstnance o včasné rezervace, rozpočtové výdaje na jejich služební cesty a prozkoumat jiné možnosti než cestování na schůzky a školení je správným přístupem k zefektivnění nákladů na služební cesty. Jsou ohleduplní k zaměstnancům.

Přínosem pro zaměstnavatele je to, že se zaměstnanci cítí respektováni a starají se o ně, což vytváří pozitivní morálku. Udržují pozitivní vztahový cyklus správným směrem.

A co levné rodinné výlety?