Co by zaměstnavatelé neměli uchovávat v personálních souborech

Zaměstnavatelé by nikdy neměli umisťovat konkrétní položky do svých záznamů o obecném personálu. Obsah osobních souborů a záznamů zaměstnanců je obecně přístupný pracovníkům lidských zdrojů, zaměstnancům a manažerovi nebo vedoucímu pracovníka v některých společnostech.

V jiných případech je přístup omezen na personální oddělení a zaměstnanci mohou požádat o přístup ke svým záznamům. Advokáti mohou také předávat obsahy personálních záznamů pro žaloby a stížnosti Komise pro rovné příležitosti k zaměstnání (EEOC). Bývalý zaměstnanec může také požádat o kopii svých osobních záznamů.

Díky osvědčeným postupům je personální soubor přístupný pouze pracovníkům oddělení lidských zdrojů. Musíte uchovávat osobní soubory pod zámkem a klíčem v úložném prostoru, který je činí nepřístupnými ostatním zaměstnancům.

Zaměstnavatel musí dbát na to, aby se všichni tito potenciální uživatelé a potenciální diváci vašich zaměstnanců pracovali na zaměstnaneckých záznamech o zaměstnancích.

V důsledku toho budete chtít použít tyto obecné pokyny k dokumentaci, kterou uchováváte v personálních záznamech vaší organizace.

Pokyny pro obsah personálního souboru zaměstnanců

Informace v personálních záznamech musí být věcné.

Názory vedoucího pracovníka nebo personalistiky; náhodné poznámky; drby; neopodstatněné zvěsti; dotazy, zprávy nebo oznámení z jiných zaměstnanců, které nejsou prozkoumány; obvinění, která nebyla prováděna, vyšetřována a uzavřena; a jakékoli jiné faktické informace, komentáře nebo poznámky by měly být vyloučeny z personálního souboru zaměstnance.

Jeden z nejhorších příkladů urážlivého komentáře, který HR manažer našel v evidenci zaměstnanců zaměstnanců, zahrnoval poznámky z pohovoru vedoucího náboru. Jeden z nich uvedl: „Možná příliš tlustý, jak se dostat nahoru a dolů po schodech podle potřeby.“ Představte si, že zaměstnanec, advokát, a dokonce i budoucí zaměstnanci a vedoucí pracovníci čtou komentáře, jako jsou tyto.

V jiné společnosti, manažer našel nepodložené poznámky, že manažeři a jiní umístili do zaměstnaneckých souborů, jako například: "Mary je naštvaná, protože nedostala navýšení. Zpomalila svou práci záměrně, aby se dostala i se svým manažerem." Podívejte se na problém?

Personální záznamy musí být zamyšleně přiřazeny k příslušnému umístění souboru.

Určete protokol pro firemní záznamy zaměstnanců na základě státních a federálních zákonů, zákonů o zaměstnanosti, jako je zákon o přenositelnosti zdravotního pojištění a odpovědnosti z roku 1996 (HIPAA) a osvědčené postupy zaměstnavatele.

Pak se držte protokolu. Nechcete najít náhodné omluvy lékaře zastrčené do personálního souboru, pokud patří do zdravotnické dokumentace. Nechcete ani zdůvodnění a zdůvodnění propagace zaměstnance v mzdovém souboru.

Také nechcete, aby záznamy o rozhodnutí o najímání, které zahrnují kontrolu pozadí nebo poznámky z jednání s bývalými zaměstnavateli v personálním souboru.

Školení musí provádět pracovníci dohledu, manažeři a další zaměstnanci, kteří zadávají dokumentaci do personálních záznamů.

Každá osoba, která má přístup a umísťovat dokumenty do souboru zaměstnanců zaměstnanců, potřebuje školení, aby náležitě napsala dokumentaci.

Vyjádření důstojníka zaměstnance, že zaměstnanec byl naprosto mrtvý, nevyhraje vaše zaměstnance, kteří by zaznamenali jakékoli ceny. Je však známo, že netrénovaní dozorci psali podobná prohlášení a vkládají je do osobních souborů zaměstnanců.

Ještě lépe omezte přístup k souborům vaší osobě personálního oddělení, která je zodpovědná za záznamy a ví, co by mělo a nemělo být umístěno do personálního souboru.

Vyvažujte informace, které vložíte do personálních záznamů.

Zahrnout pozitivní i negativní aspekty zaměstnanecké historie zaměstnanců. Příliš často personální záznamy zdůrazňují každý negativní výskyt a chybí pozitivní složky, které každý zaměstnanec zažívá. Myslí, že vyvolává, propagace, odměny excelence a kopie chvály a děkuji poznámky.

Uvědomte si rozdíl mezi osobními poznámkami supervizora o jejich reportérovi a oficiálními záznamy o zaměstnancích společnosti.

Poznámky supervizora, které se používají ke zlepšení výkonu, ke sledování projektů a dokončení cílů a ke správnému určení plánů zvýšení a rozvoje výkonnosti, patří například do soukromého souboru správce, nikoli do oficiálních záznamů společnosti.

Uznat také potřebu vyškolit orgány dohledu v tom, jak si zapisovat poznámky a udržovat dokumentaci v jejich souboru řízení. Na soukromá bankovka se vztahují stejná kritéria pro fakta, ne pro názory a konkrétní příklady, nikoliv pro slyšení.

Soukromé poznámky supervizora mohou být předvolány v případě soudního sporu, takže se doporučuje opatrnost i pro soukromé poznámky. Nedoporučuje se praxe orgánů dohledu, které uchovávají kopie záznamů, které existují v úředním souboru zaměstnanců zaměstnanců v jejich souboru správy.

Najímání dokumentace a poznámky k pohovoru představují trochu rozmar.

Nejlepším postupem je zachovat samostatný soubor pro každou pozici, kterou vyplníte, která obsahuje veškerou dokumentaci týkající se vyplnění této pozice z pracovního místa do referenčních kontrol. Žadatelé obnoví, průvodní dopisy a žádosti patří do tohoto souboru kromě toho, že byste měli přesunout najatého zaměstnance žádost do souboru zaměstnance zaměstnance.

Tento soubor obsahuje oficiální kontrolní seznamy a formuláře, které usilují o nestranné zastoupení potenciálních kvalifikací zaměstnance a podporují vaše rozhodnutí najmout nejkvalifikovanějšího kandidáta. Do tohoto souboru nepatří názory a poznámky vedoucího, které byly přijaty během procesu přijímání.

Lidské zdroje mohou tyto poznámky shromažďovat, aby vedly úplnou dokumentaci o pracovním rozhodnutí, ale nepatří do personálních záznamů.

Věcná dokumentace o rozhodnutích o zaměstnanosti.

Tato dokumentace zahrnuje taková rozhodnutí, jako je povýšení, převod na postranní příležitost a zvýšení platu a patří do personálních záznamů. Názory vedoucího nebo HR na zaměstnance nejsou. Dokumentace k úředním disciplinárním opatřením, jako je písemné varování, patří také do personálního spisu zaměstnance.

Konkrétní příklady dokumentace, která by neměla být v personálních záznamech

Následující informace by neměly být umístěny v personálních záznamech. Dokumentace může vyžadovat samostatný soubor, může být klasifikována jako bankovka dohledu nebo managementu, nebo by ji zaměstnavatel neměl uchovávat vůbec.

• Veškeré lékařské informace patří do zdravotnické dokumentace.
• Mzdové informace patří do mzdového souboru.
• Dokumenty, které zahrnují čísla sociálního zabezpečení zaměstnanců nebo informace o chráněných klasifikacích zaměstnanců, jako je věk, rasa, pohlaví, národní původ, zdravotní postižení, rodinný stav, náboženské přesvědčení atd., By neměly být nikdy uchovávány v personálních spisech.
• Dokumentace dohledu za účelem řízení práce zaměstnance, stanovení cílů, poskytované zpětné vazby atd. By měla být podána ve složce soukromé, vedoucí nebo vedoucí.
• Výzkumný materiál včetně stížnosti zaměstnance, rozhovorů svědků, rozhovorů se zaměstnanci, zjištění, doporučení advokáta a usnesení, včetně následných opatření k zajištění bez odvetných opatření, by měl být uložen ve vyšetřovacím spisu, který je oddělen od osobních záznamů.
• Soubor zaměstnanec I-9 formulářů v I-9 souboru nebo umístění, daleko od zaměstnanců zaměstnanců záznamy.
• Umístěte kontroly na pozadí, včetně historie trestných činů, úvěrových zpráv a tak dále, a výsledky testů na drogy do samostatného souboru, ke kterému nemohou mít dozorci, manažeři a zaměstnanci přístup. SHRM doporučuje buď tento samostatný soubor, nebo doporučuje, aby tyto informace mohly být také uloženy ve zdravotnické dokumentaci zaměstnance.
• Záznamy o rovných příležitostech pro zaměstnance, jako jsou formuláře pro sebeidentifikaci a vládní zprávy, by neměly být uchovávány v personálním souboru ani nikde, kde by měl dohled.

Pokud budete postupovat podle těchto pokynů, vaše organizace efektivně ukládá faktické, podpůrné informace o zaměstnanosti a záznamy o zaměstnancích na příslušných místech.

Prohlášení: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a legalitu. Stránky jsou čteny celosvětovým publikem a zákony a předpisy týkající se zaměstnání se liší stát od státu a země k zemi. Prosíme o právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši lokalitu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.