5 Klíčové prvky úspěšného projektu

01 Sponzor sponzorovaného projektu

Sponzorem projektu je osoba na vysoké úrovni v organizaci, která je vlastníkem projektu. Sponzor sponzorovaného projektu očekává, že projekt uspěje a udělá vše, co může udělat, aby zajistil úspěch.

Sponzor projektu má čtyři hlavní povinnosti související s projektem. Za prvé, sponzor šampionátu projektu. On nebo ona povzbuzuje projektový tým veřejně i soukromě. Zadruhé, sponzor podporuje projektového manažera. Když projektový manažer potřebuje odstranit překážky, požádá sponzora o pomoc, protože sponzor má organizační vliv na to, aby se to stalo. Za třetí, sponzor vyrovná zdroje tím, že jim poskytne přímo nebo s ostatními lidmi na vysoké úrovni zdroje. Když je sponzor silným šampiónem projektu, sponzorští partneři budou s větší pravděpodobností přispívat značnými zdroji. Za čtvrté, sponzor usnadňuje rozhodování. Když projektový tým zapadne dolů, sponzor může rozhodnutí rozhodnout nebo rozhodnout.

Sponzor je informován prostřednictvím stálé komunikace s projektovým manažerem. Tyto dvě skupiny spolupracují, aby určily, kdy musí zadavatel vstoupit a více vynucovat odpovědnost sponzora za podporu projektového manažera. Projektový manažer by například mohl mít problémy se získáváním informací z finančního oddělení organizace. Sponzor projektu se může obrátit na finančního ředitele na situaci a požádat, aby byl úkol získávání informací upřednostněn před konkurenčními úkoly.

02 Vymazání cílů a rozsahu

Před tím, než bude práce na projektu provedena nebo dokonce plánována, musí zadavatel projektu formulovat cíle a rozsah projektu. Cíle jsou velké věci, kterých má projekt dosáhnout. Proveďte například projekt vylepšení softwaru. Oddělení lidských zdrojů používá pro správu mezd dobře známý přizpůsobitelný obchodní software. Organizace chce přidat modul pro řízení výuky. Cílem projektu je přizpůsobit software pro řízení učení potřebám organizace a integrovat jej s existujícím mzdovým systémem.

Rozsah definuje parametry projektu. Pokračování příkladem softwarového projektu; Rozsah tohoto projektu je omezen na zavedení systému řízení učení a jeho integraci se mzdovým systémem. Mnohokrát je užitečné identifikovat věci, které jsou mimo rozsah, aby pochopily, co je v rozsahu. Pro tento projekt je přidání dalších modulů mimo rozsah. Účetní oddělení nemůže přijít k projektovému manažerovi a žádat o fakturaci, pohledávky nebo moduly splatné na účet.

Přidání modulu, jakmile je projekt definován, umožňuje tečení rozsahu. Dobří sponzoři projektu a projektoví manažeři chrání před rozsahem plíživosti a jsou velmi ochotni přidat rozsah projektu. Zvýšení rozsahu projektu zvyšuje potřebu zdrojů, jako je čas a peníze. Práce na dodatečné oblasti navíc ohrožuje kvalitu pracovních produktů.

03 Dobrý projektový manažer

Projektový manažer plánuje pracovat a organizovat zdroje, aby mohl projekt dokončit. Tato osoba je spojovacím článkem mezi sponzorem projektu, který stanovuje vizi a projektovým týmem, který jej realizuje. Projektový manažer podle potřeby a včas zavádí zúčastněné strany, aby nabídly vstup.

Projektoví manažeři obvykle mají následující vlastnosti, které jim pomáhají přesouvat projekt:

• Projektoví manažeři jsou plánovači. Přemýšlejí o sledu prací a vědí, co se musí stát poté, co tým dokončí úkol. Dělají dobré plány, ale také vědí, kdy mají být flexibilní a odklonit se od plánu.
• Projektoví manažeři jsou důvěryhodní. S jejich úspěchem v závislosti na práci druhých potřebují projektoví manažeři důvěřovat svému dobrému úmyslu a kompetencím. Důvěra je zvláště důležitá ve vztahu mezi projektovým manažerem a sponzorem projektu.
• Projektoví manažeři bývají extrovertní, protože převážná většina jejich práce zahrnuje komunikaci.

Udržují lidi odpovědné vůči svým závazkům. Zde je příklad. Vedoucí projektového týmu řekl vedoucímu projektu, že člen týmu může projektu věnovat čtyři hodiny týdně. Tento člen týmu zmeškal dvě týdenní schůzky v řadě a neuskutečnil žádný pokrok ve svých přidělených úkolech ve struktuře členění práce. Po prvním zmeškaném setkání se projektový manažer setkal s členem týmu, aby projednal absenci a zmeškané termíny. Člen týmu řekl, že má naléhavější priority. Projektový manažer předpokládal, že to není pravda, takže po druhém zmeškaném setkání se projektový manažer setkal s vedoucím týmu člena týmu. Vedoucí projektu řekl vedoucímu projektu, že se ujistí, že se chování člena týmu otočí.

04 Zúčastněné strany

Zúčastněnými stranami projektu jsou lidé, kteří mají o úspěch projektu velký zájem, ale nejsou členy projektového týmu. Nemyslí na projekt na denní bázi, jako to dělají projektoví manažeři nebo členové projektového týmu, ale chtějí být ve smyčce kritických rozhodnutí a celkového pokroku směrem k cílům projektu.

Zainteresované strany mají své motivace k tomu, aby se držely kroků s projektovými aktivitami, ale je odpovědností projektového manažera, aby je uvedl do zákulisí způsobem, který bude postupovat směrem k cílům projektu. V mnoha případech se jedná o delikátní rovnováhu mezi získáváním příliš velkého množství vstupů a příliš malým vstupem. Zainteresované strany nemohou při každém rozhodnutí zvažovat. To by projekt zapomnělo a rozhodlo se o boji. Naopak zainteresované strany nemohou být zavřeny, protože významný aspekt téměř každého projektu uspokojuje zúčastněné strany.

05 Členové specializovaných projektových týmů

Členové projektového týmu vykonávají práci na projektu. Členové projektového týmu jsou mnohokrát přiděleni k projektu nad rámec svých běžných povinností, což znamená, že není nutné snižovat další práci, která by kompenzovala další práci, kterou projekt přinesl. Projektoví manažeři mohou členům týmu v této záležitosti pomoci s vyjednáváním s jejich nadřízenými, ale projektový manažer nemá žádnou kontrolu nad odpovědností členů projektového týmu mimo projekt.

Oddanost členů týmu projektu je velmi cenná. Bez věnování, termínů skluzu a pracovních produktů není dobrá kvalita. Členové specializovaného týmu jsou motivováni splnit cíle projektu včas, v rámci rozpočtu a očekávání kvality.