Seznam administrativních dovedností a příklady

Administrativní dovednosti jsou ty, které souvisejí s provozováním podniku nebo organizováním kanceláře. Administrativní dovednosti jsou potřebné pro různá pracovní místa, od kancelářských asistentů po sekretářky až po vedoucí pracovníky. Zaměstnanci v téměř každém průmyslu a společnosti potřebují silné administrativní dovednosti.

Níže je uveden seznam pěti nejvýznamnějších administrativních dovedností, které zahrnují seznamy souvisejících administrativních dovedností zaměstnavatelů, kteří hledají v uchazečích o zaměstnání. Rozvíjejte tyto dovednosti a zdůrazňujte je v žádostech o zaměstnání, životopisech, průvodních dopisech a pohovorech. Čím blíže odpovídá vaše pověření tomu, co zaměstnavatel hledá, tím lepší jsou vaše šance na přijetí.

Jak používat seznamy dovedností

Tyto seznamy dovedností můžete použít během celého procesu hledání zaměstnání.

Každá práce bude samozřejmě vyžadovat různé dovednosti a zkušenosti, proto se ujistěte, že jste si pozorně přečetli popis práce a zaměřili se na dovednosti uvedené zaměstnavatelem. Také přezkoumejte naše seznamy dovedností uvedených podle práce a typu dovednosti.

Za prvé, můžete použít tyto dovednostní slova ve svém životopisu. V popisu vaší pracovní historie, zejména, možná budete chtít použít některá z těchto klíčových slov.

Za druhé, můžete je použít ve svém průvodním dopise. V těle vašeho dopisu můžete zmínit jednu nebo dvě z těchto dovedností a uvést konkrétní příklady doby, kdy jste tyto dovednosti prokázali v práci.

Konečně, můžete použít tyto dovednostní slova ve svém rozhovoru. Ujistěte se, že máte alespoň jeden příklad na dobu, kdy jste prokázali každou z pěti nejlepších dovedností uvedených zde.

Příklady administrativních dovedností

Komunikační dovednosti

Komunikace je kritickou administrativní dovedností. Administrativní pracovníci často musí komunikovat se zaměstnavateli, zaměstnanci a klienty, ať už osobně nebo telefonicky. Je důležité, aby mluvili jasně a hlasitě a udržovali pozitivní tón.

Být dobrým komunikátorem také znamená být dobrým posluchačem. Musíte pozorně naslouchat otázkám a obavám klientů.

Mimořádně důležité jsou také písemné komunikační dovednosti. Většina administrativních pozic zahrnuje spoustu psaní. Administrativní pracovníci mohou psát poznámky pro své zaměstnavatele, psát materiál pro webové stránky společnosti nebo komunikovat s lidmi prostřednictvím e-mailu. Musí být schopni jasně, přesně a profesionálně psát.

• Přijímání telefonů
• Obchodní korespondence
• Volání klientů
• Vztahy s klienty
• Sdělení
• Korespondence
• Služby zákazníkům
• Řídící klienti
• Úprava
• E-mailem
• Podání
• Pozdrav klientů
• Pozdrav zaměstnanců
• Pozdrav návštěvníků
• Mezilidské
• Naslouchání
• Ústní komunikace
• Prezentace
• Vztahy s veřejností
• Řečnictví
• Recepční
• Stenografie
• Týmová práce
• Psaní
• Psaná komunikace

Technologické dovednosti

Administrativní pracovníci musí provozovat celou řadu technologických nástrojů, od Microsoft Office Suite po WordPress až po online plánovací programy. Musí také používat a často udržovat kancelářská zařízení, jako jsou faxy, skenery a tiskárny.

• Počítač
• Desktop Publishing
• Správa dokumentů
• Faxování
• Internet
• Údržba kancelářských záznamů
• Microsoft Office
• Kancelářská technika
• Objednání kancelářských potřeb
• zpracování objednávky
• Výhled
• QuickBooks
• Vedení záznamů
• Výzkum
• Běh kancelářských strojů
• Software
• Tabulky
• Čas a fakturace
• Transkripce
• Psaní na stroji
• Psaní z diktátu
• Příprava videokonference
• Hlasová pošta
• Zpracování textu

Organizace

Administrativní práce všech druhů vyžadují silné organizační schopnosti. Být organizovaný umožňuje administrativnímu zaměstnanci žonglovat s mnoha úkoly. Musí spravovat různé kalendáře, plánovat schůzky a udržovat úřad v pořádku.

• Přesnost
• Nastavení události
• Důraz na detail
• Fakturace
• Vedení účetnictví
• Kalendář & Docketing
• Clerical
• Účinnost
• Podání
• Inventář
• Právní znalost
• Multi-Tasking
• Správa kanceláře
• Správa kanceláře
• Třídění a doručování pošty
• Organizace času
• Cestovní přípravy

Plánování

Další důležitou administrativní dovedností je schopnost předem naplánovat a naplánovat věci. To by mohlo znamenat správu schůzek, vytvoření plánu, kdy jsou zaměstnanci nemocní, nebo vytváření procesních plánů. Správce musí být schopen předem naplánovat a připravit se na případné kancelářské problémy.

• Koordinace událostí
• Vytváření schůzek
• Plánování schůzek
• Upřednostňování

Zkušenosti s řešením problému

Řešení problémů nebo dovednosti kritického myšlení jsou důležité pro jakoukoli administrativní pozici. Často se jedná o lidi, se kterými zaměstnanci a klienti přicházejí s otázkami nebo problémy. Správci musí být schopni slyšet různé problémy a řešit je pomocí kritického myšlení.

• Dohled
• Zaměstnanecké vztahy
• Vztahy s klienty
• Zprostředkování
• Řešení problémů
• Výcvik

Související dovednosti: Kancelářský manažer dovedností Recepční dovednosti Osobní asistentka dovednosti Počítačové dovednosti Výkonné asistentské dovednosti Kancelářské asistentské dovednosti