Pravidla pro e-mailovou etiketu na pracovišti

Ačkoliv nesmíte používat e-mail k tomu, abyste komunikovali sociálně tak, jak jste kdysi dělali, pravděpodobně jej stále používáte pro profesionální korespondenci. Pokud takto komunikujete se svými kolegy, šéfem, klienty a zákazníky a potenciálními zaměstnavateli, postupujte podle těchto šesti pravidel pro řádnou e-mailovou etiketu.

1. Mind Your Manners

Dokonce i ve světě, kde spěcháme, aby se věci dělaly co nejrychleji, abychom mohli přejít k dalšímu úkolu, udělejte si čas a využijte dobrých mravů ve svém e-mailu. Nezanedbávejte, řekněte "prosím" a "děkuji."

Pokud oslovujete osoby, které neznáte dobře nebo vůbec, nebo s nimiž máte pouze formální vztah, oslovte je svým jménem a příjmením, pokud vás nepožádali, abyste to udělali jinak. Řekněme například „Drahý pane White“ nebo „Vážená paní Grayová“. Pokud odpovídáte na e-mail a odesílatel původní zprávy ji podepsal pouze svým prvním jménem, ​​pak můžete bezpečně předpokládat, že je v pořádku, abyste je řešili stejným způsobem.

2. Sledujte svůj tón

Tón je, jak můžete jako spisovatel vyjádřit svůj postoj v e-mailové zprávě. Ovlivňuje způsob, jakým je přijímán. Obvykle se chcete ujistit, že narazíte na příjemce tak úctyhodně, přátelsky a vstřícně. Nechcete znít zatraceně nebo náročně. Opakovaně si přečtěte zprávu dříve, než stisknete tlačítko Odeslat.

Když píšete někomu, s kým jste komunikovali dříve, začněte tím, že řeknete něco přátelského jako „doufám, že jste v pořádku“. Zatímco emojis vám může pomoci sdělovat tón snadněji, nepoužívejte je v profesionálním e-mailu, pokud nepíšete někomu, s kým máte velmi neformální vztah. Nikdy je nepoužívejte při psaní potenciálnímu zaměstnavateli.

To je vždy považováno za špatné e-mailové etikety psát e-mail nebo část jednoho ve všech velkých písmen. Bude to vypadat, že budete křičet.

3. Buďte struční

Zaměstnaní lidé nemají čas ani sklon strávit více než minutu čtením individuálního e-mailu. Pokud chcete svému příjemci umožnit, aby vaši zprávu rychle přečetl - a stále jí rozumíte - musíte ji udržet stručnou.

Nezanechávejte však relevantní detaily. Ujistěte se, že vaše zpráva zřetelně vyjadřuje váš důvod, proč jste ji napsali. Nikdo šetří čas, pokud skončíte s tím, že se budete snažit vysvětlit podrobnosti, které jste vynechali.

4. Vyhněte se používání textových zkratek

I když chcete ušetřit čas, neměli byste používat textové zkratky ve svém profesionálním e-mailu. Pokud text hodně, jak mnozí lidé, můžete být zvyklí na používání jakési zkratky mluvit se svými přáteli.

Můžete například použít "u", "ur" a "plz" místo "you", "your" a "please". Tyto zkratky nemají místo v obchodní korespondenci, pokud příjemce není někdo, s kým máte příležitostný vztah.

5. Použijte Profesionální e-mailovou adresu

Pro zprávy týkající se vašeho aktuálního zaměstnání vždy použijte e-mailovou adresu, kterou vám přidělil zaměstnavatel. Nikdy byste jej však neměli používat k odesílání zpráv, které nesouvisejí s vaší úlohou, například pokud hledáte novou. Místo toho použijte osobní e-mailový účet.

Pokud nemáte osobní účet, například ten, který vám poskytl vaše internetové služby, když jste se zaregistrovali ke službě, získáte bezplatný e-mailový účet. Chcete-li nastavit adresu, která zní profesionálně, použijte službu Gmail nebo jinou službu. Nepoužívejte nic hloupého nebo sugestivního. Vaše první počáteční a příjmení nebo celé jméno jsou vhodnou volbou.

6. Nezapomeňte na pravopis a gramatiku

Je nezbytné, abyste svůj e-mail pečlivě ověřili. Nikdy nezanedbávejte tento kritický krok, bez ohledu na to, jak jste zaneprázdněni. Věci, které chcete být pozorní, jsou správné pravopisy a správné gramatiky. Kromě pravopisu běžných slov, také chcete hláskovat jména lidí správně, včetně jména vašeho příjemce a jméno jeho společnosti.

Buďte opatrní při přílišném spoléhání na kontrolory kouzel. Nesmí si všimnout chybných slov při nesprávném použití. Kontrola pravopisu například neoznačí slovo „do“ ve větě „musím pro vás klást otázky“, i když v tomto kontextu by to mělo být „dva“. Dvojitá kontrola pravopisu si nejste jisti pomocí bezplatného online slovníku jako Merriam-Webster.