Dejte svému šéfovi důvěru s plánem řízení rizik

Nejlepší projektoví manažeři mají plnou důvěru svého liniového manažera a sponzora projektu. Manažeři za svými projekty jim věří, když říkají, že potřebují další finanční prostředky, více zdrojů nebo pomoc při řešení problému.

Když pracujete v rizikových situacích, potřebujete správnou sadu. Stejně jako turista s batohem z lana a maček, budete potřebovat také nástroje, jak se vypořádat s rizikem projektu.

S plánem řízení rizik můžete zvýšit důvěru svého manažera ve vašem projektu. Jednoduchý 5-krokový proces může velmi transformovat, jak váš šéf vidí váš projekt (a vy).

Co je řízení rizik v řízení projektů?

Řízení rizik v projektovém řízení je proces identifikace, hodnocení a reakce na rizika projektu.

Rizika projektu jsou věci, které mohou ovlivnit projekt (pozitivně nebo negativně, ale obecně lidé interpretují riziko jako události, které by měly negativní dopad na projekt).

Ať už je váš projekt velký nebo malý, bude mít s ním spojená rizika. Mohlo by to být cokoliv z rizika, že vaše školní přehlídka bude pršet na riziko zvýšení ceny na kritickou součást vaší nové obvodové desky.

Riziko projektu, pokud není řízeno správně, může ztěžovat úspěšné provedení projektu. Nekontrolovaná rizika mohou přidat čas do vašeho plánu, pracovat pro váš čas a peníze do vašeho rozpočtu. Manažeři jsou z tohoto druhu nervózní. Tomu se lze vyhnout plánem řízení rizik.

Plánování řízení rizik

Plán řízení rizik je skvělý způsob, jak zvýšit vaši důvěru ve schopnost vašeho projektového týmu dodat - a to se promítne i do zvýšení důvěry vašeho manažera. Chcete, aby věřili, že to můžete udělat, a chcete, aby si byli vědomi toho, co vám může bránit v úspěšném uskutečnění projektu. Plán řízení rizik je ideálním nástrojem, jak toho dosáhnout.

A Hádej co? Je opravdu snadné začít.

Řízení rizik projektu je jednoduchý 5-krokový proces. Nedělejme to komplikovanější, než je třeba. To je něco, co můžete dnes začít, připravit se na to na příští schůzi a nechat ji skončit, jak někdo napíše zápisy.

5-krokový proces řízení rizik

Stejně jako u mnoha částí projektového řízení je řízení rizik procesem. 5 kroků je:

1. Zahájit
2. Identifikovat
3. Posoudit
4. Reakce plánu
5. Nářadí

Pokud vám tyto termíny pro vás teď moc neznamenají, prosím, držte se jich - všechno to vysvětlím.

Krok 1: Iniciovat

Nejprve chcete nastavit kontext pro řízení rizik ve vašem prostředí pro řízení projektů.

Pravděpodobně zde není spousta práce, protože někdo ve vaší firmě již připravil politiku podnikového rizika a vše, co musíte udělat, je sledovat ji. To vysvětlí přístup společnosti k riziku a může dokonce pověřit šablony, které potřebujete. Šablony vám vždy ušetří práci, takže se podívejte i na ty!

I když nemáte politiku podnikového rizika, někdo jiný, kdo spravuje projekty vedle vás, může mít plán řízení rizik projektu, který můžete kopírovat. Proč znovu objevovat kolo? Opětovné použití dokumentů je nutností, pokud chcete ušetřit čas a udělat více práce.

Použijte to, co jste zjistili, k vytvoření plánu řízení rizik pro váš projekt. To je součástí vašeho celkového plánu řízení projektu a hovoří o tom, jak budete přistupovat k řízení rizika ve vašem projektu.

Pokud nevíte, co do něj vložíte, čtěte dál! Další kroky vám poskytnou lepší představu o tom, o čem hovořit ve svém plánu řízení rizik.

Tím se zvyšuje důvěra: Ukážte svému manažerovi, že máte přístup k řešení nejistoty ve vašem projektu a že aktivně řídíte riziko.

Krok 2: Identifikujte

Jakmile máte přístup popsaný, můžete na něm začít pracovat.

Nyní identifikujete rizika, která ovlivní váš projekt. To je jen momentka v čase a váš registr rizik je něco, co budete chtít znovu a znovu vracet, aby se zajistilo, že se tam něco nového dostane.

Rizika můžete identifikovat pomocí kontrolního seznamu běžných rizik, rozhovorů se zúčastněnými stranami na projektu (zejména obtížných zúčastněných stran, protože obecně mají hodně co říci o tom, co by se mohlo pokazit), brainstormingu a používání zdravého rozumu.

Hledáte věci, které by mohly způsobit problémy, kdyby se někdy stalo. (Nezapomeňte, že rizika se ještě nestala. Problémy s projektem jsou věci, které se již stalo.)

Ať už to děláte, měli byste rozhodně zapojit další lidi. Sám nebudete mít celý obrázek a skončíte s chybějícími věcmi.

Rizika mohou a měly by být identifikovány kýmkoli. Jako projektový manažer je vaším úkolem povzbudit své kolegy, aby s vámi zvýšili rizika, takže jako tým můžete s nimi něco udělat.

Všechna zjištěná rizika by měla být zaznamenána do registru rizik. Máte-li koordinátora projektu v týmu nebo osoby podporující projekt, mohou to udělat. V opačném případě je to součást administrativních úkolů, které máte udělat.

Tím se zvyšuje důvěra: Prokázání, že jste si vědomi klíčových rizik, která by mohla ovlivnit váš projekt a že máte k dispozici prostředky, abyste si byli neustále vědomi nových rizik.

Krok 3: Posoudit

Rizika jsou pak posuzována z hlediska pravděpodobnosti a dopadu. Tento podrobný článek o tom, jak posoudit riziko projektu, vás za to pokrývá. Dej to dobře číst, pokud nejste obeznámeni s procesem.

Jako další opatření můžete také posoudit blízkost, což znamená, jak blízké je časové riziko. Riziko s velkou blízkostí by se mohlo stát brzy. Riziko s nízkou blízkostí se může stát v určitém okamžiku ve vzdálené budoucnosti. To vám může poskytnout další faktor pro upřednostnění vašeho času a energie, pokud jde o řešení rizik.

Tím se zvyšuje důvěra: Zajištění toho, aby se váš manažer a všichni v týmu měli jasnou představu o tom, co by se stalo, kdyby se některá z těchto rizik skutečně naplnila.

Krok 4: Plánujte odpovědi

Nyní se dostáváme k masové části vašeho plánu řízení rizik. V tomto kroku zjistíte, jak řídit riziko, a to určením vhodné reakce.

Děláme to proto, že až do teď máte seznam toho, co by se mohlo stát, že svůj projekt v budoucnu odhodíte a jak velký by to byl. Co bude váš manažer chtít vědět dál: Co s tím budete dělat?

Obecně existují 4 věci, které můžete udělat pro řešení a řízení rizika projektu. Oni jsou:

• Vyhýbat se
• Převod
• Zmírnit (tj. Zmenšit)
• Akceptovat.

Ty jsou podrobně popsány v tomto hlubokém ponoru do strategií reakce na rizika pro negativní riziko.

Některá vaše rizika mohou mít pozitivní výsledek. Například: Existuje riziko, že prodáte tolik nového produktu, že narazíte na telefonní linky. To by byl pěkný problém, ale stále je to riziko, na které bychom měli plánovat.

Existuje několik způsobů, jak se můžete připravit na pozitivní riziko, ke kterému dochází:

• Využívat
• Podíl
• Zlepšit
• Akceptovat.

Ty jsou podrobněji diskutovány o strategiích reakce na rizika pro pozitivní riziko.

Budete muset zjistit, která strategie odezvy je nejlepší pro každé riziko ve vašem registru. Můžete se například rozhodnout, že riziko zhroucení tovární střechy je něco, co jednoduše přijmete, protože se to pravděpodobně nestane. Riziko, že otrava jídlem zabírá polovinu pracovních sil, je však něco, co aktivně zmírníte tím, že přeškolíte všechny své stravovací personál. Pokud se to stalo dříve a je opravdu pravděpodobné, pokud s tím něco neuděláte, budete chtít toto riziko zmírnit.

Jakmile je odpověď identifikována a odsouhlasena, mohou být jmenováni vlastníci rizik, kteří budou provádět akční plán řízení rizik. Jinými slovy, potřebujete někoho, kdo bude zodpovědný za to, že budete vidět úkoly, na kterých souhlasíte.

Tím se zvyšuje důvěra: Ukážte svému manažerovi, že jste zvážili, co dělat s věcmi, které by mohly způsobit problémy pro váš projekt a že dáváte plány na snížení nejistoty a rizika projektu.

Krok 5: Proveďte

Váš plán řízení rizik by měl nyní zahrnovat, kdo bude zodpovědný za provádění činností ke zmírnění rizika pro každé riziko. Měly by nyní pracovat prostřednictvím těchto úkolů, abyste aktivně řídili otevřená rizika.

Tím se zvyšuje důvěra: Prokázat, že vy a váš projektový tým můžete sledovat to, co jste řekli, že uděláte. Zpráva o tom, čeho jste dosáhli ao rizicích, které jste zmírnili, ukazuje vašemu manažerskému týmu, že se vážně snažíte realizovat a realizovat to, co je zapotřebí, aby byl váš projekt chráněn před problémy.

Jakmile riziko pomine - když již není relevantní, protože se to stalo nebo se již nemůže stát - můžete jej uzavřít z registru rizik.

Zavedení tohoto plánu řízení rizik projektu vás může odlišit od ostatních manažerů. Váš vlastní šéf bude mít důkazy, že můžete přemýšlet strategicky a kreativně o tom, co by mohlo způsobit, že se váš projekt rozpadne, a co je nejdůležitější - něco s tím udělat. Budete osobou, která aktivně zvládne problémy dříve, než se stanou, zametá zátarasy a připraví se na cokoliv!

Být viděn jako dobrý v řízení projektového rizika je jistý způsob, jak být vnímán jako bezpečný pár nebo ruce managementu. Pro úspěšné zvládnutí projektového rizika nepotřebujete mnoho zkušeností ani certifikátů (přestože existují formální kvalifikace v oblasti řízení rizik). Tento snadný pětistupňový proces bude brzy znamenat, že řízení rizik projektu je začleněno do vašich plánů projektů.